10 tips voor een congres

tnw

 

Vorige week was ik bij het congres van The Next Web in de gashouder Amsterdam. Een congres over de toekomst van het web, waarin ook allerlei start-ups zich presenteerden. Een congres met sprekers van over de hele wereld in een dynamische sfeer. Heb er veel opgestoken, werd geïnspireerd, en kreeg ook een beeld welke elementen een vernieuwend congres zou moeten bevatten. Hier wat rijpe en groene tips op een rij. Ook handig voor een intern symposium.

1. Kies de goede locatie

Ik dacht dat de gashouder in Amsterdam een lege, holle ton was. Maar voor dit congres was de gashouder omgebouwd tot een prachtige industriële hal met high-tech accenten. Een deel was ingericht als ‘Red Room’ voor de keynote speakers, verder op was een ‘Blue Room’ waar de start-ups presentaties gaven (er was een wedstrijd voor beste start-up). In de rest van de hal kon je elkaar ontmoeten, en waren standjes van de start-ups om informeel bij te praten. Een en ander was gelegen in een mooi park.

2. Fruit, muffins en capu 

Heerlijk. Overal lag fruit (gezond), muffins (lekker) en waren apparaten met koffie voor iedereen. En voor de echte koffiefreaks was ook een barista voor heerlijke espresso en cappuccino. Voor de lunch stonden buiten verschillende caravans van kleine cater bedrijfjes met leuke gerechten. Voor lunch, echte capu en drank kreeg je bij de entree munten. Simpel maar efficiënt.

3. Internationale sprekers

Er waren sprekers van over de hele wereld. Van binnen en buiten de branche. Van VS tot Japan. Voertaal was Engels. Geweldig om al die ontwikkelingen te horen. En de spreektijd varieerde van 20 tot 45 minuten. Een prettig variatie.

4. Speakers Bar

Sprekers gingen na afloop achter een van de bars staan in de hal, waar je ze in klein gezelschap nog die ene vraag kon stellen onder het genot van een drankje. Leuke laagdrempelige vorm.

5. Visuals

De ‘Red Room’ was indrukwekkend ingericht met een prachtig opgebouwd scherm. In het midden was veel ruimte voor slides of de prezi, aan de zijkanten werd de spreker close-up geprojecteerd. Maar ook over de introductie van de sprekers (slide en aankondigingsstem) was goed nagedacht. Een show, maar toch informeel. De projecties kwamen extra goed tot hun recht omdat de zaal vrijwel donker was. Geen probleem voor de mensen die aantekeningen wilden maken, want die maakt je op je ipad of laptop. Ook het publiek kwam in beeld. Hiervoor was een extra camera die over het publiek heen kon scheren.

6. Cartoon/infographic van elke lezing

Ik heb wel vaker met cartoonisten gewerkt, maar hier was dat wel heel strak doorgevoerd. Na elke lezing kwam er een cartoon/infographic van de lezing beschikbaar die in de korte pauzes op het scherm werd geprojecteerd. Aan het eind van de dag had je een mooi visueel overzicht van de hoogtepunten van de dag.

7.  Iedereen online

Goede wifi!!! Iedereen wil de hele tijd online kunnen zijn. Als was het maar om meer info over een start-up op te kunnen zoeken, of een vraag te stellen via de twitter fountain.

8. chillout room

Wifi was extra belangrijk in de chill-out room; een ruimte met bankjes en kussens waar je social media of mail kon checken

9. App met programma

Iedereen kon een app downloaden met het programma en achtergrondinformatie. Dat lijkt een gimmick, maar was in de praktijk heel handig. Alle updates van het programma waren direct voor iedereen beschikbaar. (NB ie ook punt 7: iedereen online)

10 hashtag

En natuurlijk, zorg voor een goede hashtag en de beschikbaarheid van de twitternamen van sprekers. Zodat online contact snel wordt gelegd.

 

Huib Koeleman

 

 

Meer