Verstevig de relatie met ondernemingsraden, verbeter de interne communicatie

Hoe is jouw relatie als adviseur interne communicatie (IC) met de Ondernemingsraad (OR) van jouw organisatie? De kans bestaat dat die relatie beperkt is. Wat koeltjes en formeel misschien? Mogelijk weinig met elkaar te maken? De OR werkt ook onafhankelijk en zit niet per se in het kamp van het IC-team. IC is meer dichtbij het bestuur gepositioneerd en voor de OR niet direct een partner. Die afstand is jammer, want je zou ook meer samen kunnen werken en daarmee de interne communicatie verbeteren.

In het algemeen is dat in het belang van de medewerkers en in het bijzonder is samenwerking cruciaal als jouw organisatie in beweging is. Bij reorganisaties en transities kom je de OR snel tegen, maar dan als partij uit het andere kamp. Met deze blog stimuleer ik het verstevigen van de relatie, nog voor je elkaar in ingewikkelde situaties tegenkomt.

Logische partners

OR’en zijn in Nederland verplicht voor organisaties met meer dan 50 medewerkers. De OR zorgt dat die medewerkers invloed kunnen hebben op de bedrijfsvoering. De OR praat daarvoor mee over het organisatie- en personeelsbeleid. Denk bijvoorbeeld aan reorganisaties, grote investeringen, (ver)bouw of opdrachten aan externe deskundigen. Ook zet de OR zich in voor voldoende werkoverleg, goede arbeidsomstandigheden, naleving van de regels rond arbeidsvoorwaarden en arbeids- en rusttijden, diversiteit in het aannamebeleid en gelijke behandeling en beloning van werkenden. (Bron: SER 2026). De OR vertegenwoordigt de medewerkers, toetst en weegt voorgenomen besluiten in formele advies of instemmingsprocedures en is ook een kanaal voor dialoog in de organisatie over de bedrijfsvoering. Dat klinkt toch als een logische partner voor het IC-team, of niet?

Verschillende kampen

Ik denk dat er ook organisaties zijn waar de relatie goed is en OR en IC inderdaad Best Friends Forever zijn. Doorgaans kom ik het toch anders tegen. Zeker bij reorganisaties is snel sprake van verschillende kampen en krampachtige afstemming. Ook omdat advies en instemming nou eenmaal zeer formele procedures zijn, waar je niet zo makkelijk van afwijkt en waar het IC-team vaak niet direct bij betrokken wordt. Het effect is dan dat er onnodige radiostilte is omdat er gedurende de adviesperiode niet goed over de inhoud van de adviesaanvraag gecommuniceerd kan worden, of dat OR en Bestuur hun discussies via interne publicaties voeren. Dat polemiek komt in plaats van verbindende communicatie.

Verbindende communicatie

In een aantal opdrachten is het mij gelukt om juist nauw met de OR samen te werken. Ik hielp OR en Bestuur met het formuleren van hun eigen en ook gezamenlijke teksten, zorgde dat de OR al bij het formuleren van de adviesaanvraag betrokken was en kon in goed overleg afspraken maken over de interne communicatie over de adviesaanvraag en het uiteindelijke advies. De partijen hielden hun eigen pet op, maar ook bij het toelichten van verschillende standpunten kan de toon en wijze van communiceren verbindend zijn.

Vormen van samenwerking

Situaties en standpunten kunnen nogal verschillen, maar de taak van IC is in alle gevallen tot afspraken met de OR te komen. In het belang van medewerkers. Radiostilte, felle discussies over hun hoofden heen, ingewikkelde procedures en moddergooien is waar de medewerkers geen behoefte aan hebben. Je kan dat voorkomen door afspraken te maken voor wat je op zijn minst samen kunt tot aan maximale samenwerking. Ik licht een aantal mogelijke stappen toe.

1. Maak vrienden.
   Ga in overleg met de OR om elkaars doelen en manier van werken te leren kennen. Betrek de OR bij het ontwerpen van IC-beleid. Maak afspraken over de samenwerking. Wat delen we met elkaar? Wat zijn onze rollen daarbij, waar hebben we wat voor soort invloed op? Waar kunnen we elkaar mee helpen?
2. Geef support
   Help de OR met het inrichten van hun eigen IC-kanalen en -activiteiten. Maak een kalender voor medezeggenschapsmomenten. Richt een OR-site in op intranet. Help met het organiseren van goede dialogen en luistersessies.
3. Ontwerp IC voor formele procedures
   Ontwerp een gezamenlijke IC aanpak voor formele advies- of instemmingsprocedures.

• In hoeverre mag een aanvraag al direct bij het aanvragen van advies openbaar gemaakt worden?
• In hoeverre kan de OR vooraf al betrokken worden bij het formuleren van zaken als de kernboodschap of de Q&A?
• Op wat voor wijze en in welke regelmaat communiceren we tijdens de procedure?
• Welke afspraken maken we over de inhoud, afstemming en accordering van uitingen?
• Hoe instrueren we leidinggevenden over hun IC-rol en de do’s & dont’s daarbij?

Drie simpele stappen om de interne communicatie te verbeteren. Neem van mij aan dat goede samenwerking mogelijk is. En als je nog meer tips en ideeën wilt, neem dan contact met me op.