Maak de flow, en laat je team surfen

Je kan als leider verdwaald raken in de complexiteit van vandaag: hoge burn-out-cijfers, lage betrokkenheid in organisaties, AI in opkomst, lastig om talent te vinden en te behouden – en ga zo maar door. Om met jouw team wel de goede weg in te slaan is sterke leiderschapscommunicatie essentieel. Maar hoe werkt dat dan? Waar doe je nog goed aan? Wij nemen je mee in de invulling van leiderschapscommunicatie anno nu met ons nieuwe model. Dit model helpt leiders in hun communicatierol richting teams. Maak de flow, en laat je team surfen. 

Als Orange Otter-adviseurs komen we in veel verschillende organisaties terecht. Van bedrijven, overheden tot onderwijsinstellingen. Overal helpen we organisaties om de interne communicatie slimmer in te richten en te werken aan betrokken medewerkers. De rol van de leider is hierin cruciaal. Omdat we in veel organisaties en met leiders samenwerken, hebben we, Lisa en Michael, een model ontwikkeld voor leiders om hun communicatie succesvol in te richten voor hun teams. Met slimme communicatie maak je de flow en laat je je team surfen.

De basisbehoeften in de golf zijn gebaseerd op onderzoek van neurowetenschapper Hilary Scarlett. Focus op basisbehoeften past bij onze natuurlijke behoeften. Gebruik het als kompas voor jouw communicatie als leider en zorg daarmee voor een gezonde flow in je team!

Een aantal voorbeelden en tips per behoefte:

Fysiek

Een succesvol team start met aandacht voor jezelf. Zo’n 75% van de leiders vindt creativiteit een voorwaarde voor succes, maar voelt de rust en ruimte niet (IBM Research & Adobe study). Hoeveel rust en stilte heb je ingebouwd op je dag? Het start bij reflectieruimte: aanwezig zijn om bewust te kunnen handelen. Dat bestaat uit voldoende bewegen, buiten zijn en stilte ervaren. Bouw je dit niet bewust in? Dan heeft dat een weerslag op je team. Zo binnen, zo buiten, zoals leiderschapsexpert Sven Goedbloed zegt. Dat wat zich voordoet in je team, is vaak een spiegel van jezelf. Stoor je je bijvoorbeeld over de drukte en moeite met prioriteiten stellen in je team? Haal dan wijsheid uit jouw eigen besluitvorming.

Veiligheid

Hoor ik erbij? Kan ik mijzelf zijn? Kan ik de anderen vertrouwen en hoeveel invloed heb ik? Met deze basisbehoeften en beginselen van groepsdynamiek zijn we dagelijks bezig. Je verbonden en veilig voelen hangen nauw met elkaar samen. Als leider help je door helder te communiceren in de organisatie. Wat verwacht je van wie? Wanneer doet iemand goed werk? Grijp je in als het misloopt? In veel organisaties komt het nog vaak voor dat leiders te weinig kaders of richting meegeven. Iemand functioneert niet meer goed – daar wordt geen stevig gesprek mee gevoerd, maar om het ongemak te voorkomen krijgt diegene een hobbyprojectje. De bedoeling van de functie, de verbinding met de anderen en de energie in de organisatie verwatert. Leiders zijn gebaat bij het leren voeren van conflicterende gesprekken om veiligheid voor iedereen te garanderen. Conflict is er altijd – het gaat erom wat je ermee doet.

Verbinding

Ook de behoefte aan verbinding is iets waar je als mens niet zonder kan. We zijn nu eenmaal groepsdieren. De verbinding kun je goed meten aan je eigen overleg. Houd deze checklist er eens bij:

• Alle leden praten en luisteren ongeveer evenveel en houden bijdragen kort;
• Er is veel oogcontact tussen de leden en gesprekken zijn energiek;
• De leden communiceren rechtstreeks met elkaar buiten het overleg en niet alleen met (team)leider.

Zekerheid

Daarnaast is zekerheid een essentiële behoefte, vooral in verandering. Denk aan zekerheid bieden met regelmatige berichtgeving, of het bouwen aan een feedbackloop met constante informatiestromen waarop medewerkers kunnen vertrouwen. Leiders die bijdragen aan goed stromende feedback in organisaties, zorgen voor:

De directeur heeft hier een belangrijke rol in de relationele communicatie: het versoepelen van onderlinge relaties en interesse tonen in de ander. Dit bouwt veiligheid op om feedback te delen. De teamleider heeft een pragmatischere rol: stimulerende communicatie: betekenisgeven aan de bedoeling van het team, ingrijpen bij conflict en actief en empathisch luisteren. Is dit goed geregeld? Dan leg je de basis voor sterkere en creatievere organisaties (Lee & Kim, 2021).

Autonomie

Een vertaling van vertrouwen is het geven van autonomie in het werk. Autonomie nemen is alleen mogelijk als er een duidelijke en betekenisvolle ‘purpose’ is. Waartoe ga je als organisatie? Waarom besta je als organisatie of als team? Wanneer de missie en organisatiewaarden helder zijn, kunnen medewerkers binnen die kaders ruimte nemen om het werk goed te doen.

Een mooi voorbeeld is de Japanse ‘Ba’. De Ba is een ander woord voor de energie in de organisatie. Is de leider te veel aan het micromanagen? Laat die te weinig ruimte voor anderen in gesprekken? Vertelt de leider continu hoe het moet? Is er onveiligheid in de organisatie? Dan breekt de ‘ba’. Iedereen voelt dit, ook al wordt het niet gezegd (Podcast: Tolken van talen die we niet meer spreken, 2023).

Zelfvertrouwen

Een andere behoefte die iedereen heeft, is (h)erkend worden. Dit kan via het stimuleren van zelfvertrouwen in je communicatie. Uit onderzoek blijkt dat wanneer je als leider focust op iemands sterke punten, dat 67% van medewerkers gemotiveerd is. Focus je vooral op wat niet goed gaat en op het steeds ‘repareren’ van slechte punten? Dan is gemiddeld maar 2% gemotiveerd (!) (Gallup).

Het hoeft niet per se op individueel niveau, het kan ook op team- of afdelingsniveau. Denk bijvoorbeeld aan een ritueel bedenken waarin je successen met elkaar viert. Jouw rol in het ontdekken en uitlichten van deze successen is essentieel.

Groei

Tot slot verlaten medewerkers de organisatie als er geen ruimte meer is om te groeien. Hoe vaak wordt ingegaan op de groeimogelijkheden van mensen? In samenwerking met HR is het heel belangrijk om een simpele vraag te stellen: wat kunnen wij doen om je te behouden? (Organisatievibe, 2019). Hoe vaak is die vraag jou gesteld in jouw carrière?

Meer weten?

Lisa Kortekaas en Michael Meyer geven regelmatig masterclasses en trainingen over leiderschapscommunicatie. Kijk op de website voor meer informatie.