Optimaliseer je Jaarplan Interne Communicatie met het IC-canvas
Met het najaar in aantocht is het de perfecte tijd om vooruit te kijken en de prioriteiten voor het komende jaar te bepalen. In de snel evoluerende zakelijke omgeving van tegenwoordig is het opzetten van een helder jaarplan interne communicatie van cruciaal belang. Organisaties worden steeds complexer en dynamischer, en medewerkers worden overspoeld met informatie en communicatiemogelijkheden.
Het Interne Communicatie Canvas (IC-canvas) is een krachtig strategisch instrument dat de fundering vormt voor interne communicatieplannen en de afbakening van verantwoordelijkheden tussen de communicatieafdeling en andere bedrijfsonderdelen. Dit canvas gaat verder dan slechts de rol van de communicatieafdeling en legt de nadruk op het strategisch verankeren van interne communicatie binnen de volledige organisatie.
Een nauwe samenwerking met belangrijke stakeholders binnen de organisatie is essentieel voor het invullen van dit canvas, van de groepen medewerkers die communiceren tot de interne partners die nodig zijn om het plan daadwerkelijk te implementeren – van HR en ICT tot het management.
Stappen om het Interne Communicatie Canvas te voltooien:
1. Context, de strategische Inbedding:
Leg verbinding met de kern van de organisatie door te verwijzen naar strategische documenten zoals de organisatiestrategie, visie en meerjarenplannen. Het IC-canvas krijgt zo een concrete context. Kernwaarden en cultuurdragers van de organisatie spelen hierbij een rol, evenals het budget dat beschikbaar is voor zowel de communicatieafdeling als andere bedrijfsinitiatieven.
2. Vaststellen van IC-Doelen:
Omschrijf nauwkeurig de doelstellingen die met interne communicatie worden nagestreefd en breng de connectie tot stand met de overkoepelende organisatiestrategie. Deze doelen kunnen variëren van het delen van werkinformatie en het bevorderen van samenwerking tot het faciliteren van verandering en het vergroten van de betrokkenheid van medewerkers.
3. Leidende Principes:
Identificeer de principes die de interne communicatie sturen, zoals transparantie, openheid, consistentie en het stimuleren van interactie. Deze principes helpen om de interne communicatie verder in te vullen.
4. Thema’s jaarplan:
Beschrijf de belangrijkste onderwerpen die momenteel relevant zijn binnen de organisatie en geef aan welke thema’s extra aandacht krijgen in het komende jaar. Zet dit overzichtelijk in een jaarkalender.
5. Communicatiemix:
Functie/Richtingenmix: Visualiseer hoe verschillende communicatiefuncties zoals informeren, luisteren, dialoog voeren en ervaringen delen zich verhouden tot de vier kernfuncties van interne communicatie (informeren, betrekken, motiveren, faciliteren).
Middelen/Doelgroepmix: Benoem per grote doelgroep (zoals leidinggevenden en medewerkers) de specifieke communicatiemiddelen en kanalen die ingezet worden. Houd rekening met de balans tussen online en persoonlijke communicatie.
6. Interne Doelgroepen:
Segmenteer medewerkers op basis van hun informatiebehoeften en mediagebruik. Leg uit waarom deze segmentatie waardevol is en verwijs naar bijlagen voor gedetailleerde persona’s en matrixen.
7. Communicatieteam:
Definieer de vier rollen binnen het communicatieteam: producent/redacteur, facilitator/moderator, procesontwerper en coach. Geef aan hoeveel fulltime equivalenten (fte) nodig zijn voor elke rol, zowel op dit moment als gewenst. (bekijk hier meer over de rol van de communicatieprof)
8. Leidinggevenden en Projectleiders:
Benadruk de rol van leidinggevenden in interne communicatie en beschrijf de ondersteuning die zij krijgen door middel van interne media, toolkits en opleidingsmogelijkheden.
9. Monitoring:
Schets hoe input, output en impact van interne communicatie gemeten worden. Visualiseer deze informatie in een dashboard dat regelmatig wordt bijgewerkt voor voortdurende evaluatie.
10. Budget:
Vertaal de geplande activiteiten naar een budget voor het komende jaar, De out-of-pocket kosten en de benodigde fte, inclusief eventuele externe inhuur. Koppel het budget expliciet aan de thema’s van het komend jaar. En geef aan hoeveel budget en menskracht je nodig hebt voor het onderhouden van de communicatie-infrastructuur en voor onverwachte gebeurtenissen voor dit jaarplan interne commuicatie. Ook het onverwachte is te plannen. (Lees ook: Renata Verloop, Aart Paardekooper: Communiceren met focus – voor meer maatschappelijke impact)
Van interne communicatie canvas naar jaarplan
Het Interne Communicatie Canvas biedt een gestructureerd kader dat zowel de communicatieafdeling als de gehele organisatie helpt om een strategische en samenhangende aanpak van interne communicatie te ontwikkelen. Het geeft inzicht in alle facetten van interne communicatie, van strategische verankering tot doelstellingen, middelen, doelgroepen en monitoring.
Door het canvas te gebruiken wordt de organisatie gestimuleerd om te reflecteren op de strategische relevantie van interne communicatie, hoe deze bijdraagt aan bredere organisatiedoelen, en hoe het kan bijdragen aan een hogere betrokkenheid en samenwerking onder medewerkers. Het zorgt ervoor dat er een balans is tussen informeren, luisteren, dialoog voeren en het creëren van betrokkenheid. Kortom, het Interne Communicatie Canvas fungeert als een kompas dat richting geeft aan de interne communicatiestrategie en ervoor zorgt dat alle aspecten van communicatie effectief en doelgericht worden ingezet.
Een uitgebreide beschrijving van het canvas lees je in het boek ‘Interne communicatie’.
Huib Koeleman
