Bezuiniging interne communicatie: bewijs de toegevoegde waarde, juist nu
Krijgen we weer bezuiniging interne communicatie? Na een periode van voorspoed dreigen er weer bezuinigingen bij veel gemeenten. Volgens Binnenlands Bestuur staan gemeenten na 2025 massaal in de min. Maar ook andere organisaties gaan weer met de stofkam door de begroting. Ervaring uit het verleden leert dat bij zulke bezuinigingen interne communicatie juist het slachtoffer is. Zelfs nu engagement hoog op de agenda staat.
Het behouden van voldoende capaciteit en middelen voor interne communicatie in een tijd van bezuinigingen kan een uitdaging zijn, maar is zeker mogelijk als je de toegevoegde waarde van je afdeling en interne communicatie kunt aantonen. Hier zijn enkele stappen die je kunt overwegen.
1. Evaluatie van huidige interne communicatie
Analyseer de huidige communicatie-inspanningen, zoals gebruikte kanalen en effectiviteit. Identificeer sterke en zwakke punten.
2. Stel meetbare doelen
Formuleer meetbare doelen voor interne communicatie, gericht op medewerkerstevredenheid, personeelsbehoud en betrokkenheid bij organisatiedoelen. Belangrijk is dat deze doelen aansluiten bij bredere organisatiedoelen.
3. Verzamel gegevens en meet impact
Gebruik enquêtes, medewerkersfeedback en kanaalanalyse om gegevens te verzamelen die de impact van interne communicatie aantonen. Toon aan hoe effectieve interne communicatie kan bijdragen aan betrokkenheid, kostenbesparingen, productiviteitsverhoging en talentbehoud.
4. Toon tijdsbesteding
Laat zien dat je als afdeling de zaken op orde hebt en dat je weet hoeveel uren je aan elk intern project besteed. Renate Verloop maakt in haar boek ‘Communiceren met focus’ onderscheid in vaste tijd (o.a. werken aan de IC-infrastructuur), actualiteit (actuele onderwerpen die lastig te voorspellen zijn), prioriteit (de thema’s die belangrijk zijn voor de organisatie) en extra tijd. Als jij aan kunt tonen dat je weet wat je doet, kun je je beter verdedigen tegen onterechte bezuinigingen.
5. Communiceer bevindingen
Presenteer je bevindingen aan het management met concrete voorbeelden en cijfers om de waarde van interne communicatie te illustreren en link deze aan bredere organisatiedoelen. Werken met een dashboard kan daarbij helpen.
6. Ontwikkel een interne communicatiestrategie
Maak een strategisch plan voor interne communicatie met prioriteiten, doelstellingen en activiteiten voor de komende jaren. Betrek het management bij het vaststellen van leidende principes en thema’s. Als zij de knopen doorhakken, kun jij met de afdeling laten zien hoe de communicatie-inspanningen zullen bijdragen aan het behalen van de organisatiedoelstellingen. Maak daarbij gebruik van het interne communicatie canvas.
7. Zoek kostenbesparingen binnen de afdeling
Identificeer mogelijkheden voor efficiëntie en kostenbesparing binnen de communicatieafdeling. Verminder bijvoorbeeld het aantal vergaderingen en vermijd dubbel werk.
Blijf in contact
Blijf vooral in gesprek met het management en blijf de impact van interne communicatie volgen en rapporteren om ervoor te zorgen dat de toegevoegde waarde van je afdeling tijdens de bezuinigingsmaatregelen niet wordt vergeten.
Door deze stappen te volgen, kun je de toegevoegde waarde van interne communicatie en je afdeling aantonen en help je het management begrijpen dat beiden van cruciaal belang is voor het behalen van organisatiedoelstellingen, zelfs in tijden van financiële uitdagingen. Voorkom bezuiniging op interne communicatie.
Huib Koeleman
