alle blogs

Betere kanaalstrategie? Zorg voor overzicht!

Als ik tijdens een opdracht in gesprek ben met medewerkers zijn er een paar frustraties die ik vaak hoor: “Er is een overload aan communicatie, het is onduidelijk welke informatie noodzakelijk is en we missen het gesprek over belangrijke ontwikkelingen in de organisatie.”. Anders gezegd: het duizelt vaak van de communicatiekanalen.

Gelukkig zijn deze problemen aan te pakken met een goede kanaalstrategie. Met een kanaalstrategie maak je keuzes over het doel, de uitgangspunten en de gewenste inzet van interne communicatiekanalen. Maar als een goede kanaalstrategie opzetten appeltje-eitje was, zou elke organisatie er al een hebben.

Elke strategie valt of staat met de analyse. Om overzicht voor iedereen te kunnen bieden, moet je daarom eerst beginnen bij het maken van overzicht voor jezelf. In dit blog stippel ik de belangrijkste stappen uit om te komen tot een goede analyse van je kanaalstrategie.

Een goede kanaalstrategie…

• Brengt overzicht in kanalen en middelen, dat scheelt tijd bij het ontwikkelen van nieuwe communicatieplannen.
• Ondersteunt een goed communicatieklimaat binnen de organisatie, daardoor ben je een (nog) betere werkgever.
• Stelt medewerkers beter in staat om relevante communicatie te vinden en te filteren, waardoor ze sneller verder kunnen met hun eigen werk.
• Helpt leiders en andere collega’s met een belangrijke interne communicatierol om de juiste kanalen te gebruiken.
• Biedt ruimte voor vernieuwing en aanvulling, waardoor medewerkers minder noodzaak voelen om zelf oplossingen te bedenken, zoals het opzetten van allerlei Whatsappgroepen.
• Zorgt voor een goede mix van interne communicatiekanalen, waardoor ruimte ontstaat voor dialoog en luisteren.
• Vergroot de tevredenheid van medewerkers, omdat terugkomende communicatiefrustraties aangepakt worden.

Breng de strategische context in kaart

Het is belangrijk om de strategische context van de organisatie scherp te hebben. Zonder context kun je geen antwoord geven op de vraag: “wat is bij onze organisatie de toegevoegde waarde van interne communicatie?” Heb je hier al een duidelijk antwoord op? Mooi, dan kun je direct door met je onderzoek.

Als de context en de rol van interne communicatie nog onvoldoende zijn onderzocht is het verstandig om hier eerst aandacht aan te besteden. Het maakt voor een kanaalstrategie uit welk doel je hebt met interne communicatie. Heeft de organisatie langetermijndoelen die alleen te halen zijn door kennisdeling en beleidsdialoog? Of is jouw organisatie beter af met het ondersteunen van de dagelijkse praktijk door functionele informatie? Dit kan en dit mag natuurlijk per organisatie-onderdeel verschillen. Het Interne Communicatie Canvas kan je helpen bij het afstemmen van je interne communicatie.

Om meer inzicht in de strategische context te krijgen, moet je de grote vragen stellen. Welke missie en strategische doelen heeft de organisatie? Sluit onze visie en strategie voor interne communicatie daar op aan? Zijn de communicatierollen en -verantwoordelijkheden binnen de organisatie goed vastgelegd? Welke grote thema’s spelen er binnen en buiten de organisatie en hoe gaan we hier als organisatie mee om?

Haal inzichten op uit de organisatie

Als je begint met analyseren is een brede blik belangrijk. Kijk verder dan alleen de communicatiemiddelen. De stijl van leidinggeven, de inrichting van gebouwen, hoe de organisatie gestructureerd is, ze hebben allemaal effect op de keuzes die je maakt voor je kanaalstrategie. Als elke leidinggevende 80 mensen onder zich heeft kun je minder bereiken met lijncommunicatie dan als er maar 12 mensen in een team zitten. En als elke afdeling op een eigen locatie zit, maak je andere keuzes dan als de hele organisatie bij elkaar in 1 kantoor zit.

Stel dus aan het begin de juiste vragen, zodat je genoeg inzicht krijgt in de situatie. Hoe verloopt interne communicatie op de werkvloer? Hoe ervaren medewerkers dit? Zijn er grote verschillen tussen doelgroepen? Als je de oorzaak van veelgehoorde frustraties boven tafel kunt krijgen, kun je echte verbetering in kaart brengen.

Werk met een mix van onderzoeksmethodes. Er zijn veel opties, zoals deskresearch en analyse van statistieken, een scan van de interne communicatiemiddelen, observatie, interviews, groepsgesprekken en vragenlijsten. Deze methodes versterken elkaar omdat je kunt doorbouwen op inzichten. Lees in dit blog meer over hoe boven water haalt wat medewerkers echt willen.

Van inzichten naar overzicht

Het ophalen van inzichten geeft niet gelijk overzicht. Sterker nog, je kunt waarschijnlijk door de bomen het bos niet zien. Wat helpt is om alle opgehaalde communicatiemiddelen in een interne communicatiematrix te zetten om te komen tot een kanaaloverzicht. Met dit overzicht van kun je beter duiden waar opgehaalde communicatiefrustraties vandaan komen. We gebruiken een matrix waarin we de functies van interne communicatie (verticaal) en de vormen van interne communicatie (horizontaal) als assen gebruiken.

Wat zijn de vier functies van interne communicatie?

1. Binden en boeien

Verstevigen van de interne merkbeleving, trots en sociale cohesie, samen vieren en samen rouwen, faciliteren van sociale medewerkersnetwerken.

2. Richten en sturen

Betekenis geven aan visie en strategie, veranderopgaven.

3. Samenwerken faciliteren

Het faciliteren van samenwerking, kennisdelen en verstevigen van het interne kennisnetwerk binnen de organisatie.

4. Werkinformatie uitwisselen

Zorgen voor accurate werkoverdracht, informatie over beleid, werkwijzen en handleidingen.

Deze vier functies zijn belangrijk voor het goed functioneren van je organisatie. Waar je als afdeling Communicatie verantwoordelijk voor bent is een keuze. Laat de nadruk binnen de kanaalstrategie liggen op de functies die de doelen van de organisatie het beste dienen.

Wat zijn de vier vormen van interne communicatie?

Naast de functie speelt de vorm van interne communicatie uiteraard een belangrijke rol. Wil je mensen ergens bij betrekken, dan is een e-mail sturen niet voldoende. Geef hen zeggenschap en verantwoordelijkheid binnen het proces door te luisteren of een dialoog op te zetten. Ook hier is de juiste balans in communicatievormen dus cruciaal voor een gezond communicatieklimaat en het behalen van je doelen.

De vormen van interne communicatie zijn:

De vier vormen van interne communicatie zijn informeren, luisteren, dialoog en ervaren. Met een goede balans tussen deze vormen in je communicatiemix kun je al veelvoorkomende communicatiefrustraties tackelen, zoals informatie-overload of een gebrek aan dialoog binnen de organisatie.

 

De interne communicatiematrix

Als we de vier vormen en de vier functies combineren, komen we tot een mooie matrix waarin je de interne communicatiemiddelen plot. Bekijk het voorbeeld van een ingevulde matrix hieronder. Valt er iets op aan de onderstaande matrix en welk effect denk je dat dit heeft op medewerkers?

Aan de slag met je kanaalstrategie

Als je met deze matrix zelf meer overzicht hebt gekregen, kun je aan de slag met het ontwikkelen of verbeteren van je kanaalstrategie. In de matrix werken we bewust met twee varianten van informeren: beschikbaar stellen (pull) en zenden (push). Wees terughoudend in het actief zenden van informatie als daar niet om gevraagd wordt. Door nice-to-know informatie vaker alleen beschikbaar te stellen voor de medewerker die ernaar zoekt, breng je al veel rust in de communicatie. Ook kun je vanuit dit overzicht sneller keuzes maken over het uitfaseren, combineren, toevoegen of anders invullen van communicatiemiddelen. Zo zorg je voor een fijn communicatieklimaat en betrokken collega’s. En als vervolgstap kun je deze matrix uitwerken per interne doelgroep, zodat je meer begrip krijgt voor wat elke doelgroep nodig heeft.

Heb jij mooie voorbeelden of een aanpak waarmee jij zorgt voor overzicht in kanalen? Of heb je juist vragen of ben je benieuwd naar de vervolgstappen om te komen tot een volwaardige kanaalstrategie? Ik ben erg benieuwd, stuur mij gerust een mailtje of bericht!