Veranderen bij gemeenten: begin bij medewerkers

Veel verandercommunicatieplannen worden vaak ‘en petit comité’ gemaakt, met programmateam, bestuur of werkgroep. Orange Otters redeneert precies omgekeerd: voor ons is de start om als eerste met medewerkers te praten. Door eerst met hen het gesprek aan te gaan stijgt de kwaliteit en het realiteitsgehalte van het plan. Dat hebben we kortgeleden voor de gemeente Haarlem gedaan: beginnen met luisteren naar medewerkers en hen vanaf het begin bij de ontwikkeling van het plan betrekken. Deze benadering leverde veel positieve energie en goede ideeën op.

Het te ontwikkelen plan was nodig om de veranderingen in het Sociaal Domein van de gemeente Haarlem te begeleiden. Die veranderingen komen er kortgezegd op neer dat zorg en hulp zoveel mogelijk vanuit het perspectief van de inwoner wordt ingevuld. Dichtbij, in de wijk. Dienstverlenend, in plaats van bureaucratisch. Kortom: ‘Terug naar de bedoeling’. De gemeente Haarlem had al vele goede stappen gezet, maar om de echte verandering in het Sociaal Domein te bereiken was meer nodig.

Focus op medewerkers

Voor het plan voor verandercommunicatie kozen we onze eigen ‘Terug naar de bedoeling’-aanpak: dat houdt in dat we zoveel mogelijk vanuit het perspectief van de medewerker redeneren. Vóór wij met ons team of met de stuurgroep een benadering konden bedenken, zijn we begonnen om de medewerkers te vragen wat zíj ervan vinden. En ook bij de volgende stappen zijn de medewerkers nadrukkelijk en intensief aan zet geweest.

Luisterssessies

De eerste stap in het proces waren luistersessies. Zie ‘luisteren is logisch’ voor de beschrijving van deze vorm. Twintig medewerkers werden voor elke sessie aselect gekozen. Verschillende vragen kwamen aan de orde. Bijvoorbeeld: Hoe ervaar jij de verandering? Wat zie je als belemmeringen of versnellers? Hoe zou jij de verandercommunicatie ingericht willen zien? Welke collega’s zie jij als voorlopers in dit veranderproces? Dergelijke sessies zijn magisch. Medewerkers waarderen de insteek. En de informatie en inzichten die het oplevert zijn erg goed te gebruiken. Over de uitkomsten van de luistersessies is geen discussie nodig. Het leverde goede aanknopingspunten om met het MT en het projectteam door te denken over het vervolg.

Bootcamp verandercommunicatie

Voor dat doordenken organiseerden we een grote bootcamp verandercommunicatie. Een zeer dynamische dag, waar we in 12 workshops en activiteiten met een groep van 60 medewerkers de bouwstenen voor het communicatieplan bedachten. De bootcamp was door de energieke vorm een goed voorbeeld hoe de interne communicatie binnen het Sociaal Domein ook kan. Ook leverde het scherp zicht op welke communicatieactiviteiten en andere veranderinterventies gewenst zijn. Een rijke oogst met waardevolle ideeën.

Co-creatie

Vervolgens hebben we alle bouwstenen besproken en samen met alle betrokken communicatiemensen in een plan gegoten. Dat plan hebben we vervolgens bij de volledige groep leidinggevenden getoetst en verder aangescherpt. We wilden een plan dat op één poster past. Daarvoor moesten we scherpe keuzes maken. Alleen die activiteiten die echt nodig zijn en in samenhang de grootste kans op effect hebben, bleven over.

Het plan is nu af. Het is een door medewerkers ontwikkeld en daarmee een gedragen plan. We hebben alle vertrouwen dat dit plan gaat helpen om de volgende veranderstappen te zetten. Veel dank aan alle betrokken medewerkers van de gemeente Haarlem!

Gemeenten veranderen

Bij alle gemeenten spelen momenteel verschillende veranderprocessen, die tegelijkertijd, over alles en iedereen heen buitelen. Het veranderen is logisch. De wereld verandert snel en grote rijksprogramma’s zoals ‘Decentralisaties zorg’, ‘Digitale agenda’ en ‘Omgevingswet’ dwingen ingrijpende veranderingen af. Het lijkt alsof daarmee een vliegwiel is aangezet. Gemeenten veranderen volop. Dat levert voor de betrokken medewerkers een hoop ‘gedoe’ op: veel veranderingen tegelijk en weinig houvast.

Ons uitgangspunt

Dat “gedoe” is voor ons dan ook het argument om voor het begeleiden van veranderingen nog steviger vanuit het perspectief van de medewerker te redeneren.

Michael Meyer