Stel nu je jaarplan communicatie op
Het is weer tijd om vooruit te kijken. Wat gaat 2025 ons brengen en hoe spelen we daar als afdeling interne communicatie goed op in? Veel organisaties hebben al een routine voor het opstellen van jaarplannen van stafafdelingen, maar ik kom er ook nog veel tegen die deze routine nog niet kennen. Een jaarplan helpt je om als team communicatie positie te kiezen en accountable te zijn. Dat past helemaal bij de trends van Logeion van 2025!
Het IC-canvas als basis
Een goede basis voor je jaarplan vormt het Interne Communicatie Canvas (IC-canvas). In dat canvas heb je de visie, doelen en thema’s voor interne communicatie op een rij gezet en besproken met de directie. De visie en doelen van interne communicatie zullen ook voor het komend jaar hetzelfde zijn. Andere onderdelen van het canvas, zoals de thema’s, kun je verder specificeren voor het komend jaar.
Lees hier meer over het IC-canvas
Vervolgstappen om te komen tot een jaarplan communicatie:
1. Inventarisatie bedrijfsplannen 2025
Kijk naar het bedrijfsplan voor 2015: op welke punten wordt de strategie van de organisatie bijgesteld? Wat zijn de standaard communicatiemomenten die elk jaar terugkomen (denk aan familiedagen, publicatie jaarverslagen et cetera)? Welke belangrijke bijzondere communicatiemomenten zitten er aan te komen? Welke projecten en programma’s op corporate niveau staan op de agenda? Laat ook je accountmanagers inventariseren bij je interne klanten welke grote projecten en programma’s zij op de rit hebben staan.
2. Trends en ambities Interne Communicatie
Daarnaast heeft de afdeling natuurlijk ook zelf ontwikkelingen en ambities op het terrein van interne communicatie: actuele thema’s waar communicatief op moet worden ingespeeld, update van het IC-landschap et cetera. Ook hier zijn uren aan toe te bedelen. Het helpt als er een inventarisatie is gemaakt van belangrijke ontwikkelingen in de binnen- en buitenwereld, zoals AI, genZ en collaboratief werken. En dat deze trends zijn vertaald naar de eigen visie op communicatie en de daarbij behorende kanaalstrategie.
3. Bottom-up inventarisatie
Aan de hand van het prioriteitenoverzicht kunnen medewerkers ook hun eigen planning voor het komend jaar opstellen. Reken je niet rijk, en reken niet alle beschikbare uren toe aan projecten. Geef ook aandacht aan de persoonlijke ontwikkelplannen (POP), waarbij medewerkers hun eigen leerwensen aangeven. Zo kan een match worden opgesteld tussen de vragen uit de organisatie en de beschikbaarheid van medewerkers van de afdeling Interne Communicatie.
4. Bepaal de vast/flex-ratio
Hoeveel tijd reserveer je voor werk dat nu al is voorzien voor 2015, en hoeveel capaciteit reserveer je voor onverwachte klussen. Kijk daarbij naar je ervaringen van het afgelopen jaar. In veel organisaties is 25 tot 40% van het werk anders dan verwacht. Dat is lastig, maar die factor is wel mee te nemen in je planning.
5. Prioriteren activiteiten
Vervolgens wordt gekeken welke activiteiten prioriteit hebben. Afhankelijk van de interne afspraken (wel of geen Service Level Agreements (SLA’s), bijvoorbeeld) wordt er tijd en budget beschikbaar gesteld voor de inzet van de afdeling op het gebied van IC. Die inzet wordt ook in grote lijnen in tijd uitgezet, zodat de beschikbare capaciteit slim over het jaar wordt verdeeld. Ook het type ondersteuning wordt aangegeven (senior advies, coaching, productie) en op welke punten interne klanten de communicatie zelf kunnen regelen. Bij budgetten is het goed om alert te zijn wie het budget beheerd: gaat het van het communicatiebudget af, of heeft het programma of het project eigen communicatiebudget?
6. Meetbaar maken
Niet populair, maar wel belangrijk: maak de gewenste output van het komend jaar meetbaar. Formuleer zelf waar je als afdeling op afgerekend zou willen worden. Wat meet je eens per jaar, en welke informatie wil je maandelijks bijhouden in een dashboard om bij te kunnen sturen? Het formuleren van Key Performance Indicators (KPI’s). Dat is een goede methode om scherp te krijgen waar het in het komend jaar om draait. En het helpt in je discussie met je MT. MT’s denken vaak in cijfers en spreadsheets. Als je als afdeling die cijfers zelf aanlevert, heb je een voorsprong in de discussie.
Het invullen van het jaarplan vereist helderheid over de taak- en rolopvatting van de afdeling IC. Wat voor type afdeling is het, en wat doet de afdeling wel en niet. Centraal staat hierbij de vraag: ‘Wat is de toegevoegde waarde van de afdeling interne communicatie voor de organisatie?’
Huib Koeleman
Bijlage: voorbeeld hoofdstukindeling jaarplan
In deze bijlage staat een voorbeeld van een jaarplan interne communicatie, die het IC-canvas als basis heeft.
1. Uitgangspunten:
Begin met het in kaart brengen van de huidige situatie van je organisatie en waar je naartoe wilt in een bepaalde periode. Maak gebruik van de context beschrijving uit het IC canvas
2. Doelstellingen:
Formuleer duidelijke doelstellingen voor je interne communicatie. Gebruik hierbij de doelstellingen van het canvas, aangevuld met specifieke doelen voor dat jaar. (jubilea, verhuizing, nieuw beleid regering etc)
3. De belangrijkste doelgroepen
Wat wil je bereiken met je communicatie? Denk aan zaken als betrokkenheid, motivatie en verbondenheid tussen medewerkers en afdelingen. Beschrijf de doelgroepen, Gebruik ook hier de personas uit het IC-canvas.
4. De communicatiemix:
Breng de huidige interne communicatiemix in kaart. Wat werkt goed en wat kan beter? Identificeer knelpunten en kansen voor verbetering.
- Formuleer concrete verbeteracties
- Geef aan hoeveel tijd en budget hiervoor nodig zijn
5. Vaste activiteiten
Geef aan wat de vaste activiteiten zijn die niet themagebonden zijn, zoals Nieuwsberichten op intranet, vaste nieuwsbrieven, vaste bijeenkomsten en workshops. Geef ook hoeveel tijd aan crises en onverwachte gebeurtenissen gaat worden besteed.
- Geef aan hoeveel tijd en budget die kosten
6. Planning en activiteiten bijzondere thema’s:
Maak een concrete planning voor je communicatieactiviteiten rond de grote thema’s. Welke boodschappen wil je wanneer communiceren? Denk aan mijlpalen, etc.
- Geef aan welke thema’s van het canvas het komend jaar spelen
- Geef aan hoeveel tijd en budget die kosten
6. Middelen en budget:
Welke middelen heb je nodig? Denk aan tijd, personeel, software, budget, etc. Zorg dat je voldoende middelen hebt om je plan uit te voeren. Maak een begroting waar de out-of pocket kostenzijn opgesplitst naar investering in de infrastructuur, vaste activiteiten en thema activiteiten
7. Inzet medewerkers
Geef het huidige personeelsbestand aan. Splits uit wie aan welke projecten gaat werken en hoeveel tijd deze persoon hieraan denkt kwijt te zijn. Als er extra capaciteit nodig is, geef dat dan hier aan.
8. Monitoring en evaluatie:
Hoe ga je meten of je plan succesvol is? Stel meetbare KPI’s op en evalueer regelmatig. Het sgebruik van een dashboard dat elk kwartaal wordt besporken kan hierbij helpen. Pas je plan indien nodig aan.
Bijlage: Communicatiekalender:
Stel een communicatiekalender op met alle geplande activiteiten. Dit helpt je om overzicht te houden en consistent te communiceren.
