alle blogs

Microsoft Viva: Intranet ‘the next level’?

We kennen Microsoft allemaal van de bekende programma’s Word en PowerPoint. Sinds het thuiswerken door corona is Microsoft Teams sterk in opkomst. In eerste instantie om online te vergaderen, maar meer en meer om ook echt online samen te werken. Een volgende stap is Microsoft Viva, intranet 3.0 . Microsoft werkt sinds 2021 aan het samenwerkplatform Microsoft Viva, waarin verschillende communicatie- en samenwerksystemen geïntegreerd worden aangeboden. Lees bijvoorbeeld dit eerste blog over Viva. Microsoft Viva is een platform voor werknemerservaring dat communicatie, kennis, leren, bronnen en inzichten in de werkstroom samenbrengt.

Employee Experience Platform

Ze noemen het een Employee Experience Platform (EXP). Dat is duidelijk meer dan een klassiek intranet dat inzet op het beschikbaar stellen van organisatienieuws. Het biedt veel ruimte voor feedback en dialoog. Belangrijk voor communicatiemensen om te weten wat ze te bieden hebben.

Met Viva wil Microsoft een cultuur stimuleren waarin werknemers en teams overal de beste versie van zichzelf kunnen zijn. Het aanbod is steeds in ontwikkeling en zal nog verder worden aangevuld. In de huidige vorm van  Viva (eind september 2022) maken ze onderscheid in:

Informatie, dialoog en verbinding:

Viva Connections:

Is gericht op nieuws en communicatie. Het geeft snel toegang tot een standaard sharepoint intranet pagina met organisatienieuws, updates, beleidsregels en hulpmiddelen. Viva Connections is veel beter op maat te maken voor interne doelgroepen. Met widgets en  A.I. wordt gezorgd dat de juiste informatie voor de juiste doelgroep zichtbaar wordt.

• Centraal kan je aangeven wie toegang heeft tot welke informatie
• Medewerkers kunen aangeven of zij geinteresseerd zijn in bepaalde onderwerpen, die zien ze dan ook
• Door A.I. en je locatie wordt de informatie nog verder verfijnd. Als je een keer inlogt vanuit huis krijg je vijboorbeeld gen huishoudelijke mededelingen van kantoor te zien.

Viva Connections is de toegangspoort voor je digitale werkplek.

Viva Engage:

Yammer heeft voortaan Viva Engage. Een soort facebook voor medewerkers. Viva engage is het platform waar de echte online dialoog plaats kan vinden. Dat kan vaktechnisch van aard zijn, maar het biedt ook mogelijkheid om medewerkers bij de organisatie betrokken te laten voelen. Het lijkt op het oude Yammer, waar je tussen de leiding en medewerkers en met collega’s onderling informatie uitwisselt. Engage is bedoeld als een manier om op een meer informele manier met je collega’s om te gaan en ervaringen en kennis te delen. Dat kan binnen afdelingen en projectteams maar ook organisatiebreed en, niet onbelangrijk, in verschillende talen.

Je kunt bijvoorbeeld lid worden van bestaande groepen of community’s binnen de organisatie, waar je berichten vindt die betrekking hebben op heel specifieke onderwerpen van de organisatie. Er is een community voor het hele bedrijf, maar ook een community die gaat over de grote verandering, een specifiek voor de afdeling marketing, of een voor leiderschap.

Binnen Engage biedt Viva de mogelijkheid via A.I. automatische een Frequently Asked Questions lijst te ontwikkelen (FAQ). Het systeem kijkt welke vragen veel worden gesteld en doet zelf een voorstel welk antwoord daarbij zou horen. Ik heb het nog niet gezien, maar ben heel benieuwd.

Microsoft heeft binnen Viva Engage een plek ontwikkeld waar leidinggevenden informatie en nieuws kunnen delen (de Leadership Corner) en daar feedback op kunnen vragen van hun team.
Engage brengt ook de Storyline- en Stories-functies die een persoonlijke tijdlijn laten zien. Met deze feed kun je interessante verhaallijnberichten bekijken van collega’s in de hele organisatie en van mensen die je wilt volgen.

Al met al lijkt engage een mooi platform voor dialoog in de organisatie.

Afbeelding 2: Microsoft Viva Engage

Viva Amplify

Een platform wat recent is toegevoegd: hier kunnen HR, communicatie en andere partijen grootschalige campagnes over belangrijke thema’s delen. Als campagneteam kun je meteen zien hoe goed de campagne is bekeken. Voor de afdeling corporate communicati eeen interessante nieuwe optie. Het kan ook werken met pushberichten.

Inzicht

Viva Insights:

Maakt je productiviteit en tijdsbesteding zichtbaar en geeft aandacht aan je welzijn. Het laat ook zien wanneer het tijd is om een rustmoment in te bouwen. Het maakt gebruik van ‘My analytics’ en ‘workplace analytics’.

Afbeelding 3: Screenshot Microsoft Viva Insight

Viva Pulse:

Een instrument voor managers om snel een kleine poll te houden onder de collega’s. Het is geschikt voor vragen aan grote groepen.

Doelen halen

Viva Goals:

Maakt duidelijk hoe je bijdraagt aan de doelen van de organisatie. Het gebruikt ‘tracking’ om bij te houden hoever je bent met het realiseren van die doelen. Viva Goals koppelt teams aan de strategische prioriteiten van de organisatie. Het brengt de teams samen rond de missie en het doel. Het helpt duidelijkheid te verschaffen over het werk van medewerkers en hoe dat werk een impact heeft op de belangrijkste prioriteiten van het bedrijf.

Ontwikkelen en kennis delen

Viva Topics:

De grote frustratie in grote organisaties is, dat je weet dat er informatie beschikbaar is, maar je weet niet waar! In Viva Topics is kennis en expertise te vinden. Met A.I. wordt die informatie zichtbaar gemaakt die voor de gebruiker het meest interessant is.  Het is een soort interne wikipedia.

Viva Learning:

Hier kun je binnen Teams een leermanagementsysteem opzetten. Het maakt allerlei e-learning opties zichtbaar en toegankelijk. Hier is het LinkedIn Learning Hub in geïntegreerd.

Wat kan Microsoft Viva voor ons betekenen?

Op individueel niveau:

Met dit pakket wordt beter bijgehouden welke activiteiten je doet en hoe effectief die zijn. Het geeft bijvoorbeeld aan wanneer je even moet rusten. Het systeem kan de gebruiker ook concrete tips geven, zodat hij of zij herinneringen krijgt voor activiteiten en de agenda efficiënter kan inrichten. Het doet soms een beetje denken aan een smart watch, die de drager aangeeft dat het tijd is om op te staan en een wandeling te maken, of dat het tijd is om even te concentreren op de ademhaling. Om het verschil tussen werktijd en privétijd scherp te houden stimuleert het je om aan het einde van de dag je taken af te vinken en te herplannen voor de volgende dag. Het stimuleert ook om rustmomenten in te lassen.

 

Op leidinggevende niveau

De leidinggevende kan via de verschillende kanalen informatie delen met het team, en ook feedback ophalen en de echte dialoog aangaan. De leidinggevende kan ook interessante informatie uit Viva insights halen. Met datagestuurde inzichten krijgt de leidinggevende inzichten en aanbevelingen om de gezondheid en het succes van het team te verbeteren. Het systeem kan bijvoorbeeld aangeven dat de leidinggevende afgelopen week met zes van de zeven teamleden 1-op-1 contact heeft gehad, maar niet met iedereen. De manager kan ook werkinformatie zien, en of het team de doelen aan het behalen is. Dat klinkt interessant, maar het wordt nog interessant om te zien wat dat betekent voor de privacy van medewerkers. Die wordt volgens Microsoft gewaarborgd. Maar je wilt waarschijnlijk niet dat een baas je steeds op de vingers kijkt.

Op organisatieniveau

Op organisatieniveau toont met name Viva Insights hoe het gaat met de gezondheid en het succes van de groepen in de organisatie. Hierbij worden onder andere gegevens uit Outlook en Teams gebruikt.

Microsoft Viva: voorlopige conclusie

Het lijkt erop dat Microsoft gelooft in de werking van samenwerkingsplatforms. Microsoft Viva ziet er erg compleet uit en biedt naast informatie en metingen ook veel ruimte voor dialoog. Een deel van Viva is automatisch deel van je Microsoft 365 abonnement, maar voor de leuke aanvullingen zal je moeten bijbetalen.

Microsoft Viva is een uitkomst voor organisaties die hybride of all remote werken. Een deel van de componenten is nieuw, en zal nog bestaansrecht moeten bewijzen. Welke onderdelen vinden jullie kansrijk? Ik hoor graag jullie ervaringen!

Ik merk dat ik zelf nog wat huiverig ben voor al de metingen en gegevens die beschikbaar komen. Het is transparant en het biedt inzicht over je activiteiten. Bij output sturing is dat natuurlijk belangrijk. Maar het kan ook een ‘Big brother is watching you’ gevoel geven.

De implementatie zal ook veel aandacht vragen. Veel organisaties gebruiken Microsoft teams nog alleen als online vergaderplatform. De echte samenwerking komt nog niet van de grond. Ook Yammer komt niet altijd van de grond. Microsoft Viva is wel een paar stappen verder dan dat. Zitten mensen hierop te wachten? Willen ze hier tijd in steken? Als communicatiemensen zullen we die implementatie zeker de nodige aandacht moeten geven.

Huib Koeleman

 

Bronnen:

• Microsoft ‘The future of Work’
• Josh Bersin: Microsoft Announces Major Expansion Of Viva, and CEOs Need To Lighten Up.