Samenwerken bevorderen met #randomcoffee, probeer het zelf!

Is het mogelijk dat een paar euro uitgegeven aan een kopje koffie de cultuur van een hele organisatie kan veranderen? Het concept #randomcoffee van Hootsuite geeft aan van wel. Dit initiatief heeft als doel om binnen organisaties silo’s af te breken en samenwerken te bevorderen, zonder veel moeite, geld of druk.  

Uitdagingen in samenwerken binnen grote organisaties 

De relatie van een medewerker met zijn of haar collega’s, heeft een grote invloed op engagement met de organisatie. Iedereen die ervaring heeft met werken in grote organisaties weet echter dat naarmate een organisatie groeit, er steeds meer onzichtbare muren ontstaan tussen teams en afdelingen. Voordat je het weet, voelen bijvoorbeeld het verkoopteam en het technisch team aan als twee totaal verschillende ondernemingen binnen één bedrijf. Onderling contact en afstemming vermindert, er ontstaan informatiekloven en klanten krijgen een onsamenhangende ervaring. 

Naarmate je organisatie groeit, wordt het dus steeds belangrijker om informele 1-op-1 gesprekken te faciliteren. Juist die gesprekken die in kleine organisaties natuurlijk zijn. De informele relaties die hieruit ontstaan, vormen namelijk het weefsel van je organisatie en zijn vaak het meest effectief om dingen voor elkaar te krijgen. Waarom? Mensen willen van nature graag anderen helpen, maar ze zijn veel eerder geneigd om dit te doen wanneer ze de ander persoonlijk kennen. Om deze reden kunnen gefaciliteerde en informele ‘blind chats’ wonderen verrichten voor je bedrijfscultuur. 

Hootsuite’s oplossing? #randomcoffee! 

Ruim een jaar geleden begon Hootsuite (bekend van hun social media management dashboard) te experimenten met #randomcoffee. Ze waren in een aantal jaar sterk gegroeid, wat leidde tot steeds minder en moeizamer contact tussen afdelingen. Initiatiefnemer Noel Pullen zag #randomcoffee als een mogelijke manier om dit te voorkomen. Hij matchte geïnteresseerde collega’s van verschillende afdelingen voor een ‘blind chat’ om elkaar te leren kennen onder het genot van een kopje koffie. Voor de koffie betaalden de medewerkers zelf, Hootsuite speelde alleen ‘matchmaker’. 

Het initiatief werd een groot succes. Tot op heden heeft dit initiatief meer dan 2000 introducties bij Hootsuite mogelijk gemaakt, en ze zijn voorlopig nog niet klaar. Inmiddels zijn ze ook begonnen met het initiatief #randomlunch.

randomcoffee

De mail die medewerkers ontvingen om hun ‘match’ bekend te maken

De voordelen van ‘blind chats’ op kantoor 

Hootsuite benoemt een aantal positieve uitkomsten van hun #randomcoffee programma:  

  • Onderlinge relaties. Als grootste voordeel noemen mensen dat ze interessante collega’s leerden kennen en meer leerden over en begrip kregen voor het werk van andere afdelingen. 
  • Klankborden. Soms hielp het mensen ook enorm om een uitdaging of vraagstuk te bespreken met hun match. Zo vertelde Hootsuite’s CEO Ryan Holmes tijdens zijn eerste #randomcoffee dat hij al tijden op zoek was naar een niet-tijdrovende manier om regelmatig bedrijfsnieuws te delen met alle medewerkers en te vragen naar of reageren op feedback. Zijn #randomcoffee-maatje suggereerde om dit met korte video’s te doen. Hieruit ontstonden de “Weekly CEO updates”, die hij sindsdien iedere donderdag plaatst op hun social intranet en die een groot succes zijn 
  • Spontane innovatie. #randomcoffee bouwt voort op de theorie dat innovatie een sociaal – in plaats van individueel – fenomeen is. Door #randomcoffee ontstonden er al vele nieuwe ideeën die inmiddels zijn uitgewerkt tot succesvolle Hootsuite producten of diensten. 

randomcoffee

Na een #randomcoffee plaatsen deelnemers een foto op Facebook@Work, het social intranet van Hootsuite 

Probeer het zelfs ook eens 

Hootsuite besloot dat ze zo veel mogelijk mensen wilden laten profiteren van het succes van #randomcoffee. Ze ontwikkelden daarom een open en gratis #randomcoffee platform. Op dit platform kan iedere organisatie zich in een handomdraai aanmelden, waarna iedere medewerker zich individueel kan aanmelden. Hij of zij wordt dan automatisch gematcht met een collega van een andere afdeling, waarna beiden een uitnodiging ontvangen voor een (virtuele) kop koffie.  

randomcoffee

Het open en gratis randomcoffee.me platform van Hootsuite 

Tot nu toe probeerden honderden bedrijven wereldwijd dit al uit. Het enige wat Hootsuite in ruil vraagt, is dat je je ervaringen en je feedback op het platform met hen deelt. 

Voor één van onze opdrachtgevers, een internationale Fortune 300 organisatie, werken we aan de implementatie van een bedrijfsbreed cultuur veranderprogramma. Met de culturele waarde ‘Teamwork’ in het achterhoofd, probeerden ze het #randomcoffee-concept onlangs uit in een kantoor in Singapore. De feedback was overweldigend: 100% van de deelnemers gaf aan nog een keer een #randomcoffee met een ‘random colleague’ te willen doen. In de volgende ronde, nodigen ze ook collega’s van andere kantoren en zusterbedrijven uit.

Coffee o’clock! 

Medewerkers zijn vaak oprecht geïnteresseerd om hun collega’s beter te leren kennen. Het blijkt dat een eenvoudige kop koffie (geholpen door een beetje technologie en een beetje cafeïne) de juiste opening kan bieden. Het is een soort cultuurhack die bijna niets kost en direct rendement oplevert – niet alleen qua innovatie en samenwerking tussen afdelingen, maar ook op het niveau van engagement met de organisatie.

Wil je meer weten? Ik praat je graag bij, met een kop koffie, bij ons op kantoor. 

Puck Isfordink