“Kom je eens gezellig bij ons op kantoor werken?” – de voordelen van samen (apart) werken

“Op vrijdag zou ik graag op kantoor werken, maar ik ben de enige in mijn team die vrijdag werkt” en “wij zijn als team alleen op maandag en donderdag op kantoor, de andere dagen werken we thuis.” Veel mensen met een bureaubaan die hybride werken zullen dit herkennen. Je werkt in een team, maar door hybride werken ben je af en toe toch ‘alleen’ aan het werk. Alleen op de afdeling, omdat je collega’s die dag thuis werken. Alleen op kantoor, omdat je collega’s die dag naar een andere locatie zijn. Alleen thuis, omdat je nou eenmaal hebt gekozen voor specifieke thuiswerkdagen en je daar ondertussen je privé leven op hebt afgestemd.

Alleen werken kan ervoor zorgen dat je je sneller geïsoleerd voelt, minder makkelijk schakelt met collega’s en minder spontaan kennis uitwisselt. Terwijl juist samen werken – ook als je inhoudelijk aan verschillende taken bezig bent – zorgt voor verbinding, samenwerking én een hogere productiviteit. In dit blog leggen we uit welke voordelen het samen werken heeft en hoe je samen productiever aan de slag kan!

Samen werken

Vanuit interne communicatie hebben we het vaak over samenwerken; samen met collega’s aan hetzelfde project werken. Als we het hebben over samen (apart) werken betekent dat dat je tegelijkertijd met iemand werkt, zonder dat je aan dezelfde taak zit. Jij werkt aan je voorstel, de ander doet administratie. Jij maakt een planning, de ander schrijft een blog. Je bent samen aanwezig, maar inhoudelijk werk je apart. Deze vorm van samenwerken, ook als jullie beiden iets anders doen, leidt tot meer verbinding met elkaar, laagdrempelige kennisuitwisseling en hogere productiviteit.

Laten we beginnen met de open deur: samen werken is gezelliger! We zijn nou immers groepsdieren. Ons brein is gebouwd voor verbinding en ons zenuwstelsel reageert positief op sociale nabijheid. Tuurlijk zijn er ook mensen die toch echt liever alleen zijn, maar vanuit een evolutionair en sociaal perspectief is het heel logisch dat we het fijn vinden om met andere mensen te zijn. Het sociale voordeel van samenwerken is dat je je meer verbonden voelt met elkaar en makkelijker kennis uitdeelt. Je hoort dingen van elkaar, schakelt sneller als je iets opvangt dat relevant is, en stelt makkelijker een korte vraag. Geen formele meeting nodig – gewoon even: “Hoe zou jij dit aanpakken?”. Natuurlijk is de korte koffiepauze en de lunchwandeling samen ook een leuke bijkomstigheid. En ga je weer aan de slag aan je eigen werkzaamheden, dan toch ben je samen. Samen stil zijn is óók samen zijn.

De kracht van samen (apart) werken zit hem met name in de aanwezigheid van de ander. Allereerst helpt het bij het starten. De drempel om te beginnen wordt lager als iemand anders ook bezig is. Er ontstaat een vorm van lichte, gezonde accountability: je ziet elkaar werken. Geen controle, maar wel bewustzijn. Als je wel expliciet naar elkaar uitspreekt wat je gaat doen, zijn de voordelen van samen werken nog groter. Onderzoek van de American Society of Training and Development (2015) laat zien dat de productiviteit tot 65% hoger ligt als je tegen ‘iemand’ uitspreekt wat je gaat doen en maar liefst 95% hoger ligt als je regelmatige check-ins hebt met een aangewezen persoon. Zie hieronder in welke mate accountability positief effect heeft op de succes rate van je taak.

Daarnaast helpt het om in een flow te blijven. Je wordt minder snel afgeleid en stelt minder uit. Even LinkedIN openen voelt toch anders als je collega naast je gefocust zit te typen. Door de ander te zien werken motiveert het ook op dezelfde vorm van focus aan te nemen.

De voordelen van samen werken

Wanneer je samen (apart) werkt, ontdek je dat de voordelen zich op meerdere vlakken laten zien. Het gaat niet alleen om gezelligheid en verbinding, maar juist om praktische pluspunten die het werken met anderen, zelfs aan verschillende taken, zo waardevol maken. Samen afspreken dat je aan de slag gaat resulteert in:

• Sneller starten: Je blijft niet eindeloos twijfelen of uitstellen. Je spreekt samen af “oké laten we weer aan de slag gaan”.
• Langer in de focus: Een half uur werken gaat makkelijker als je samen bent. Bovendien wil je de ander niet afleiden, dus ben je minder snel geneigd om te kletsen. Als je samen een eindtijd afspreekt motiveert het om tot dat moment door te gaan.
• Accountability door de fysieke aanwezigheid van de ander: Alleen al de aanwezigheid van de andere persoon creëert meer accountability om aan de slag te gaan. De ander moduleert focusgedrag, wat jou ook motiveert om zelf te blijven werken.
• Accountability door doelen uit te spreken: Jouw doel expliciet uitspreken of zelfs een regelmatige check in kan de productiviteit verhogen.
• Makkelijk kennis delen met elkaar: Geen formele meeting. Gewoon: “Hé, heb je even?”
• Meer verbinding met elkaar: We werken weliswaar ieder aan ons eigen ding, maar toch niet alleen.
• Ruimte om elkaar te inspireren: Een zinnetje van de ander kan precies zijn wat jij nodig had.

Aan de slag met samen werken

Begin met de simpele vraag: “Kom je eens gezellig bij ons op kantoor werken?” Gewoon de open vraag stellen aan degene met wie jij graag zou willen samen werken. Belangrijk is wel om eerst met je eigen team te controleren of die optie voor hen ook werkt. Kunnen we een externe uitnodigen op kantoor, of zijn er belangrijke sessies, gevoelige overleggen of andere redenen waardoor dit niet handig is? Natuurlijk kan je zelf dan ook altijd uitwijken naar een andere locatie. Denk aan een café, in de bibliotheek, samen op je thuiswerkplek of een andere locatie die passend is, zolang je maar samen bent.

Eenmaal samen op locatie, helpt het om de samenwerktijd expliciet te maken. Concrete werkblokken zorgen ervoor dat het samen werken wel effectief blijft. Is dit een werkblok waarin we open staan voor vragen aan elkaar, of is het echt concrete focustijd? Juist ook een pauzemoment of eindtijd afspreken motiveert om tot dat moment door te gaan.

Begin eens met een blok van 60 minuten:

• Zeg bij de start wat je gaat doen
• Werk in stilte (of bespreek van tevoren je eigen kaders)
• Sluit kort af met:
  “Wat heb je gedaan?”

Niet meer, niet minder.

Lukt het niet om samen met iemand op dezelfde locatie te werken? Dan is een online ‘samenwerk’ moment ook een optie. Denk dan aan videobellen met microfoon uit. Je ziet de ander bezig, weet dat je samen in hetzelfde schuitje zit en dat je de microfoon aan kan zetten als je toch even wat wilt vragen. Het voelt misschien wat onnodig, maar het doet zóveel met je flow.

“Kom je eens gezellig bij ons op kantoor werken?”

Nu stellen we simpelweg de vraag ook aan jou. Lijkt het jou leuk om eens te proberen? Neem gerust contact op met mij (Eline)! Wij hebben altijd wat plekjes vrij op kantoor en vinden het leuk, gezellig en inspirerend om samen te werken met (oud-)collega’s, kennissen en vakgenoten. Of is er bij jou nog een plekje vrij op kantoor? Dan weet je welke vraag je kan stellen!