SharePoint intranet: een goede keuze? Bekijk de voorbeelden

Mijn collega Michael was in 2016 op het SharePoint congres en keek verwachtingsvol naar SharePoint intranet. Zijn conclusie toen: SharePoint is nog steeds ingewikkeld en de combinatie met Office 365 levert niet snel groter gebruiksgemak. Het is 2019 en hoog tijd voor een nieuw verhaal over de mogelijkheden van SharePoint intranet, dat sinds 2016 sterk verbeterd is. Bekijk de visuele voorbeelden en oordeel zelf. Handig voor communicatieprofessionals en IT’ers die meer willen weten over SharePoint als intranet.

Kijk je liever een video?

SharePoint oud en nieuw – een wereld van verschil

SharePoint is in 2001 begonnen als documentmanagementsysteem. Vaak ingezet als statisch intranet en bij veel projecten in gebruik als documentenopslag. Ik heb ook gewerkt met eerdere SharePoint versies zoals 2010 en 2013. Het publiceren van nieuwsitems was hier een hele toer. Filmpjes afspelen of snel foto’s uploaden is er niet bij. Het anders inrichten van intranet is tijdrovend en je hebt al veel kennis nodig om dit te kunnen doen. Het content management systeem (CMS) waarmee je de inhoud op intranet publiceert is complex. Het gevolg: SharePoint roept niet veel positieve associaties op bij de gebruikers: het is “ingewikkeld, omslachtig, lelijk, tijdrovend, log, etc”.

SharePoint Online moderne interface

In 2013 kwam Office 365 en werd SharePoint Online beschikbaar. De beginfase was moeizaam; functionaliteiten waren beperkt en soms ook gewoon nog niet goed. Ondertussen is het 2019 en heb ik als strategisch adviseur diverse intranetprojecten begeleid waarbij voor SharePoint Online met de moderne interface is gekozen. Ik durf te zeggen dat SharePoint intranet volwassen is geworden, echt voordelen heeft en er zelfs mooi uit kan zien. Voor de gebruikers en content-editors is het een hele verademing, te merken aan de positieve reacties die ik hoor: “Ik kan nu zoveel sneller aanpassingen doen. Groot verschil met de vorige versie van SharePoint”. Ik vertel je graag meer over wat je kunt verwachten.

SharePoint intranet: enkele voorbeelden

Als gebruiker wil je waarschijnlijk in eerste instantie vooral weten hoe het intranet eruit ziet. Welke mogelijkheden heb je en hoe makkelijk werkt het? Het SharePoint intranet is responsive en schaalt mee op de desktop, tablet en mobiel. Dit was in de vorige versies niet het geval. Zie hieronder enkele voorbeelden van intranetpagina’s in SharePoint.

Microsoft heeft een website waarop je meer voorbeelden kunt zien. Bekijk het SharePoint Look Book

Mogelijkheden voor eigen huisstijl en branding?

In het klassieke SharePoint kon je alles heel nauwkeurig vormgeven. Je kon precies de kleuren en lettertypes kiezen die bij je huisstijl pasten. Met het nadeel dat dit tijdrovend was. In de moderne SharePoint ben je beperkt in de mogelijkheden. Voordeel is dat je de stijl veel sneller kunt instellen.

Standaard kun je diverse onderdelen eenvoudig veranderen.

• Logo in de topnavigatie – dit regel je op het hoogste niveau als Office365 Administrator
• Topheaderbalk kleur en achtergrondafbeelding – dit regel je op het hoogste niveau als Office365 Administrator
• Logo per site – dit kan een sitebeheerder aanpassen
• Thema instellen: dit bepaalt de kleur van headerbalk, links en buttons – dit kan een sitebeheerder aanpassen
• Per pagina kun je de layout wijzigen; je maakt zelf secties en kolommen aan die je een achtergrondkleur kunt meegeven
• Je kunt een footer toevoegen die je een kleur geeft en een logo

Het is met maatwerk mogelijk om nog dichterbij de eigen huisstijl te komen. Dit hebben wij bijvoorbeeld in samenwerking met SharePoint specialisten van Orangehill gedaan. Zij hebben maatwerk-webparts gemaakt met het specifieke lettertype van de opdrachtgever. Daarnaast hebben ze ook een specifiek thema samengesteld met het kleurenpallet van de opdrachtgever. Dit is helaas nog niet standaard.

Gebruikersgemak voor de content editor

Het bouwen en bewerken van het intranet is een stuk eenvoudiger geworden voor de content editors. Dit komt door de manier waarop je pagina’s kunt inrichten. Met de handige blokkendoos van webonderdelen, ook wel webparts genoemd, kun je inhoudsblokjes toevoegen, verschuiven en verwijderen.

• Bekijk de toelichting op enkele standaard webonderdelen:

  • Tekstveld met opmaakmogelijkheden
  • Afbeelding met mogelijkheid om te linken en tekst erop te plaatsen
  • Lijst met documenten die verschillende weergave-opties heeft
  • Galerie van foto’s
  • Video
  • Kaartweergave
  • Button
  • Hero: hiermee kun je op een visuele manier links maken naar onderliggende pagina’s
  • Snelkoppelingen: een lijst met links waarbij je direct iconen kunt koppelen en keuze hebt uit fullcolour, alleen lijn en hoge of smalle knoppen
  • Formulier vanuit Microsoft Forms
  • Lijst van mensen met foto’s en functie vanuit de profielen in Office 365
  • Dashboard met statistieken vanuit het dataprogramma PowerBI

Video

In onderstaande video leg ik uit hoe het inrichten van de intranetpagina’s werkt. Goed om een indruk te krijgen:

Standaard out-of the box of maatwerk?

Zijn de standaardmogelijkheden nu voldoende? Met de nieuwe mogelijkheden van SharePoint Online is het maken van een nieuw intranet in ieder geval een stuk minder complex geworden. Voor het inrichten van een intranet kom je met de standaardmogelijkheden heel ver en is het prettig om mee te werken.

Wil je echter koppelingen met databases, specifieke filtermogelijkheden of weergaves van het nieuws of je huisstijl echt doorvoeren? Dan is het toch aan te raden om rekening te houden met maatwerk. Ik denk dat je met 80 – 20 (standaard – maatwerk) je intranet kan inrichten zoals je wilt.

Als alternatief is er een tussenvorm van aanbieders die hun zelfgemaakte webparts integreren in een intranet. Je krijgt als het ware een schil over Office 365. Kijk hiervoor bijvoorbeeld naar Debble Workplace of Valo intranet. Zij hebben al slimme oplossingen voor je bedacht. Je moet hierbij wel rekening houden met de implementatie- en licentiekosten bovenop de kosten voor de Office365 licenties.

Is SharePoint Online intranet dus een goede keuze?

Uiteraard komt er veel meer kijken bij het maken van een nieuw intranet, maar hopelijk heb je nu in ieder geval een beeld gekregen van hoe het nieuwe SharePoint werkt. Of SharePoint intranet voor jouw organisatie ook de beste keuze is? Dat hangt natuurlijk van jouw doelstellingen af voor je interne communicatie, de wensen en behoeften van gebruikers en hoe intranet in jouw communicatiemix past.

SharePoint intranet kan een goede keuze zijn als:

• de organisatie al heeft gekozen voor Office 365
• je nu nog op een oude SharePoint versie zit
• je het intranet wilt inrichten als start van jouw digitale werkplek. Integratie met andere Microsoft producten is eenvoudig. Het koppelen met andere systemen is maatwerk, maar vaak wel mogelijk.
• je kiest voor een intranet waar nieuws en productiviteit voorop staan. Als je een social platform wilt met veel interactie en communicatie vanuit de organisatie, dan zijn er andere tools die beter geschikt zijn.

Feit is dat veel organisaties aan de vooravond staan om over te stappen naar Office in de cloud via Office 365. SharePoint Online is hier onderdeel van en daarbij heb je de tools al ter beschikking. Het is in theorie met een druk op de knop geregeld, maar als je het goed wilt doet komt er meer bij kijken. In een volgend blog ga ik in op de stappen die je kunt volgen bij de overstap naar een SharePoint Online intranet. Mocht je voor die tijd vragen hebben, reageer dan onderstaand of via de chat. Ik doe mijn best jouw vraag te beantwoorden.

Overstappen naar Office 365?

Gaat jouw organisatie aan het overstappen naar Office 365 of een social intranet implementeren? Wij helpen graag bij strategie en projectmanagement. Aandacht voor adoptie door gebruikers vinden wij cruciaal. We leren je graag onze aanpak hiervoor in de cursus verandercommunicatie bij digitalisering/ Cursus communicatie bij adoptie van digitalisering.