De toekomst van verandercommunicatie

We zetten als Orange Otters vaak luistersessies in om te horen wat er speelt bij onze opdrachtgevers. Deze methode wilden we ook eens op een andere manier inzetten. Donderdag 3 december 2020 vierden we ons vijfjarig jubileum en dit was de kans voor een online luistersessie. Ruim zestig relaties uit het communicatievak en aanverwant deden mee. In een online world-café-setting discussieerden we in kleine groepen over de toekomst van verandercommunicatie. De aanleiding vormde de verandervisie van neurowetenschapper Hilary Scarlett, die wij hebben vertaald in de zes aspecten om te ‘bouwen aan vertrouwen’.


Ter introductie sprak Huib Koeleman over de verandervisie van Hilary. Bekijk in deze video de korte samenvatting.

De opzet van de online luistersessie

Elk van de zes aspecten van het model ‘Bouwen aan vertrouwen’ kwam aan bod in de luistersessie. Elk aspect had een eigen luistertafel in brainstormtool Miro. Na een inleiding van Huib over de verandervisie van Hilary Scarlett, discussieerden deelnemers over deze onderwerpen via subgroepen in Zoom. Deelnemers kregen van een van de Otters twee vragen voorgelegd: ‘Hoe belangrijk is dit aspect de komende jaren?’ en ‘Welke ontwikkelingen zien jullie op dit aspect de komende jaren?’ Het leverde levendige discussies op. Na vijftien minuten werd van luistertafel gewisseld en kon men bij het volgende aspect ervaringen uitwisselen. In dit blog enkele bevindingen over verandercommunicatie van de toekomst volgens onze deelnemers:

Purpose: het hogere doel

Oud-Otter Puck Isfordink begeleidde het gesprek over het belang van een stip op de horizon. Hoe belangrijk is purpose van organisaties in de komende jaren?

De meeste deelnemers waren van mening dat ‘purpose’ ook in de toekomst aan belang gaat winnen. Er was wel twijfel over de term ‘purpose’. Als alternatief werden ‘hoger doel’ en ‘werken volgens de bedoeling’ genoemd. En welke ontwikkelingen zien zij op het gebied van purpose? Een valkuil is dat men, om iedereen aan boord te houden, geen echte keuzes maakt en in een grijs midden blijft steken. Dan blijft het hogere doel vaag en het effect daarvan ook. Anderen gaven aan de voorkeur te geven aan het werken met kernwaarden. Kernwaarden bepalen, en de kernwaarden écht laten leven in de organisatie, wordt als belangrijke ontwikkeling gezien die bij het hogere doel van de organisatie passen.

Autonomie

Michael Meyer begeleidde het gesprek over het bieden van regelruimte. Het is belangrijk dat mensen zelf het gevoel hebben invloed te hebben op hun situatie. Micromanagement van directeuren werkt negatief. Bij veranderingen willen mensen enige invloed op hun situatie en zelf wat kunnen doen, ook al is het binnen kaders. Ook in deze groep zag men het belang van dit aspect toenemen. Inhoudelijk kwamen er veel suggesties op tafel. Kort samengevat: Maak bij veranderingen duidelijk dat je van A naar B gaat, maar stippel niet gelijk het hele pad uit. Versterk de voor meepraten vereiste vaardigheden van de organisatie. Bouw aan leiderschap dat mensen betrekt. Zorg ook voor mogelijkheden om medewerkers zelf content te laten maken.

Zekerheid

Onze hersenen houden van voorspelbaarheid. Zoals Hilary het zo mooi zegt: ‘Onze hersenen zijn niet gemaakt voor werk in de 21e eeuw, onze hersenen houden niet van grote veranderingen, en hebben dat ook nooit gedaan!’ Sander Dorst was moderator bij het aspect ‘Zekerheid’. In deze groep was meer twijfel of deze factor in belang toe zou nemen. Qua ontwikkeling van het aspect zekerheid in verandercommunicatie werden enkele punten genoemd. Hoewel het hogere doel belangrijk is, helpt het bij zekerheid vooral om een grote verandering om het op te delen in tussendoelen. Als we bij een verandering geen zekerheid kunnen geven over het eindpunt, geef dan minstens duidelijkheid over de processtappen. Bied ritme en regelmaat. Het belang hiervan is een grote ontwikkeling voor de komende tijd. Enkele deelnemers waren van mening dat we meer gaan wennen aan onzekerheid. Of dat zo is, zullen we ontdekken in de komende jaren.

Eerlijkheid

Aan de tafel van Roosmarijn Busch ging het over eerlijkheid bij verandering. In tijden van onzekerheid willen medewerkers het gevoel hebben dat ze allemaal een eerlijke kans krijgen en dat het proces transparant is. Als ze vertrouwen hebben in eerlijk gemaakte keuzes, kunnen medewerkers zich makkelijker weer concentreren op hun werk. Als medewerkers het gevoel hebben dat er sprake is van vriendjespolitiek, gaat alle energie naar het roddelcircuit. Iedereen beaamde het belang van eerlijkheid, maar ook hoe moeilijk het is om eerlijkheid altijd te realiseren. Soms is dat door interne politiek lastig of vanuit privacy- en wetgeving. Ook beursgenoteerde organisaties moeten soms, in verband met de beurswaarde, trager zijn met de eerlijke boodschap. Een grote ontwikkeling in deze tijd is dat natuurlijk nog zoiets als ‘alternatieve feiten’. Wat is echt eerlijk? Hoe zorg je voor eerlijkheid als mensen niet dezelfde realiteit hebben? Wanneer zorg je voor een eerlijk gevoel wanneer mensen bij hun standpunt blijven en polarisatie een steeds grotere ontwikkeling wordt? Dat is een opgave voor de komende tijd.

Verbinding

Je verbonden voelen met je collega’s. Daar werd aan de tafel van oud-Otter Ingeborg Antheunis over gesproken. Mensen willen deel zijn van de ‘in’-groep. Medewerkers willen met elkaar van gedachten kunnen wisselen over nieuwe ontwikkelingen. Deze factor kreeg extra belang nu bijna iedereen thuis moet werken. Hoe maak je nog verbinding? Het belang van check-ins van teams, successen vieren en ruimte bieden voor (online) napraten werden genoemd.

Zelfvertrouwen

Aan tafel zes werd onder leiding van Huib Koeleman gesproken over zelfvertrouwen. Hoe meer zelfvertrouwen mensen hebben, hoe makkelijker ze met verandering omgaan. In deze groep werd aangegeven dat het belang van zelfvertrouwen zal groeien.

Mensen hoog in de hiërarchie hebben vaak al meer zelfvertrouwen. Maar ook teams kunnen meer zelfvertrouwen krijgen door inzicht in voortgang van hun werk. Ook het geven van persoonlijke feedback en het tonen van waardering helpt het zelfvertrouwen te vergroten. Centraal blijft het belang van feedback en containment (een veilige ‘container’ bieden voor het gesprek tussen jou en mij). Daarbij helpt het als ook kleine successen in de picture worden gezet. De discussie leverde ook nieuwe gezichtspunten op. Is het niet paternalistisch te denken dat anderen nodig zijn om zelfvertrouwen te versterken?

Vervolg luistersessies in 2021

Het was een mooi experiment met een online luistersessie in een world-café-setting. De aspecten van ‘Bouwen aan vertrouwen’ blijken alle zes belangrijke factoren voor verandercommunicatie van de toekomst te zijn. Helemaal in onzekere tijden als de coronatijd. Dit blog biedt alvast een tipje van de sluier in de ontwikkelingen hierin, maar het smaakt naar meer. In 2021 hopen wij weer vakgenoten uit te nodigen voor een nieuwe sessie. Om nog meer de diepte in te gaan.