Contact EN

Zoeken

Search
Generic filters
Exact matches only
alle blogs

5 lessen voor effectief gebruik Sharepoint

4 oktober 2014

Geleerd op het congres van Entopic

Het Nieuwe Werken wordt mogelijk gemaakt als er samenhang is tussen Bricks, Behaviour en Bytes. Aan de Bytes-kant is de laatste jaren door maatwerktoepassingen veel mogelijk. Maar geldt dat ook voor bedrijven die werken met de molog Microsoft, een bedrijf dat tot nu toe bekend stond om het programma Frontpage en de zeldzame updates eens in de drie jaar?
Huib Koeleman liet zich bijpraten op het Sharepoint-congres van Entopic. Enkele lessen:

1. Werk niet intuïtief, maar gestructureerd

De tijd van intuïtief een sociaal intranet ontwikkelen is voorbij, stelt Lisa Welchman, auteur van ‘Managing Chaos: Digital Governance by Design’. Begin met na te denken over structuur en besluitvorming. Het voorkomt veel onnodige discussies en onduidelijkheid in het proces. Maak onderscheid in verantwoordelijkheden bij het bepalen van de strategie (waarom willen we een intranet?) bij het ontwikkelen van een policy (wie mag welke content bijdragen) en bij productie- en implementatiekeuzes.
Joel Oleson, directeur Search Strategy bij BA Insight, ondersteunde haar in zijn inleiding. Zorg dat je een helder doel voor ogen hebt (met steun van de bazen of opinieleiders). Formuleer geen sharepoint- of social intranet, maar een communicatie- en kennisstrategie. En geef aan welke functie Sharepoint daarbinnen vervult.

2. Death of PC, rise of the mobiles

Meer dan de helft van de medewerkers van Coca-Cola opent mail vanaf een smartphone: zorg dus dat digitale communicatie toegankelijk is via mobiele apparatuur, aldus Jonathan Phillips, senior manager digital communicatie bij Coca-Cola Enterprises. Een intranet dat nu wordt ontwikkeld moet responsive zijn. Niet de PC staat centraal in communicatie, maar de cloud. Mobiel gebruik is ook vluchtig gebruik. Mensen kijken vaak op hun smartphone (150x per dag) maar ze kijken kort: 10 – 30 seconden. Berichten moeten dus de kracht hebben van de 140 tekens van een tweet, niet van een juridisch document.

3. Kijk goed naar de mogelijkheden van internet…

Thuis zijn we allemaal verwend geraakt door internet. Zoeken is bijzonder makkelijk geworden door Google. Sites zien er smeuïg uit en spelen in op de hang naar beeld. Het opladen van foto’s en documenten is heel simpel op facebook en instagram. En de meest gelezen en meest gewaardeerde nieuwsberichten verschijnen automatisch bovenaan in je newsfeed. Sharepoint ondersteunt deze wensen steeds beter. En met de komst van microsoft Delve hoef je niet meer te zoeken naar informatie, maar ‘the right information finds you’. En waarom zou je op het smoelenboek je profielgegevens weer helemaal vanaf nul moeten opschrijven als je ook je linkedin-profiel zou kunnen gebruiken?

4. …. maar neem niet alles over

Informatieverstrekking op het werk is toch anders dan thuis. Je mag er van uitgaan dat medewerkers gericht informatie zoeken. Snel de juiste info vinden is dan belangrijk. Coca-Cola experimenteert nu met eenvoudigere opmaak met iconen, zonder (zware) foto’s, zodat de juiste info snel op de smartphone verschijnt. In het verlengde hiervan heeft men besloten geen filmpjes op intranet te plaatsen. Filmpjes kosten tijd om te downloaden. Maar wat nog belangrijker is. Werk levert vaak niet de juiste situatie op om rustig een video te bekijken. Het kijken van een video is lastig te multi-tasken en het geluid kan storend zijn voor collega’s. Kijk dus bij de inzet van communicatievormen elke keer goed waar de gebruiker die informatie zal verwerken.

5. Meer dan Sharepoint

Slotsprekers Sam Marshall, directeur van ClearBox Consulting, stelde zich relativerend op: Sharepoint is prima, zeker als je documenten wilt delen. Maar Microsoft heeft met Sharepoint nooit de pretentie gehad een sociaal intranet te ontwikkelen. In de loop der tijd is het systeem wel sterk verbeterd en gebruikersvriendelijker geworden.
Ik heb tijdens het congres veel mooie voorbeelden gezien van intranettoepassingen waar veel organisaties mee geholpen zouden zijn. Het blijkt inderdaad mogelijk een intranet te ontwikkelen dat mobiel beschikbaar is, met informatie in de Cloud, waarbij saaie informatie (bijvoorbeeld uit SAP-systemen) toch aantrekkelijk wordt gepresenteerd en makkelijk is te vinden voor de gebruiker. Met Sharepoint kan veel. Misschien wel te veel. Als organisatie zal je keuzes moeten maken om het overzichtelijk te houden. Daarbij is het nodig dat je goed weet wat voor informatiebehoefte de medewerkers hebben. En daarmee is de cirkel weer rond en zijn we bij terug bij het belang van een communicatie- en kennisstrategie.
Is Sharepoint het product voor de toekomst? Nee! Maar het lijkt erop dat Microsoft binnen haar pakket al alternatieven aan het voorsorteren is: Yammer voor interactie, Delve om de vindbaarheid te vergroten en Office 365 om te werken via de cloud.