5 manieren om interne social media in te zetten tijdens verandering

Een verandering is alleen succesvol wanneer deze omarmd wordt door alle medewerkers. Maar hoe bereik je dit? Interne social media vervullen een belangrijke rol in het ondersteunen van verandertrajecten. In deze blog bespreek ik 5 manieren hoe je interne social media in kunt zetten om verandering te stimuleren.

1. Gebruik het als tool om verandering tot stand te laten komen

Medewerkers die betrokken worden bij het gehele proces van een verandering, zijn meer bereid om verandering en innovatie te accepteren. Gelukkig zijn er steeds meer organisaties die zich realiseren dat de kennis en ervaring van hun eigen medewerkers een goudmijn is. Steeds vaker betrekken zij medewerkers direct bij de totstandkoming van een nieuwe visie, strategie, werkwijze of innovatie. Interne social media zijn hier goed voor in te zetten. Een aansprekend voorbeeld is de interne crowdfunding campagne, waarbij medewerkers via interne social media ideeën aandragen. Op die manier benutten organisaties volop de ‘employee innovation’.

IBM’s eerste interne ideeëncampagne werd een wereldwijd succes. Ze ontwikkelden een platform waarop alle medewerkers teams konden vormen en samen een idee konden voordragen. Uiteindelijk werd er door ruim 8000 teams een idee gepitcht. Vervolgens kreeg elke medewerker virtueel geld (2.000 munten) om te investeren in de ideeën. Ze mochten zelf bepalen of ze alles in één idee investeerden of hun geld verdeelden over meerdere ideeën. Uiteindelijk werden de 50 teams met de meeste investeringen uitgenodigd in het IBM Innovation Center in Austin om hun idee onder begeleiding verder uit te werken. Alle eindpresentaties aan de directie werden live uitgezonden op het online platform, om de hele organisatie betrokken te houden. Over de 50 teams werd 1 miljoen dollar verdeeld om hun ideeën echt te ontwikkelen, en de ideeën van de acht winnaars zijn ontwikkeld tot wereldwijde IBM-services. Een prachtig voorbeeld van hoe je zelfs in zo’n enorme organisatie medewerkers wereldwijd kunt betrekken bij innovatie en verandering.

 2. Betrek de hele organisatie bij de start van een verandering

Interne social media bieden talloze mogelijkheden om een verandering of nieuwe strategie met een ‘big bang’ in te luiden. Ook kun je hiermee de offline lancering van een verandering ondersteunen. Een voorbeeld van hoe we dit bij een internationale supply chain management organisatie hebben gedaan:

Tijdens de jaarlijkse managementconferentie, waar de top 100 leiders aanwezig waren, werd de nieuwe strategie gelanceerd. Deze nieuwe strategie ging elke individuele medewerker aan. We zorgden er daarom voor dat alle medewerkers gedurende de hele dag de lancering van de strategie real-time konden volgen op het interne social media platform. Door middel van korte video’s van maximaal 90 seconden kreeg iedereen een inkijkje in de conferentie. Zo plaatsten we een video van de opening van de CEO, van paneldiscussies, plaatsten we belangrijke quotes, de presentaties en ’behind the scenes’ interviews met deelnemers. Met relatief weinig mensen en middelen bereikten we zo toch dat medewerkers betrokken waren bij de lancering van de nieuwe strategie en dat ze het gevoel hadden zelf bij de conferentie aanwezig te zijn. Daarnaast gaf dit direct een duidelijk signaal aan alle medewerkers dat de organisatie een nieuwe, digitale weg was ingeslagen.

 3. Stimuleer dialoog en feedback over de verandering op grote schaal

Interne social media maken interactie op grote schaal mogelijk. Dit brengt vaak een heel andere dialoog op gang dan medewerkers gewend zijn. Het is veel makkelijker voor medewerkers om hun feedback te uiten. Als verandermanager is het eenvoudiger om snel de mening van collega’s te horen en met hen in contact te komen. Dit kan spontaan plaatsvinden, of op georganiseerde momenten zoals tijdens online feedbacksessies.

Bij de internationale supply chain management organisatie hielpen we om maandelijkse YamJams op te zetten. Dit waren online sessies op het interne social media platform Yammer om vragen te stellen of feedback te uiten over de nieuwe strategie, waar de CEO vervolgens een persoonlijke reactie op gaf. Dit stelde alle medewerkers in staat om vragen te stellen of hun mening te uiten, en het gaf de CEO de mogelijkheid om nogmaals te benadrukken wat de gedachte achter de strategie was en waarom hij er volledig achter stond dat dit de juiste koers voor de organisatie was.

 4. Zet gamification en competitie in om verandering te bevorderen

Bij veel veranderingsprocessen is de insteek dat mensen anders gaan handelen, denken of voelen. In plaats van de achterhaalde volgorde van kennis > houding > gedrag, leidt beginnen met gedrag in veel gevallen tot betere resultaten. Games en gamification helpen om nieuwe vaardigheden, gedrag of manieren van werken sneller te begrijpen, om te visualiseren waar je organisatie heen moet en hoe je daar komt of om mensen de voordelen van de nieuwe situatie zelf te laten ervaren. Je vertelt mensen niet waarom de nieuwe situatie nodig is en hoe deze eruit ziet, maar laat hen zelfstandig de voordelen van de nieuwe situatie ontdekken. Interne social media bieden talloze mogelijkheden om gamification in te zetten. Zo kun je bijvoorbeeld een quiz opzetten om op een speelse manier over de inhoud en noodzaak tot verandering te leren. Of een online game maken om met nieuwe vaardigheden of werkwijzen te oefenen. Ook kun je een spel (laten) ontwikkelen dat gewenst gedrag zichtbaar maakt doordat medewerkers online en publiekelijk hun collega’s die een voorbeeld zijn voor anderen kunnen ‘endorsen’ en belonen.

Lees ook mijn blog over de inzet van serious games en gamification bij organisatieveranderingen.

5. Deel het proces en de successen van verandering

Snelle, zichtbare en eenduidige resultaten motiveren. Om momentum te behouden en medewerkers gemotiveerd te houden, is het dus cruciaal om zo snel en zo vaak mogelijk zichtbare en eenduidige resultaten te communiceren. Interne social media maken het mogelijk om de hele organisatie direct te betrekken bij het proces en de resultaten van een verandering te laten zien. Het wordt makkelijker om transparant over het veranderproces te communiceren, bijvoorbeeld in de vorm van frequente en korte updates op het intranet. Door het proces te delen, voelen medewerkers zich meer betrokken bij de verandering. Je herinnert hen op deze wijze regelmatig aan de verandering. Door successen te delen, behoud je de steun van de enthousiastelingen, overtuig je neutrale of aarzelende medewerkers en is het lastiger voor mensen die het oneens waren met de verandering om weerstand te bieden.

Combinatie van online en offline communicatie

Online media moeten niet op zich staan. Uiteindelijk vindt de echte verandering met name offline plaats. Daar waar de face-to-face gesprekken plaatvinden. De online kant is wél zeer effectief in het ondersteunen en stimuleren van deze (offline) verandering, en biedt een wereld aan nieuwe mogelijkheden voor medewerkers én verandermanagers.

Puck Isfordink