Vernieuw de communicatieafdeling in 7 stappen. Stap 1: Creëer de fit

Pas weer aan de slag geweest met een workshop “Verbeter de effectiviteit van de communicatieafdeling”. Mijn praktijkervaring met het (op)nieuw inrichten van communicatiefuncties bleek een welkome basis. Het onderwerp is zeer relevant, zeker nu in een tijd van grote maatschappelijke veranderingen, veel communicatieprofessionals in staat van verwarring zijn en communicatieafdelingen onder druk staan.

In veel van mijn opdrachten was de communicatieafdeling onvoldoende betrokken. Dat is bij fusies en grootschalige reorganisaties misschien logisch. Maar helaas is vaker sprake van communicatiefuncties die onvoldoende uit de verf komen. Dat is sneu voor de betrokkenen. “Achter die deur zit onze afdeling Communicatie, zij zijn hier verder niet mee bezig,” werd mij verteld toen ik bij de start van een opdracht werd rondgeleid.

Deze afbeelding heeft een leeg alt-attribuut; de bestandsnaam is Vernieuw-de-communicatieafdeling-in-7-stappen.pngIn ‘7 stappen’ kun je je afdeling nieuw leven inblazen. De stappen spreken voor zich, maar moeten natuurlijk wel goed worden gezet. Voor deze blog beperk ik me tot een toelichting op de eerste.

Stap 1: Formuleer een heldere visie op The Why van jouw afdeling. Men gelooft pas in je als je ook zelf een helder geloof in je bestaansrecht laat zien. Je doet dit door gedetailleerd door te redeneren op de strategie van de organisatie, alignment met stakeholders en de sociale context, zoals Van Riel aanstipt in zijn Alignment-factor. Die redenatie leidt tot de doelen van de communicatieafdeling en ook tot een visie op hoe die doelen bereikt moeten worden.

Voor die visie is in de huidige maatschappij steeds duidelijker dat communicatie geen lineair, gereguleerd proces meer is en dat het communiceren zélf niet het domein van de afdeling communicatie is. Onze rol is verschoven van het regisseren van inhoud, waardoor we vastzaten in onze domeinen zoals website, woordvoering, magazines en meetings, naar het faciliteren van communicatie door de organisatie. Laat zien hoe jouw communicatieafdeling juist daar een cruciale rol in kan vervullen. Laat zien waarom je om die reden ook de inrichting van de afdeling aanpast. (voer voor nog vele blogs en hopelijk ook goede discussies met vakgenoten)

Michael Meyer