alle blogs

Print of digitaal: welke vorm van personeelsbladen werkt het beste?

Veel organisaties gebruiken een personeelsblad of magazine naast hun intranet of MS Teams. Maar welke vorm werkt het beste? In een van mijn trainingen vroeg een deelnemer of er bewijs is voor de effectiviteit van de verschillende vormen. Daarom plaatste ik begin mei een vraag over het gebruik van personeelsbladen. De deelnemers konden kiezen uit vier opties:

• Een magazine geprint op papier
• Een apart online magazine
• Geïntegreerd in intranet
• Geen magazine

Er kwamen 174 reacties binnen. Het was geen wetenschappelijk onderzoek, maar toch leuk om naar de resultaten te kijken. Wat mij het meeste verraste, was dat maar liefst 35% van de deelnemers nog een magazine op papier heeft!

Figuur 1: Hoe is het personeelsblad bij jullie geregeld? Vraag op linkedin.

Enkele leuke reacties:

Tanja Korevaar van Portbase zegt:
“Ik geloof ook sterk in het effect op de doelgroep Thuisfront bij een magazine. Een magazine maken is een feestje! En er gaat niets boven de geur van vers drukwerk! Generatie verschillen op de werkvloer zorgen wel voor andere keuzes: Generatie boek vs Generatie Podcast.”

Jacoba Frenkel van gemeente Noardeast-Fryslân meldt:
“1x per jaar, voor de start van de zomervakantie, ploft ‘ie op de deurmatten van zo’n 500 collega’s. De #WY (= wij op z’n Fries), na de fusie zo genoemd om elkaar beter te leren kennen, staat boordevol verhalen van medewerkers. Word er elk jaar weer blij van, ondanks dat de inhoud voor mij als eindredacteur geen verrassingen meer kent”

Cecile Leerkotte van Siemens Healthineers
“Naast thuisfront geloof ik ook in het verbindende effect van print op medewerkers tussen binnendienst en buitendienst wanneer die ongeveer 50/50 is.”

Onderbouwing: print wordt beter gelezen

Leuk om te weten hoe vakgenoten het doen. Maar hoe zit het met de wetenschappelijke onderbouwing?

Ja, er is bewijs dat gedrukte personeelsmagazines beter worden gelezen dan online versies. Onderzoek toont aan dat papieren magazines niet alleen meer aandacht trekken, maar ook langer worden bewaard en vaker worden herlezen. Dit verhoogt de kans dat de boodschap daadwerkelijk wordt gelezen en onthouden.

Een studie uitgevoerd door Press Gazette in 2022 bevestigt deze bevindingen. In het Verenigd Koninkrijk gaf 58% van de ondervraagden aan meer plezier te beleven aan het lezen van magazines op papier dan online. In de Verenigde Staten was dit 47%. Opvallend is dat zelfs onder jongere leeftijdsgroepen de voorkeur voor print hoger is dan voor digitale versies. Bijvoorbeeld, in de leeftijdscategorie 25-34 jaar gaf 45% de voorkeur aan print, terwijl 32% de voorkeur gaf aan online content.

Daarnaast blijkt uit onderzoek van DPG Media en Blauw Research dat aandacht een cruciale factor is voor merkherinnering, vertrouwen en affiniteit. Printmedia blijken hierin effectiever te zijn dan digitale media. Dit suggereert dat gedrukte personeelsmagazines een krachtig middel kunnen zijn om interne communicatie te versterken.

Leesgedrag van online personeelsmagazines:

• Een onderzoek van de Universiteit Twente wijst uit dat lange artikelen op intranet of in digitale magazines minder worden gelezen. Werknemers ervaren digitale media vaak als vluchtiger en minder geschikt voor diepgaande content. Daarentegen worden papieren personeelsbladen vaker bewaard en herlezen, wat bijdraagt aan een betere informatieverwerking en betrokkenheid bij de organisatie.
• MediaTest, een onderzoeksbureau gespecialiseerd in lezersonderzoek, benadrukt dat digitale personeelsmagazines vaak vluchtig worden gelezen. Hun onderzoeken tonen aan dat medewerkers digitale uitgaven minder aandachtig lezen en minder waarderen dan gedrukte versies. Dit komt onder andere doordat digitale content vaak wordt geconsumeerd tussen andere werkzaamheden door, wat de aandacht en betrokkenheid vermindert.
• Een onderzoek uitgevoerd door RenM|Matrix naar het personeelsmagazine van de RDW toonde aan dat, ondanks een hoge tevredenheidsscore van 72%, het aandeel lezers was afgenomen. De voorkeur ging uit naar een fysieke vorm boven een online variant, wat suggereert dat de digitale versie minder effectief was in het vasthouden van lezers.
• Een artikel op Frankwatching bespreekt de verschillen tussen intranet en personeelsbladen. Hoewel intranet geschikt is voor snelle updates, biedt een gedrukt personeelsblad een unieke beleving die bijdraagt aan de binding en betrokkenheid van medewerkers. Het fysieke karakter van een gedrukt blad nodigt uit tot rustiger en aandachtiger lezen.

Concrete cijfers afname lezers

Op dit moment zijn er geen algemeen beschikbare onderzoeken die een exact percentage geven van de afname in het aantal lezers bij de overgang van gedrukte naar digitale personeelsmagazines. Het leesgedrag kan sterk variëren afhankelijk van factoren zoals de organisatie, de doelgroep en de manier waarop het digitale magazine wordt gepresenteerd.

In de praktijk merken veel organisaties dat de betrokkenheid bij digitale magazines lager is dan bij gedrukte versies. Dit uit zich in kortere leestijden, minder herlezingen en een lagere herinnering van de inhoud. Echter, zonder specifieke cijfers blijft het moeilijk om een exact percentage van de afname te geven.

De milieuparadox

Papier versus digitaal: de milieuparadox

• Papier wordt vaak als minder duurzaam gezien vanwege het gebruik van bomen, water, energie en de uitstoot tijdens productie en distributie.
• Digitale media lijken milieuvriendelijker, maar hebben ook een verborgen impact, zoals:
  • Hoge energieconsumptie van datacenters.
  • Grondstoffen voor servers, smartphones, tablets.
  • CO2-uitstoot bij langdurig gebruik of opslag (cloud, streaming).
• Onderzoek van Deutsche Umwelthilfe (2021) laat zien dat de ecologische voetafdruk van digitale media vaak wordt onderschat, vooral als content veel wordt gelezen, gedeeld en opgeslagen.

Afwegingen in interne communicatie

Print	Digitaal
Eenmalige ecologische impact per exemplaar	Continue impact per download, opslag, gebruik
Vaak langer bewaard en herlezen	Vluchtig gebruik, snelle veroudering van content
Kan worden gedrukt op FSC-papier, eco-inkt	Energie-intensief gebruik van servers en devices
Distributie vergt transport	Distributie via netwerk (met CO2-uitstoot)

Conclusie: print is beter voor bereik

De keuze voor print of digitaal is niet alleen een milieukwestie, maar vraagt om een integrale afweging van bereik, effectiviteit, waardering en duurzaamheid. In sommige situaties (zoals diepere verhalen of betrokkenheidsdoelen) kan print ondanks de milieubelasting toch effectiever én duurzamer zijn, omdat medewerkers het product langer gebruiken en minder ‘wegklikken’.

Hoewel online personeelsmagazines efficiënt zijn in distributie en kosten, tonen onderzoeken aan dat ze vaak minder effectief zijn in het daadwerkelijk bereiken en betrekken van medewerkers. Gedrukte versies worden over het algemeen aandachtiger gelezen en dragen bij aan een sterkere binding met de organisatie. Voor interne communicatie die gericht is op diepgaande betrokkenheid en informatieoverdracht, blijft het gedrukte personeelsmagazine een waardevol instrument.

Voor nauwkeurige gegevens over het leesgedrag binnen jouw specifieke context, zou het uitvoeren van een lezersonderzoek binnen je organisatie of doelgroep een effectieve aanpak zijn. Dergelijke onderzoeken kunnen inzicht bieden in hoe medewerkers omgaan met digitale versus gedrukte communicatie en helpen bij het maken van weloverwogen keuzes in je interne communicatiestrategie.

Huib Koeleman