alle blogs

Krijg echt zicht op medewerkers via onderzoek: het Onderzoekscanvas Interne communicatie helpt

Onderzoek is belangrijk voor kwalitatief goede interne communicatie. Heb jij houvast voor het doen van onderzoek? Je vindt het vanaf nu in het nieuwe Onderzoekscanvas Interne communicatie. Het geeft een duidelijk overzicht van de vragen die je moet beantwoorden. En het helpt je ook op gang, door mogelijke antwoorden voor te stellen.

Onderzoek vormt de ruggengraat van strategische communicatie. Door inzichten van je interne doelgroepen te verzamelen en te ontwikkelen, stel je de prioriteiten scherp en maak je onderbouwde keuzes. Onderzoek van de huidige situatie helpt je dus om gerichte verbeteringen te doen. En, een fijne bijvangst: onderzoek is vaak al een interventie op zich. Je toont namelijk aan dat je luistert naar je doelgroep, waardoor zij zich gezien en gehoord voelen.

Het beste resultaat krijg je als je het canvas samen met stakeholders invult en bespreekt. Van de groepen medewerkers die communiceren tot de interne partners die nodig zijn om het onderzoek uit te voeren, van HR en ICT tot het management.

Download het onderzoekscanvas

Stappen om het Onderzoekscanvas Interne Communicatie in te vullen

1. Aanleiding en waartoe

In deze fase beschrijf je welk probleem of welke kans de aanleiding is om onderzoek te gaan doen. Denk hier bijvoorbeeld aan vernieuwing van een intranet, vraag vanuit de directie, probleem met bereik van communicatiekanalen, verandering in de organisatie of een wens om te professionaliseren.

Vervolgens kan je concreet het doel beschrijven van het onderzoek. Hiervoor krijg je een lijst aangeboden met de volgende mogelijkheden:

• Accountability, meetbaar maken inzet afdeling
• Inzicht in pijnpunten
• Kansen benutten
• Kijken hoe we het (nog) beter kunnen doen
• Keuzes maken in onze inspanningen
• Functionaliteiten voor intranet in kaart
• Contentstrategie ontwikkelen
• Anders, namelijk…

En daarbij helpt het om je doel te koppelen aan de interne communicatiestrategie. Bepaal dus aan welk interne communicatie doel je met dit onderzoek wilt aansluiten. We gebruiken hierbij de indeling van de 4 functies. Lees hier meer over de 4 functies van interne communicatie:

• Betrokkenheid vergroten
• Richten, beleid en verandering
• Faciliteren samenwerken en kennisdelen
• Faciliteren werkinformatie

2. Wat, doelgroep en hoe?

De tweede fase ga je nadenken over wat je precies te weten wil komen en welke thema’s je wilt onderzoeken. Je kunt hier kiezen uit de volgende opties:

• Algemene waardering interne communicatie
• Informatievoorziening, inclusief content
• Gebruik en waardering kanalen
• Rol van leidinggevenden in communicatie
• Mate van interactie, dialoog en betrokkenheid
• Communicatie over verandering(en)
• Samenwerken en kennisdelen
• Organisatiecultuur
• Toptaken voor intranet
• Anders, namelijk…

Vervolgens stel je de onderzoeksdoelgroep vast. Gebruik hierbij de 8 B’s als leidraad: bureaumedewerker, baliemedewerker, beleidsmedewerker, bedrijfsvoering, bazen/ teamleiders, bestuur/ directie, buitendienst en buitenstaander (degene die niet in dienst zijn, maar intern wel een belangrijke rol spelen).

Vul in wat je weet over deze doelgroepen. Doe dit zo veel als mogelijk op basis van data. Denk aan antwoorden op vragen als:

• Hoe zijn ze te bereiken?
• Hoe groot is iedere groep?
• Welke taal spreken ze en hoe taalvaardigheid zijn ze?
• Hoe enthousiast zijn ze over bijvoorbeeld interne communicatie, de verandering, deelnemen aan het onderzoek?

Zijn harde data hierover niet beschikbaar? Maak het in kaart brengen hiervan dan onderdeel van het onderzoek, voor zover je dat nodig vindt.

Vervolgens denk je na over welke methoden je gaat inzetten. Deskresearch, observatie, (online) interviews, vragenlijst, pulse survey, poll (1 vraag per keer), netwerkanalyse, luistersessies, focusgroepen en/ of statistiekenanalyse.

• Meer lezen over de verschillende onderzoeksmethodes? Klik hier

  Deskresearch naar intranet

  Is er al eerder onderzoek gedaan naar ervaring van medewerkers en hun behoefte? Pak het medewerkerstevredenheidonderzoek erbij (als dat er is) en kijk wat je al te weten kunt komen over de medewerkers. Wat staat er in de strategische plannen waar je aanknopingspunten kunt vinden? Zijn er evaluaties van communicatiemiddelen beschikbaar? Analyseer ook de HR-data om meer te weten te komen over de medewerkers.

  Bestaande statistieken

  Zijn er statistieken beschikbaar van gebruikte communicatiekanalen? Denk aan de nieuwsbrief, e-mail, intranet, gebruik van MS Teams of andere systemen. Begin met een analyse van deze informatie om in grote lijnen een beeld te krijgen van waar je tevreden en ontevreden mee bent. Welke content wordt veel gelezen en welke content wordt juist niet gelezen?

  Online vragenlijst

  Het uitzetten van een online vragenlijst onder medewerkers kan je veel inzicht opleveren. Het voordeel is dat je alle collega’s de mogelijkheid geeft om input te geven. Denk hierbij aan vragen als:

  • Welke communicatiekanalen gebruik je om je werk te doen?
  • Welke onderdelen van het huidige intranet gebruik je het meest?

  Een netwerkanalyse een specifieke vragenlijst die inzicht geeft in de informele organisatie, inclusief de bruggen en influencers / potentiële ambassadeurs.

  Observerend onderzoek op de werkplek

  Observerend onderzoek, ofwel meelopen met verschillende medewerkers, is ook een goede manier om beter begrip te krijgen van hoe medewerkers momenteel werken. Je kunt zien hoe ze omgaan met collega’s en welke rol online systemen en communicatiekanalen innemen. Als je bijvoorbeeld iemand vraagt hoe het intranet hen het beste kan helpen, is dat voor degene vaak lastig te beantwoorden. Degene is namelijk onvoldoende op de hoogte van de nieuwe mogelijkheden. Via een vragenlijst of interview krijg je dus niet alles boven water.

  Door een aantal medewerkers in verschillende functies te observeren, krijg je inzicht in waar de kansen liggen. Je loopt bij voorkeur een dag(deel) mee (digitaal of fysiek) en kijkt mee over de schouder van een gebruiker, of je bent een vlieg op de muur bij een overleg. Je let hierbij bijvoorbeeld op de volgende dingen:

  • Welke online systemen worden geraadpleegd;
  • Met welke personen/ afdelingen deze persoon regelmatig contact heeft;
  • Naar welke informatie zij zoeken;
  • Hoe vaak en op welke momenten iemand online is en welk apparaat hierbij wordt gebruikt.

  Interviews op het werk

  Het houden van interviews is een prettige manier om meningen en ervaringen van collega’s te horen. Het voordeel is dat je kunt doorvragen en meer drijfveren en redenen kunt achterhalen. Daarnaast geeft het een beeld van de organisatiecultuur en de ontwikkelingen in de organisatie. Door interviews krijg je gevoel bij wat er speelt en wat wensen en behoeften zijn.

  Denk hierbij aan vragen als:

  • Welke uitdagingen heb jij op het werk?
  • Wat motiveert jou om je werk te doen?
  • Wat zijn jouw top vijf werkzaamheden?

3. Tijd, capaciteit en budget

In deze stap is de vraag wie je nodig hebt, hoe uitgebreid je te werk gaat en wanneer je onderzoek gaat uitvoeren. Dit hangt uiteraard samen met de keuzes die je kan maken voor de methodes. Dus breng de stakeholders in kaart: wie helpen en beslissen mee? Gebruik de ringen van invloed om dit in een schema te zetten. Denk hierbij naast communicatie aan HR, IT, directie en wellicht de innovatieafdeling.

Denk ook na over hoeveel tijd je hiervoor hebt. 1 week, 3 maanden? Is het eenmalig of terugkerend? Wil je een snelle meting, of gevoel krijgen bij hoe het ervoor staat? Of moet het betrouwbaar, valide en representatief zijn?

Vervolgens bepaal je wanneer het onderzoek kan plaatsvinden. Kijk hiervoor ook naar afhankelijkheden van andere projecten of ontwikkelingen die lopen. Zijn de stakeholders beschikbaar? Loopt er een ander onderzoek, of een ontwikkeling die alle aandacht opslokt?

Is er naast tijd ook budget beschikbaar? Heb je ruimte om expertise van buiten in te schakelen, of regel je het intern? Maak duidelijk welk budgetruimte er is. Dit canvas kan ook een goede gesprekstool zijn voor de uitvraag van een offerte aan een externe.

Als je de stappen hebt gezet, heb je de randvoorwaarden (tijd, budget, planning en stakeholders) scherp.

4. Rapportage en advies

In deze fase denk je na over het eindresultaat. Het helpt overigens om bij stap 1 en 2 ook al even een doorkijkje naar deze stap te nemen. Hiermee kan je te maken keuzes aanscherpen.

• Hoe leg je resultaten vast? Opname, transcriberen, verslag, labelen, gestructureerde data…? Welke tools gebruik je?
• Op welke manier ga je resultaten analyseren? Mag en ga je AI inzetten? Welke andere tools heb je nodig?
• Welke vorm krijgt de rapportage? Bij de stakeholders heb je in kaart gebracht wie de rapportage te zien krijgen, dus wat is hetgeen zij nodig hebben? Managementsamenvatting, PPT, interactief, dashboard of persona’s?
• Zet hier ook nog even goed op een rij: wanneer en met wie bespreek je aanbevelingen en kies je prioriteiten?

Gebruik onderzoek om strategische keuzes te maken

Door het canvas te gebruiken, ga je goed onderbouwd werken aan onderzoek. Dit kan zowel klein als groot zijn.

Download het onderzoekscanvas

Wil je aan de slag met onderzoek en zoek je hierin een sparringpartner? Neem dan gerust contact op.