10 tips voor de organisatie van een hackathon

Voor de gemeente Amsterdam organiseerde ik samen met een team de Hackathon Omgevingswet. De inzet van digitale middelen gaat bij deze nieuwe Omgevingswet een belangrijke rol spelen. Een hackathon, een event waarbij teams van programmeurs en conceptdenkers zich 36-uur vastbijten in een of meerdere uitdagingen, blijkt een mooie manier te zijn om nieuwe digitale oplossingen te krijgen. De hackathon rond de omgevingswet was inspirerend. Graag deel ik de “lessons learned” voor de organisatie van een hackathon.

1. Stel een goed projectteam samen

Zorg voor een goed projectteam dat voldoende tijd en middelen heeft. De organisatie is tijdrovend en doe je er niet makkelijk even bij. Je hebt inhoudelijke expertise, communicatie expertise en organisatietalent nodig.

2. Zorg voor een inspirerende locatie

Een locatie waar de teams apart kunnen werken, makkelijk naar buiten kunnen en de ruimte hebben om te ontspannen. Pas hier ook het meubilair op aan, dus lekker loungehoek met zitzakken of banken.

3. Goede ideeën komen beter op een goed gevulde maag

Regel voor de deelnemers catering. ‘s ochtends, ‘s middags, ‘s avonds en ‘s nachts.

4. Technische expertise en faciliteiten

Zorg voor technische expertise en faciliteiten: internetverbinding met vaste kabels, grote bandbreedte en veel stopcontacten per team. Je kunt naast laptops ook verwachten dat deelnemers grote computers meenemen voor extra rekenkracht. Wij hadden daarnaast ook sprekers tussendoor voor inhoudelijke inspiratie en aan het einde van de dag een fotoslideshow op groot scherm. In die gevallen is het handig als er een geluids- en beeldtechnicus aanwezig is. Houd er verder rekening mee dat sommige demo’s extra technische ondersteuning vragen om deze beschikbaar te maken op een podium.

5. Investeer in communicatie

Investeer in de communicatie vanaf het eerste idee tot en met de afronding. Communicatie kan tot een maand na het event nodig kan zijn. De communicatie is intensief en verdeeld over drie fases: voor, tijdens en na het evenement, en het vraagt voortdurend alledrie zorgvuldige aandacht.

Stappenplan communicatie bij een hackathon

  1. Bedenk welke deelnemers je wilt bereiken.
  2. Formuleer een of meer heldere kernboodschappen. Test de boodschap ook bij enkele potentiële deelnemers. Ik heb bijvoorbeeld contact opgenomen met een voormalige opdrachtgever die perfect in de doelgroep viel. Dit zorgde ervoor dat ik de boodschap nog beter kon neerzetten.
  3. Kies de juiste communicatiemiddelen. Onze doelgroep hebben we bereikt met posters, digitale flyer, e-mail, social media en telefonisch.
  4. Maak een distributieplan voor je boodschap. Breng hiervoor een netwerk in kaart waarmee je jouw doelgroep kunt bereiken. Betaalde advertenties op social media vielen bij ons bijvoorbeeld af. Kosten waren veel te hoog ten opzichte van de 20 studenten waar we ons op richten. Het benaderen van docenten, hoogleraren en studiecoördinatoren bleek een betere en directere ingang te zijn, die geen extra geld kostte. Via een online zoektocht hebben we bedrijven geselecteerd en benaderd via de telefoon en e-mail. Voordeel was dat we directe feedback kregen of iets aansprak. Dat maakte onze boodschap ook steeds scherper.
  5. Betrek de deelnemers al voorafgaand aan de hackathon bij de inhoudelijke opdrachten, zodat zij zich alvast kunnen voorbereiden of inlezen. We wilden vooraf met de deelnemers communiceren en een manier vinden dat ze ook elkaar leerden kennen. 99% van de deelnemers had een LinkedIn-profiel en daarom zijn we een LinkedIn-groep gestart. In deze doelgroep zaten aardig wat mensen die tegen facebook waren, dus een facebookgroep was geen goede keuze. In de LinkedIn-groep hebben we van te voren regelmatig berichten gedeeld.
  6. Denk na over hoe je tijdens en na het event berichten gaat verspreiden. Wie is daarbij je doelgroep en hoe ga je hen bereiken? Met foto en video hebben we het event vastgelegd. Bij de gemeente Amsterdam was het tijdens en na afloop nauwelijks mogelijk van hun social media kanalen gebruik te maken. We konden wel de persoonlijke profielen gebruiken van het projectteam en van de deelnemers. En gelukkig hadden we de LinkedIn-groep om terug te koppelen naar de deelnemers. Zij hebben deze informatie ook weer op hun kanalen gedeeld.

6. Teamsamenstelling hackathon team

Stel vooraf de teams samen. Dit zorgt voor meer betrokkenheid. Dit pakte in Amsterdam goed uit. Sommige teams waren als bedrijf gekomen en de meeste teams hebben wij de samenstelling verzorgd. Maak zelf  de teamsamenstelling op basis van een LinkedIn-profiel: een goed hackathon team heeft de volgende rollen nodig:

  • conceptdenker/ idee-eigenaar
  • developers, back-end en front-end
  • designer (UX-designer/visual designer)

Eén belangrijke keuze was het van te voren samenstellen van de teams. Iedere deelnemer wist vooraf bij wie hij/zij was ingedeeld.  We hadden dit gedaan op basis van de informatie die we via LinkedIn hadden. Het resultaat was een no-show van slechts 5%. Ik denk dat dit teamgevoel vooraf hier een belangrijke rol in heeft gespeeld.

Marcel Tieman – projectleider hackahton en trekker digitaal spoor Omgevingswet gemeente Amsterdam

7. Flexibele organisatie

Stel jezelf als organisatie flexibel op gedurende het event. Je weet van tevoren niet exact wat er waar nodig is. Pas je programmering aan op de flow van de groep.

8. Maak de probleemstelling super helder

Inhoudelijk is het belangrijk om een goede probleemstelling/ uitdaging neer te zetten. Dit betekent dat deze niet voor meerdere uitleg vatbaar is. Dat er geen vakjargon in staat, dat het direct tot de verbeelding spreekt. Je wilt de probleemstelling niet te beperkt maken en ook niet te breed. Dat blijkt nog lastig, zeker bij een ingewikkeld onderwerp als de Omgevingswet. De probleemstellingen waren:

  1. Help Amsterdammers bij het digitaal zoeken en vinden van informatie over op wat wel en wat niet mag in de openbare ruimte
  2. Help Amsterdammers beter en tijdig hun belangen af te stemmen

Uit de feedback van deelnemers blijkt dat de meningen over de probleemstellingen uiteenliepen. Gemiddeld hebben we het goed gedaan, maar sommigen vonden het te breed, te limiterend, onduidelijk en anderen juist helemaal duidelijk.

9. Stel inhoudelijke experts beschikbaar

Tijdens de hackathon willen deelnemers alles weten over het probleem. Het is dus belangrijk dat er mensen aanwezig zijn die de huidige processen kunnen toelichten. Een goed expertpanel met inhouds- en ervaringsdeskundigen is dus onmisbaar tijdens een hackathon. Deelnemers willen zich inleven in de problematiek en op basis daarvan een keuze maken met welke oplossing zij aan de slag gaan.

10. Geef een duidelijk opdracht met concrete deliverables

De teams willen weten wat er van hen wordt verwacht. Moeten zij een werkend prototype opleveren of is een concept ook voldoende? Op welke manier mogen zij dan hun resultaat presenteren? Wordt dit een PowerPoint, een demo of een strakke pitch. En is er voor de pitch 1 of of 10 minuten?

Ons belangrijkste leerpunt was om eerder duidelijkheid te geven over wat de teams moesten opleveren en presenteren. We hadden niet verwacht dat er 13 pitches gegeven zouden worden en dat 10 teams ook echt een demo wilden geven. In het programma hadden we hiervoor niet zoveel tijd ingeruimd en hierdoor moesten we dus improviseren. Onze oplossing was om de teams vooraf een demo aan de jury te laten geven. Vervolgens was er ruimte op het podium voor een pitch van 2-3 minuten. Het was voor de teams beter geweest als we dit vooraf helder hadden gecommuniceerd. Dan hadden zij zich beter kunnen voorbereiden.

Nog meer tips voor organisatie hackathon

In grote lijnen waren de deelnemers en de organisatie erg tevreden. De leerpunten nemen we mee en ik hoop dat er nog vele interessante hackathons zullen volgen. In mijn voorgaande blogs over de hackathon kan je meer over de inhoud en voorbereiding lezen.

  1. Hackathon om digitale transformatie op gang te brengen
  2. Hackathon brengt slimme digitale oplossingen

En mocht je de sfeerimpressie nog niet gezien hebben, bij deze nogmaals de video: