Lessen voor intranet, inzichten uit de SWOOP intranetbenchmark 2024
Heb jij al inzicht in het gebruik van het intranet en ben je op zoek naar een benchmark? Of ben je juist op zoek naar aan algemene inzichten waar je vandaag nog mee aan de slag kunt? Dan is dit het blog voor jou.
Het SWOOP Analytics 2024 SharePoint Intranet Benchmarking Rapport (SA2024SIBR in het kort) biedt waardevolle inzichten over het gebruik van intranet. In dit rapport heeft SWOOP het gedrag geanalyseerd van meer dan 177.000 medewerkers binnen 20 organisaties. Het onderzoek is onder specifiek SharePointgebruikers uitgevoerd, maar de conclusies kunnen ook relevant zijn voor andere intranetten. We nemen je graag langs de belangrijkste cijfers en inzichten uit het rapport, en welke lessen daaruit te trekken zijn.
Bezoektijd en leesduur: schrijf voor de vluchtige lezer
Een van de opvallende bevindingen van het rapport is dat 86% van de medewerkers het intranet bezoekt, maar de tijd die ze daar doorbrengen is beperkt. Gemiddeld besteden medewerkers 16 minuten per dag op intranet: 15 minuten aan het bekijken van contentpagina’s en 1 minuut aan het bekijken van nieuws. De mediaan ligt dit nog een stuk lager: de mediaan voor het lezen van nieuws is 18 seconden per dag. Een groot deel van de gebruikers scant dus maar heel vluchtig het intranet, en er is een andere groep die juist veel meer tijd neemt. De meest populaire uren om op het intranet te kijken zijn tussen 08:00-09:00 en tussen 13:00-15:00.
Het is cruciaal om belangrijke informatie direct zichtbaar te maken zodra medewerkers het intranet betreden, en scanbaar te maken voor de vluchtige lezer. Goede koppen en samenvattende inleidingen schrijven is dus erg belangrijk. Daarnaast zul je prioriteiten moeten stellen over wat wel en wat niet nieuwswaardig is.
Kort, korter, kortst: behalve als het om collega’s gaat
Gezien de korte leesduur zal het je niet verbazen dat kortere nieuwsartikelen vaak meer impact hebben. Dit betekent dat je je boodschap kort en krachtig moet houden. Het lijkt erop dat tussen de 300 en 600 woorden optimaal is. Maar er is een uitzondering: menselijke interesseverhalen. Artikelen die collega’s en hun verhalen in de schijnwerpers zetten, trekken vaak meer aandacht, ongeacht hun lengte. Deze verhalen spelen een belangrijke rol in het verbonden blijven met elkaar en het versterken van het gevoel van gemeenschap binnen de organisatie.
‘Nieuwsleesbudget’ en het belang van rust, reinheid en regelmaat
Zo’n 10% van alle nieuwsartikelen trekt 72% van alle nieuwslezers. Nieuwsartikelen bereiken hun piekbezoek op de dag na publicatie en blijven ongeveer een week goed bezocht. En artikelen van meer dan een maand oud worden nog maar weinig gelezen.
Het is verstandig om wekelijks nieuws te plaatsen om de betrokkenheid hoog te houden. Overweeg om oudere nieuwsartikelen te archiveren of te verplaatsen naar contentpagina’s als ze nog steeds relevant zijn. Dit houdt je intranet overzichtelijk en je zoekfunctie efficiënt.
Het lijkt er ook op dat medewerkers een beperkte tijd toewijzen voor het lezen van nieuws – een ‘nieuwsleestijd-budget’. Als er meer nieuwsartikelen zijn, smeren medewerkers die tijd over de verschillende artikelen uit. Dus dat betekent dat ze minder tijd per artikel besteden. Dit vraagt om goede redactie: welk nieuws is deze week relevant voor onze collega’s? En wees kritisch op het aantal nieuwsberichten per week.
Contentpagina vraagt meer doelgroepdenken
In tegenstelling tot nieuwspagina’s is er een bredere spreiding van bezochte contentpagina’s. De top 10% van contentpagina’s trekt 48% van alle contentbezoekers.
Dit is niet verbazend. Contentpagina’s bevatten met name specifieke informatie voor interne doelgroepen. Hoe zorgen we ervoor dat deze specifieke doelgroep de content kan vinden, en dat de content ook van het juiste niveau is? Doe doelgroeponderzoek om meer grip te krijgen op de behoefte van verschillende interne doelgroepen.
AI en Multi-Channel: denk na over je hulpmiddelen
Het gebruik van AI neemt steeds meer toe. AI kan een waardevol instrument zijn voor niet-professionele schrijvers, door hen te helpen betere inhoud te maken die voldoet aan de huisstijl en kwaliteitsrichtlijnen. Hierdoor kunnen meer collega’s een redactionele rol nemen en hun nieuws en kennis delen.
Bovendien benadrukt het rapport het belang van een multi-channel aanpak. Intranetten werken het beste in combinatie met andere communicatiemiddelen zoals e-mail en platforms zoals MS Teams, narrowcasting en Viva Engage. Dit bevordert een bredere betrokkenheid en zorgt ervoor dat je boodschap iedereen bereikt en ook ruimte biedt voor interactie.
Een gezond intranet
Het rapport introduceert het concept van een “Health Score” voor intranetpagina’s, gebaseerd op drie factoren: kwaliteit, gebruikservaring en engagement. Een schone, goed onderhouden pagina zorgt voor een betere gebruikerservaring en verhoogt de kans dat medewerkers de informatie vinden die ze nodig hebben. Je kunt analytics gebruiken om een diagnose van je eigen intranet uit te voeren, om kapotte links, oude content en moeilijk geschreven pagina’s op te speuren. Een uitleg van de gezondheidscore vind je in deze tabel:
| INTRANET HEALTH | |
| Quality Score | – Outdated content |
| – Spelling, grammar | |
| – Broken links | |
| User Experience Score | – Readability using the Lix readability score |
| – Based on the length of sentences and number of words over six characters | |
| – Heading length | |
| – Heading to paragraph ratio | |
| Engagement Score | – Ratio of time on page to reading time |
| – Ratio of time on page to skim time | |
| – Ratio of time on page to scan time |
Deze health score kan een hulpmiddel zijn om in grote lijnen te signaleren wat goed gaat en waar verbetering mogelijk is. En misschien nog wel het meest belangrijk: het bijhouden van een gezondheidsscore maakt heel duidelijk dat intranet alleen functioneel blijft bij goed onderhoud.
Apparaatgebruik: Desktop staat (nog steeds) centraal
Hoewel mobiele apparaten veel gebruikt worden, blijft de desktopcomputer het dominante apparaat met 98% van het gebruik. Het is dus belangrijk om ook na te denken over hoe je medewerkers bereikt die niet achter de computer zitten. Zo zien we dat MS Teams of chatapps vaak populair zijn omdat deze wel een fijne ervaring op mobiele apparaten bieden, en dat lijncommunicatie belangrijk blijft voor het bereiken van alle medewerkers.
Blijf inzichten gebruiken om je intranet te verbeteren
Het rapport biedt waardevolle inzichten en praktische aanbevelingen voor het optimaliseren van je intranet. Door te focussen op efficiëntie, korte en impactvolle inhoud, doelgroepdenken en het benutten van AI en multi-channel strategieën, kun je de effectiviteit en ‘gezondheid’ van het intranet aanzienlijk verbeteren.
Je zult de gepresenteerde cijfers en uitkomsten ook met een korreltje zout moeten nemen: de ene organisatie is de ander niet. En in deze rapportage is alleen gekeken naar de cijfers van SharePoint. Als je een bloeiende MS Teams of Viva Engage omgeving hebt, is het logisch dat SharePoint minder gebruikt wordt. Het blijft dus verstandig om je eigen analytics op orde te krijgen, zodat je meet wat voor jullie relevant is.
Is intranet dood?
Als je de gedragscijfers uit deze rapportage leest, krijg je misschien het idee dat het intranet nog maar weinig nut heeft. Want hoe nuttig is het nou als men maar 18 seconden per dag het nieuws scant?
Wat wij zien is dat intranet van rol is verschoven. De digitale werkomgeving bestaat tegenwoordig uit diverse apps en tools die de medewerker ondersteunt in hun professionele doelen. Daarbij speelt het intranet een belangrijke rol als portaal en als de digitale ‘waterput’ waar iedereen uit dezelfde bron informatie haalt.
Zoek jij mogelijkheden om je intranet ‘gezond te houden’, of voor het verbeteren van interne communicatie? Dan praat ik graag eens met je verder.
Jeroen van Woudenberg
