Denk nu na over je communicatiecapaciteit voor 2027
De zomer loopt langzaam ten einde en in veel organisaties verschuift de aandacht weer naar vooruitkijken. Collega’s keren terug van vakantie, projecten komen op gang en de eerste gesprekken over budgetten en plannen voor volgend jaar dienen zich aan. Juist dan ontstaat ruimte om niet alleen te bespreken wat de organisatie in 2027 wil bereiken, maar ook wat daarvoor nodig is van communicatie.
Toch ontstaat het gesprek over communicatiecapaciteit vaak pas wanneer het jaarplan bijna af is. Dan blijkt regelmatig dat de ambities groter zijn dan de beschikbare tijd, expertise of ondersteuning. Daarom is dit hét moment om capaciteit expliciet onderdeel te maken van het gesprek over strategie en jaarplannen. Niet als sluitpost of praktische randvoorwaarde, maar als voorwaarde om communicatie goed te laten bijdragen aan organisatiedoelen.
In dit blog lees je hoe je communicatiecapaciteit in vijf onderdelen concreet maakt: de organisatieambities, het geplande werk, de beschikbare tijd en expertise en de communicatiekracht in de organisatie. Vervolgens borg je de nodige communicatiecapaciteit in je jaarplan. Zo ontstaat een beter onderbouwd gesprek over capaciteit, prioriteiten en investeringen voor 2027.
1. Begin bij de organisatieambities, niet bij de beschikbare capaciteit
De belangrijkste vraag is niet hoeveel capaciteit er nu beschikbaar is, maar wat de organisatie de komende jaren wil bereiken en welke rol communicatie daarin moet spelen. Werkt de organisatie bijvoorbeeld aan cultuurverandering, kennisdeling, digitalisering of een organisatiebrede AI-aanpak, dan vraagt dat niet alleen om extra handen, maar ook om advieskracht, begeleiding en monitoring vanuit communicatie. Pas als die rol duidelijk is, kun je bepalen welke capaciteit, expertise en samenwerking daarbij passen.
Een jaarplan laat vaak goed zien welke activiteiten op de planning staan, maar minder vaak wat die activiteiten van het communicatieteam vragen. Bij leiderschapscommunicatie gaat het bijvoorbeeld niet alleen om middelen maken, maar ook om managers begeleiden, boodschappen aanscherpen en toetsen wat werkt. Bij een nieuw intranet vraagt communicatie om adoptie, eigenaarschap, contentbeheer en gedragsverandering. Het gevolg is dat voorbereiding, afstemming, advies en opvolging een groter deel van het werk vormen dan in een activiteitenplanning zichtbaar is.
Het IC-canvas helpt om deze rol scherper te maken, doordat je doelen, thema’s, verantwoordelijkheden en samenwerkingspartners voor interne communicatie met elkaar verbindt. Zo vertaal je organisatieambities naar het werk en de capaciteit die daarvoor nodig zijn.
2. Maak tijdsbesteding en toegevoegde waarde zichtbaar
Bij veel communicatieafdelingen leeft het gevoel dat het druk is, maar het is niet altijd duidelijk waar de tijd precies naartoe gaat. De agenda zit vol, de mailbox stroomt over en er liggen meer verzoeken dan tijd beschikbaar is. Tegelijk blijft het onderscheid tussen operationeel werk, advies, beheer, onderzoek en strategische ondersteuning vaak beperkt zichtbaar. Daardoor wordt het lastig om goed onderbouwde keuzes te maken wanneer de capaciteit onder druk staat.
Een grove inventarisatie van vier weken kan al helpen. Maak daarin onderscheid tussen strategisch werk, uitvoering binnen geplande thema’s en ad-hocverzoeken. Dan gaat het gesprek niet alleen meer over werkdruk, maar ook over prioriteiten: welke werkzaamheden dragen aantoonbaar bij aan organisatiedoelen, waar zit de meeste toegevoegde waarde en wat vraagt veel tijd zonder dat het veel oplevert?
Dat gesprek wordt sterker wanneer je ook laat zien wat interne communicatie oplevert. Het aantal nieuwsberichten, bijeenkomsten of campagnes zegt weinig over de daadwerkelijke impact. Interessanter is of medewerkers informatie beter vinden, leidinggevenden beter communiceren en veranderingen beter landen in de organisatie. Door input, output en impact naast elkaar zichtbaar te maken, bespreek je capaciteit niet op gevoel, maar op basis van keuzes en waarde. Een intern communicatie-dashboard kan daarbij helpen. Het maakt zichtbaar waar het team tijd aan besteedt én welk effect de communicatie-inzet heeft.
3. Organiseer communicatiekracht binnen én buiten het team
Meer communicatiecapaciteit vraagt niet altijd om meer mensen. Soms ligt de oplossing in andere expertise, scherpere prioriteiten of een betere samenwerking met de organisatie. Een team kan bijvoorbeeld voldoende uitvoeringskracht hebben, maar te weinig ruimte voor strategisch advies, verandercommunicatie of communicatieonderzoek. Dan helpt een andere verdeling van werk meer dan automatisch extra uitvoeringscapaciteit toevoegen.
Tegelijk is het belangrijk om overbelasting niet weg te organiseren met het woord ‘slimmer’. Soms is extra capaciteit wél nodig. Bijvoorbeeld wanneer het team structureel alleen nog uitvoerend werk kan doen, strategische projecten blijven liggen, er geen ruimte is voor advies of evaluatie, of communicatie pas laat aan tafel komt. Dan moet je niet alleen bespreken hoe je het werk organiseert, maar ook welke extra formatie, tijdelijke ondersteuning of externe expertise nodig is om de ambities waar te maken.
Ook buiten de communicatieafdeling is veel communicatiekracht aanwezig. Teamleiders, projectleiders en betrokken collega’s halen signalen op, delen kennis en helpen veranderingen te vertalen naar de dagelijkse praktijk. Door deze mensen actief met elkaar te verbinden, ontstaat een communicatienetwerk dat meedenkt over thema’s, signalen terugbrengt en boodschappen begrijpelijk maakt voor teams. Zo wordt communicatie minder afhankelijk van één afdeling en groeit het eigenaarschap in de hele organisatie.
Dit sluit aan bij de bredere rollen van team interne communicatie: soms ben je als communicatieprofessional producent, soms adviseur, facilitator of coach. Door per opgave bewust te kiezen welke rol nodig is, zet je de beschikbare capaciteit gerichter in.
4. Kijk verder dan het communicatiejaarplan voor 2027
Capaciteit lijkt soms vooral een begrotingsvraagstuk, maar in werkelijkheid is het een strategische keuze. De manier waarop je communicatiecapaciteit organiseert, bepaalt welke rol interne communicatie kan spelen. Blijft het team vooral bezig met uitvoeren, of ontstaat er ruimte voor advies, leiderschapscommunicatie, gedragsverandering, monitoring en organisatieontwikkeling? Die keuze beïnvloedt direct hoe goed communicatie kan bijdragen aan de ambities van de organisatie.
Wie breder kijkt naar de rollen van team communicatie, ziet sneller welke bijdrage communicatie kan leveren aan richting, betrokkenheid, samenwerking en werkprocessen. Daarmee wordt ook duidelijk welke expertise structureel nodig is en welke werkzaamheden minder prioriteit kunnen krijgen.
Juist nu, aan het einde van de zomer, is het moment om dat gesprek te voeren. Niet omdat het jaarplan al af moet zijn, maar omdat de keuzes van vandaag bepalen welke bijdrage interne communicatie morgen kan leveren. Wie nu scherp kijkt naar capaciteit, voorkomt dat communicatie later vooral moet reageren op plannen die al zijn vastgesteld.
5. Maak capaciteit concreet in je communicatiejaarplan
Je hoeft niet meteen een uitgebreid capaciteitsrapport op te leveren. Een scherpe paragraaf in het communicatiejaarplan kan al voldoende zijn. Beschrijf welke organisatieambities communicatie-inzet vragen, welke werkzaamheden groeien, waar tijd naartoe gaat, welke expertise ontbreekt en wat de lijnorganisatie zelf kan oppakken. Zo wordt capaciteit geen abstract onderwerp, maar een concreet gesprek over keuzes, verwachtingen en randvoorwaarden.
Gebruik deze vijf vragen als startpunt voor inzicht in je capaciteit:
• Welke organisatieambities vragen in 2027 extra communicatie-inzet?
• Welk werk groeit en welk werk levert relatief weinig waarde op?
• Welke expertise, ondersteuning of extra capaciteit hebben we nodig?
• Welke taken horen bij team communicatie en welke kan de lijnorganisatie zelf oppakken?
• Welke keuzes moeten we maken als de beschikbare capaciteit gelijk blijft?
Een goed jaarplan beschrijft niet alleen wat je gaat doen, maar maakt ook zichtbaar wat daarvoor nodig is. Door deze vragen expliciet te beantwoorden, ontstaat een helder vertrekpunt voor het gesprek met je manager, MT, HR, Finance of projectleiders.
Want uiteindelijk gaat capaciteit niet alleen over fte’s. Het gaat over de vraag of de organisatie voldoende mensen, kennis, tijd en mandaat organiseert om haar ambities waar te maken. Dat gesprek kun je beter nu voeren, wanneer er nog keuzes te maken zijn, dan wanneer het budget al is vastgesteld.