Hoe betrek je medewerkers online bij beleidsontwikkeling?
Veel organisaties zitten midden in een beleidsontwikkeling of veranderproces, maar vinden het moeilijk medewerkers te betrekken. Zeker nu vrijwel iedereen thuis werkt. Is dat echt zo lastig? In dit artikel geef ik enkele opties hoe je collega’s kunt betrekken zonder dat ze fysiek in een ruimte bij elkaar komen.
Als communicatiemensen zich even verdiepen in de (technische) hulpmiddelen kan er veel. Ik behandel drie systemen waar ik met mijn collega’s de laatste maanden goede ervaringen mee heb opgedaan: Mentimeter, Miro en Discourse. En als extraatje een mood meter. Ik sluit af met een enkele praktische tips.
Hoe zit iedereen erbij?
Meedenken over beleid duurt langer dan de standaard Zoom-teamvergadering. Bij deze wat langere online sessie is het goed om eerst te peilen hoe iedereen erbij zit. Een aanrader is dit schema uit Psychologie Magazine. Een prachtig overzicht van allerlei stemmingen. Wij hebben deze matrix op een Miro-board staan. Elke teamlid kruist met een icoontje of een avatar een (of meer) blokken aan. Een mooi begin van een gesprek hoe iedereen er bij zit.
Figuur 1: Mood Meter, Bron: Marc Brackett, Psychologie Mafazine Oktober 2020
Informeren, betrekken of meebeslissen
Het kiezen van werkvormen voor online beleidsontwikkeling begint bij de vraag wat je wil bereiken met het betrekken van medewerkers. Wil je dat de collega’s op de hoogte zijn, wil je denkkracht en ideeën van collega’s inzetten? Wil je plannen toetsen? Of zoek je alleen een speelse vorm om de Town Halls te vervangen? Eigenlijk dezelfde vragen die je zou stellen als iedereen wel beschikbaar zou zijn voor een fysieke bijeenkomst. Een goed hulpmiddel is daarbij nog steeds de participatieladder van Quirke. Hoe hoger je ambitie van betrokkenheid is, hoe meer interactie er nodig is. Als je alleen collega’s wilt informeren is een nieuwsbrief of een video met toelichting voldoende. In dit artikel ligt het accent op betrekken en committeren.
Figuur 2: de participatieladder van Quirk, vertaald naar online vormen
Mentimeter, stemmen op afstand
Mentimeter gebruikte ik al jaren als hulpmiddel bij klassieke groepssessies. Het is een fijne manier om snel en desgewenst anoniem meningen te peilen in een groep. Mentimeter heeft verschillende vormen van stemmogelijkheden. Je kunt deelnemers laten kiezen uit varianten of bijvoorbeeld bij thema’s aan laten geven hoe men scoort op een vijfpuntsschaal. Het biedt ook de mogelijkheid met een grote groep te brainstormen over beleidsontwikkeling. Het werkt heel simpel, en het scoreverloop is live op het scherm te volgen. De deelnemers hoeven niet op dezelfde tijd te stemmen, maar het is wel leuker, want je ziet dan gezamenlijk de score veranderen met het binnenkomen van de stemmen.
Figuur 3: Meerkeuzevraag Mentimeter: hoeveel tijd besteed je aan nieuw beleid.
Met enkele meerkeuzevragen is snel de stemming te meten. Deelnemers kunnen anoniem hun keuze weergeven. De moderator ziet steeds hoeveel stemmen er binnen zijn.
Figuur 4: 5-puntsschaal Mentimeter: Wat zijn obstakels bij deze verandering?
In figuur 4 staat een score van verschillende obstakels voor verandering weergegeven. Deelnemers kunnen op hun smartphone snel met een schuif hun mening geven. De score geeft niet alleen de gemiddelde resultaten weer, maar ook de afwijkingen. Die zie je aan de ‘gekleurde bergen’. Voordeel hiervan is, dat je meteen in kunt gaan op onderwerpen waar de groep duidelijk verschillende standpunten inneemt. Daarmee is het een van mijn favoriete hulpmiddelen.
Mentimeter is makkelijk, snel te gebruiken en goedkoop. Ook bij groepen die niet zo digitaal zijn werkt het goed. Het werkt het beste als de deelnemers naast de laptop voor de vergadering, ook een mobieltje beschikbaar hebben voor de Mentimeter stemsessies. Het biedt voor de moderator de optie om al je slides met Mentimeter te combineren, zodat je maar een scherm open hoeft te hebben. Wel zo overzichtelijk.
De belangrijkste opties op een rij:
- Multiple choice
- Wordcloud
- Open vragen
- 5-punts schaal
- Rangorde zetten
- Punten verdelen
Miro, online post-its plakken bij beleidsontwikkeling
Voor moderatoren die graag werken met geeltjes is er Miro. Het vraagt wat meer oefening, maar dan heb je een geweldig speelveld om online sessies te hebben met kleine en grote groepen collega’s. Een extra voordeel is, dat het niet alleen plaats- maar ook tijdonafhankelijk kan worden ingezet.
Met Miro creëer je een bord, waar je met je collega’s een discussie over beleidsontwikkeling aan kan gaan met behulp van digitale post-its. Eigenlijk kun je alles met Miro wat je anders in een zaaltje met collega’s live zou doen. Miro biedt zelf al allerlei voorbeelden van discussieborden. Van SWOT- en stakeholderanalyse tot mindmaps, flowcharts en planningen. En als het bord nog niet beschikbaar is, kun je zelf een bord ontwerpen, zoals mijn collega Michael heeft gedaan voor jobcrafting.
Figuur 5: brainstormsessie Miro over de inzet van communicatievormen
Naast het plaatsen van post-its en de mogelijkheid die vervolgens te clusteren biedt Miro ook de mogelijkheid om te stemmen op varianten, zoals bij Mentimeter, wat ik eerder behandelde. Miro vraagt van de begeleiders enige voorbereiding, maar werkt daarna prima. Het is handig om even de tijd te nemen om de werking van Miro toe te lichten en uit te proberen, maar daarna kinnen deelnemers goed met de inhoud aan de slag. Zeker als je dezelfde groep vaker bij de strategieformulering wilt betrekken is Miro de tijdsinvestering waard.
De belangrijkste opties op een rij:
- Flowchart
- SWOT-analyse
- Business model canvas
- Boston Consultancy Matrix
- Mindmap
- Planningen
- Eigen borden met eigen werkvormen
Discourse, samen beleid schrijven
Een platform dat wat minder visueel is, is Discourse. De naam zegt het al, een platform dat vooral geschikt is om online te discussiëren over tekstvoorstellen. Fijn, als je organisatie nog geen social intranet heeft. Discourse heeft functionaliteiten die recentelijk door grote sociale netwerken zijn gepopulariseerd, zoals oneindig scrollen, live updates, uitbreidende links en slepen en neerzetten van bijlagen. Ik heb met Discourse mogen werken bij het bespreken van een nieuw strategisch beleidsplan. We hebben in Discourse bij elk hoofdstuk kernvragen geformuleerd. Iedereen kon op die kernvragen reageren. Reacties varieerden van een kort eens/oneens, tot volledige tekstvoorstellen van enkele pagina’s.
Figuur 6: Overzicht van topics op een discourse pagina. je kunt op verschillende factoren sorteren, zoals aantal reacties, recente reacties (bron Discourse.org)
Gebruikers ontvangen onmiddellijk een melding wanneer een collega op hen reageert, hen citeert, hun naam noemt, hun een privébericht stuurt of links naar hun bericht stuurt. Nieuwe berichten en onderwerpen verschijnen automatisch en realtime op het scherm.
Medewerkers waren herkenbaar aan avatars of profielfoto’s. Ook biedt Discourse veel data, zo was dagelijks te zien op welke kernvragen veel werd gereageerd en waar nog wat extra aandacht nodig was. Ook konden we managers stimuleren van afdelingen die zich nog weinig in de discussie hadden bemoeid.
De inzet van Discourse vraagt vervolgens een duidelijke verantwoording wat er met alle suggesties is gedaan. Dat hebben we bij deze verandering geregeld door online feedback-sessies te organiseren. Het team dat de redactie verzorgde van de nieuwe versie van het beleidsplan, gaf in verschillende online sessies verantwoording van hun keuzes om commentaar wel of niet te verwerken. Per sessie deden 60 medewerkers uit verschillende landen mee.
De belangrijkste opties op een rij:
- Beleidsteksten in delen toegankelijk
- Discussie over stellingen
- Zichtbaar wie participeert
Beleidsontwikkeling, tips bij het gebruik van online werkvormen
Dit is een klein overzicht van beschikbare online werkvormen waar wij de laatste maanden ervaring mee hebben opgedaan. Er zijn nog veel meer werkvormen, maar wij hebben ervoor gekozen eerst deze systemen verder te leren kennen. Niet elk systeem is even gebruikersvriendelijk. Soms is er zoveel mogelijk dat je de weg kwijtraakt. Daarom enkele tips:
Weet wat je wilt bereiken
Bespreek goed wat je met de inzet van een werkvorm zou willen bereiken. Soms word je bij het voorbereiden zo enthousiast over de visuele mogelijkheden, dat je het eigenlijke doel uit het oog verliest. Het helpt door templates te ontwikkelen waarbinnen de discussie plaats kan vinden. Dat werkt niet alleen bij Miro, maar zeker ook bij open discussies zoals op Discourse of intranet. Bedenk daarbij ook wie je bij beleidsontwikkeling echt zou willen betrekken. Meer is niet altijd beter.
Test, test, test
De hulpmiddelen zijn fantastisch, maar hebben soms mogelijkheden die je op het eerste gezicht niet zag, en die sommige slimme deelnemers wel zien. Voor je het weet hebben ze je spelbord aangepast. En bij Miro wil het wel gebeuren dat deelnemers inloggen en dat je voor alle deelnemers moet betalen. Dat is niet altijd de bedoeling. Test dus de mogelijkheden en probeer zaken eerst met een kleine groep collega’s uit.
Regel hulptroepen
Het is zeker de eerste keren fijn om een collega te hebben die zorgt dat de juiste werkvormen klaarstaan. Een goede rolverdeling tussen moderator en side-kick kan zorgen voor rust en overzicht. Bij Discourse is het handig om enkele aanjagers te hebben die de discussie over thema’s modereren en stimuleren.
Soms gaat de kost voor de baat uit
Vaak biedt een betaalde versie van het systeem meer mogelijkheden. In veel gevallen de investering meer dan waard.
Ook als de coronatijd voorbij is zullen veel organisaties vaker discussies over beleidsontwikkeling voeren met deelnemers op afstand. Het is dus zeer de moeite waard om in deze werkvormen te investeren.
Huib Koeleman
