De Omgevingswet als veranderopgave

De nieuwe Omgevingswet komt eraan. Een wet die bewoners en bedrijven in gemeenten veel ruimte biedt en veel vraagt van de wijze van werken van de gemeentelijke organisatie. Reden voor de VNG om woensdag 15 november het festival “Invoering Omgevingswet: Hoe dan?!” te organiseren. Als Orange Otters mochten we een sessie over verandercommunicatie organiseren. Met een volle groep keken we naar de invoering van de Omgevingswet vanuit de invalshoek van de veranderbrillen[1], die interessante inzichten en ideeën opleverden over de invoering van de Omgevingswet.

Veranderingen voor gemeenten

Hoewel de wet nog niet is vastgesteld, is het duidelijk dat de wet zal leiden tot een andere werkwijze van de gemeenten richting burgers en bedrijven. Er komen minder regels en burgers en bedrijven krijgen meer ruimte. Van bewaker wordt de gemeente toetser. Ook zal de gemeente ‘integraler’ moeten werken en zal men over grenzen van afdelingen heen moeten werken. Er zal ook meer sprake zijn van maatwerk voor elke vraag. Regels worden minder zwart-wit toegepast.

In onze sessie op het congres ‘Invoering Omgevingswet: Hoe dan?!’ hebben de deelnemers eerst een ‘Libelletest ingevuld.  Vervolgens hebben we samen met de deelnemers per veranderbril gekeken hoe zij deze kunnen inzetten om tot blijvende gedragsverandering te komen, met als uiteindelijke doel een successvolle invoering van de Omgevingswet.

1. Reflectie op eigen gedrag

Als je aan een medewerker vraagt of hij of zij integraal werkt en maatwerk levert, zal het antwoord vaak: “Natuurlijk, doe ik dat!” zijn. Hier spelen twee zaken een rol: de nieuwe wet bouwt voort op een ontwikkeling naar integraal werken die al eerder is ingezet. Zolang niet duidelijk wordt op welke punten een andere werkwijze wordt verwacht, is de kans klein dat een medewerker zich realiseert dat het huidige gedrag niet voldoet. Daarnaast speelt mee dat we ons eigen gedrag vaak positiever inschatten dan objectief gezien terecht is. Wat helpt?

  • Neem tijd om te reflecteren op het huidige gedrag en dit te benoemen, door het geven van feedback (mét heldere doelen) zodat je huidig gedrag precies en feitelijk inzichtelijk maakt
  • Organiseer reflectie- en luistersessies met inwoners om uit hun mond te horen hoe zij het huidige gedrag ervaren
  • Sta stil bij de wijze waarop we ons gedrag verdedigen
  • Maak meetbaar waar de organisatie nu staat en wat de gewenste score is en houd bij hoe dit zich ontwikkelt

2. Gewoonten, onze mentale ‘olifantenpaadjes’

We handelen 95% van de tijd uit gewoonte. Daar hoeft niets verkeerd aan te zijn. Als we over alles bewust na zouden denken, zouden we op een dag véél minder gedaan krijgen. Maar bij veranderingen kunnen die gewoonten ons in de weg zitten. Bij het werken volgens de nieuwe Omgevingswet is het nodig dat we elke keer bewust nadenken over ons gedrag. We zullen onszelf elke keer de vraag moeten stellen: “Is dit in de geest van de Omgevingswet?”. Alleen dan voorkomen we onze mentale ‘olifantenpaadjes’ nemen en in oud en vertrouwd gedrag vervallen.

  • Benoem welke gewoonten voortkomen uit de oude wetten en maatregelen van bestuur. Welke blijven zinvol en welke moeten we veranderen?
  • Bespreek hoe diep die gewoonten zijn ingesleten (zodat we er eigenlijk niet meer over nadenken)
  • Stel de gewetensvraag: is het oude gedrag makkelijker en aantrekkelijker dan het gewenste gedrag? Zo ja, hoe kunnen we het gewenste gedrag makkelijker, leuker en natuurlijker maken?
  • Houd elkaar alert op oud gedrag
  • Analyseer per groep welke gewoonten er zijn die we af moeten sluiten

3. Kennis van de Omgevingswet

Hier komen we op vertrouwd terrein voor interne communicatie: het overdragen van kennis. Om nieuw gedrag te kunnen vertonen, is het belangrijk te weten wat er van je wordt verwacht. Niet alleen op grote lijnen, maar ook op functieniveau. Met ruimte om kennis en ervaring te delen. Daarnaast helpt het om te weten voor welk probleem de Omgevingswet een oplossing biedt: de ‘WHY’ van de Omgevingswet.

  • Ontwikkel samen met de gebruikers het ‘verhaal’ van de Omgevingswet: waarom wordt deze ingevoerd en hoe maakt deze het werk beter (richting burger en bedrijven)?
  • Stel workshops en opleidingen beschikbaar over de Omgevingswet
  • Denk aan (online) platforms om kennis en ervaringen rond de wet te delen met collega’s binnen en buiten de gemeente; niet alleen over de letterlijke inhoud, maar ook over ‘integraal werken’ en dergelijke
  • Vertaal de wet door naar de verschillende werkzaamheden binnen de gemeente

4. De wil om te werken volgens de Omgevingswet

Je kunt allerlei randvoorwaarden creëren, maar als men het nieuwe gedrag niet wìl vertonen is het lastig om met de nieuwe wet aan de slag te gaan. Het helpt als we de vraag kunnen beantwoorden: “What’s in it for me?”. Dus ook al begint de wet bij het belang voor burgers en bedrijven waar de gemeente voor werkt, wordt de implementatie makkelijker als de betreffende ambtenaar ook persoonlijk en intrinsiek gemotiveerd is om de nieuwe Omgevingswet toe te passen. Deze intrinsieke motivatie wordt met name gestimuleerd door autonomie: het geven van verantwoordelijkheid en eigenaarschap aan de betreffende ambtenaren. Tijdens de sessie zagen de deelnemers hier de minste problemen. Blijkbaar is de wil om naar deze wet te werken zeker aanwezig.

  • Begin met de vraag: “wat maakt jouw werk leuk en interessant?”
  • Breng in beeld wat intrinsieke en extrinsieke redenen zijn om volgens deze wet te gaan werken
  • Vergroot de ‘funfactor’: maak de nieuwe wijze van werken leuk, bijvoorbeeld d.m.v. het inbrengen van competitie- of spelelementen
  • Stimuleer autonomie en eigenaarschap: laat collega’s meepraten en -beslissen over hoe de Omgevingswet ingevoerd wordt binnen de gemeente

5. Kunnen

Je wil best anders werken, je beschikt over een gezonde dosis zelfreflectie en je weet waar je informatie over de wet vindt. Dan nog gaat het niet vanzelf. Je moet ook nog de capaciteiten hebben om anders te kùnnen werken. Ten eerste zal er tijd beschikbaar moeten zijn om de nieuwe wijze van werken daadwerkelijk aan te leren. En men moet leermogelijkheden bieden die passen bij jouw leerbehoefte.

  • Geef vertrouwen aan medewerkers en geef ze het gevoel van ‘ik kan dit’
  • Weet welke leerbehoefte er bestaat bij de medewerkers
  • Stel faciliteiten beschikbaar om te leren en zorg ervoor dat de leermethoden passen bij de leerstijl van de medewerkers: de ene maakt informatie het liefst al lezend eigen, terwijl het merendeel meer leert door informatie zelf te ervaren (bijvoorbeeld in een rollenspel, spelsimulatie, ‘botsproef’ of testomgeving)
  • Zorg ervoor dat er ruimte is om uit te proberen en te reflecteren of de nieuwe werkwijze daadwerkelijk werkt
  • Bespreek multi-disciplinaire casussen en voorbeelden en zorg ervoor dat deze altijd uit de praktijk komen (dus geen fictieve voorbeelden), zodat men zich goed kan inleven

6. Steun van anderen

Als sociaal wezen kijk je om je heen hoe anderen het doen. Zeker als je iets nieuws gaat leren, ben je kwetsbaar en gevoelig voor de mening van anderen. Dan is het fijn als die anderen je daadwerkelijk steunen in je nieuwe gedrag. Dat geldt voor leidinggevenden, maar ook voor de directe collega’s. ‘Peer-pressure’ is vaak een reden voor het mislukken van vernieuwingen.

  • Geef als leidinggevende in woord (bijv. directiepraatjes) en daad (voorbeeldgedrag) ruimte en vertrouwen: aandacht doet groeien
  • Stel je als leidginggevende zichtbaar lerend op
  • Geef anderen de kans nieuw gedrag uit te proberen
  • Bespreek met collega’s hoe de nieuwe wijze van werken bevalt

7. Doorzetten

Het volgen van een cursus en het bespreken tijdens een intervisie zijn goede stappen op weg naar verandering. Toch loop je in de dagelijkse praktijk tegen zaken aan waardoor je terug gaat vallen in oud gedrag. Iedereen met goede voornemens herkent dat. Je begint enthousiast na 1 januari met drie keer sporten per week, maar na een tijdje zijn er veel redenen om die tijd toch anders te besteden. Voor je het weet ligt je sporttenue te schimmelen in je sporttas. Dit geldt ook voor een nieuwe manier van werken met de Omgevingswet. Zeker omdat er in de gemeente ook nog andere vernieuwingsprocessen spelen.

  • Wees alert op ‘communicatieve concurrentie’: welke andere veranderingen spelen nog meer en wat betekent dat voor het nieuwe gedrag van de Omgevingswet?
  • Maak zichtbaar wat je hebt bereikt, welke resultaten zijn behaald en deel succesverhalen
  • Analyseer de ‘klantreis’ van inwoners om te analyseren hoe het nog beter kan en bespreek dit samen met collega’s uit meerdere disciplines
  • Maak duidelijk dat er ruimte is om fouten te maken

Samenspel: de veranderopgave

Werken volgens de Omgevingswet komt niet vanzelf. Communicatie over de wet binnen de gemeente is een belangrijke stap, maar er is meer nodig. In samenwerking met HR en management kunnen medewerkers gesteund worden in nieuw gedrag. Dit traject kan het beste samen met de medewerkers worden opgesteld. Luisteren naar hun verwachtingen en leerwensen is daarbij een goede start. De ‘Libelletest’ [2]kan daarbij helpen. Deze 7 veranderbrillen geven dat proces verder vorm en helpen als check of je alle belangrijke dimensies meeneemt in je proces.

Huib Koeleman, Puck Isfordink

[1] Mede gebaseerd op het boek Gedragsverandering van Sander Hermsen en Reint Jan Renes.

[2] Geïnteresseerden kunnen deze test bij ons opvragen info@orangeotters.nl o.v.v. Test veranderbrillen Omgevingswet