Hoe krijg je collega’s enthousiast voor Office 365?

Met zo’n 30 miljoen gebruikers en een marktaandeel van 56%* heeft Microsoft Office 365 flink in de markt gezet. Word, Excel en PowerPoint zijn in een kantooromgeving tamelijk onmisbaar. Veel organisaties zetten Office 365 gewoon aan, zonder na te denken over de adoptie. Wij zijn vorig jaar overgestapt naar Office 365. Maar hoe haal je eruit wat erin zit?

In verschillende projecten ben ik volop bezig met Office 365 gericht op samenwerking, intranetten en onboarding en geef ik training Office 365. Office 365 biedt veel voordelen, maar het is helaas niet zo intuïtief dat gebruikers het als vanzelf snappen en goed gaan gebruiken. Dat merken wij ook als Orange Otters. Ik neem je graag mee in ons proces.

Wat is Office 365 precies?

Goed om te weten: Office 365 is veel meer dan het bekende Word, Excel en PowerPoint. Het bestaat uit een hele suite aan apps. OneDrive, SharePoint, Teams, Outlook, Word, Excel, PowerPoint vormen de bekende basis. Desgewenst kun je die basis uitbreiden met Planner (digitaal planbord voor teamtaken) en OneNote (digitale notities maken). De rest van de apps is interessant als je specifieke wensen hebt. Persoonlijk gebruik ik graag de to-do app voor mijn dagelijkse persoonlijke taken. Ook de app Delve is interessant. Het is een digitaal smoelenboek/organogram waar je onder andere ziet waar je collega’s mee bezig zijn.

Wat willen we bereiken met Office365?

De tools die wij voor de overstap gebruikten om samen te werken: Google Drive, Workplace en Workchat van Facebook (als opvolger van Whatsapp). Office 365 gebruikten we alleen voor onze E-mail. Onze wens was om minder verschillende tools in te zetten en beter overzicht te krijgen.

De overstap naar Office 365

We begonnen een jaar terug eerst met het overzetten van onze documenten van Google Drive naar SharePoint (via Teams). Daarbij hebben we de teams-chat en een kanaal ‘fun en informeel’ ingericht als plek om foto’s, video’s en gifjes te delen. OneDrive for Business is ingesteld voor de synchronisatie van alle bestanden die we ook offline op onze laptops nodig hebben.

Aandachtspunten Office 365

Als volgende stap zijn we aan de slag gegaan met Teams. Daar hebben we al veel van geleerd. Teams is het online samenwerkingsplatform van Office 365. Zoals de naam doet vermoeden is je werk gegroepeerd in teams, die je als gebruiker of organisatie zelf aanmaakt. De communicatie vindt plaats op de tijdslijn binnen kanalen die je per team kunt aanmaken. Interne mails zijn niet langer nodig, deze worden vervangen door gesprekken in Teams die in de tijdslijn verschijnen. Teams geeft je dus één plek om alle documenten te delen en hierover te communiceren. Daarbij kan je in de tijdslijn van een kanaal ook direct een online teammeeting starten, dan heb je ook Skype intern niet langer nodig. Verder is er een chat-functionaliteit en kan je ieder team op maat maken door het koppelen van andere Office 365, zoals een digitaal planbord (via Planner App) of notitieblok (via OneNote) of externe apps, zoals facebook of Trello (handige planningstool). Microsoft probeert alle Office 365 apps zo goed mogelijk te integreren.

Onze ervaring is dat Office 365 niet zo intuïtief is. De vormgeving spreekt niet voor zich. Ik denk nog regelmatig aan het boek: Don’t make me think (Steve Krug 2005), dat gaat over gebruiksvriendelijke interfaces. Mijn collega Huib heeft een sterk oog voor gebruiksvriendelijke vormgeving en merkt het direct als de gebruikerservaring niet vanzelfsprekend is. Het vinden van een veld om een nieuw bericht te typen is bijvoorbeeld onopvallend en staat helemaal onderaan. Je moet regelmatig nog teveel nadenken. Het zou geen gek idee zijn als Microsoft de vormgevers van Apple zou inhuren.

Een ander aandachtspunt is de grote keuze van programma’s en manieren om ermee te werken. Er is niet één ideale route. Je moet het echt ontdekken en niet iedereen vindt dat ontdekken zo leuk als ik. Het is niet altijd even logisch. Je verwacht dat knoppen op dezelfde plekken zitten bij de verschillende apps van dezelfde familie, maar dit is niet zo en ook de consistentie in naamgeving van knoppen loopt niet synchroon. Daar zijn echt nog stappen te zetten voor Microsoft.

Voordelen van Office 365

Toch zijn we van mening dat de voordelen opwegen tegen de nadelen. Word, Excel en PowerPoint is de zakelijke standaard. Je hoeft niet zoals bij Google Docs of Apple, je bestanden om te zetten om met klanten of collega’s te communiceren. Het real-time samenwerken in documenten is echt goed geregeld. Je kan op alle apparaten werken, PC, laptop, mobiel of tablet. Zowel met als zonder internet kan je bij je bestanden door gebruik te maken van de OneDrive. Door automatisch versiebeheer in SharePoint hoef je ook niet te zoeken naar de laatste juiste versie. In het onderstaande schema vind je de belangrijkste voordelen op een rij.

Overzicht voordelen office 365 via Orange Otters

Wat vinden we nu van Office 365?

SharePoint is ideaal voor document management. In combinatie met OneDrive for Business hebben we altijd onze documenten bij de hand. Scheelt veel e-mails en gezoek naar de juiste versie. We sturen elkaar sporadisch een e-mail.

Teams is het startpunt voor onze communicatie en werkt goed voor het afstemmen van verschillende onderwerpen. Een goede uitleg van Teams met ruimte voor oefeningen neemt al snel 1,5 uur in beslag. Vervolgens begint het eigenlijke toepassen pas echt. Je gaat het gebruiken en dan met elkaar bespreken wat het betekent voor de manier van werken. Zo hebben wij na enige tijd nieuwe afspraken gemaakt over een voor ons werkbare structuur. De oude was na een jaar toch onduidelijk geworden. Die was organisch gegroeid en niet gebaseerd op onze onderwerpen van overleg. Het is dus slim om de structuur regelmatig bij te stellen.

Chat/ fun kanaal in Teams. Office 365 is goed voor online samenwerking en moeizaam in social. Voorheen gebruikten we Workplace van facebook, wat goed beviel. Maar we willen zo min mogelijk verschillende dingen gebruiken. Het gebruik van Workplace hebben we dus geparkeerd. In de praktijk merken we echter dat we nu veel minder geneigd zijn om dingen te delen van een minder formeel karakter. We missen de souplesse en ‘lekkerheid’ van Workplace.

Samenvattend zijn we tevreden over onze keuze voor Office 365 voor echte werkdingen. Met Teams als startpunt hebben we beter overzicht. Samenwerken is makkelijker: we werken beter samen, hebben toegang tot elkaars werk, leren van elkaar, en kunnen snel feedback geven en krijgen en er is geen gedoe met versiebeheer. Het kennisdelen gaat ook goed in de kanalen. Zoals gezegd is het sociale nog even zoeken.

Klaar voor een overstap naar Office 365?

Wij zijn een kleine organisatie . Daarmee is de overstap overzichtelijk. Als je organisatie groter is zal je echt aandacht willen besteden aan adoptie: maak hier een adoptieplan voor. Een paar punten van aandacht.

  • Zorg voor een aantrekkelijk doel wat aansluit bij de organisatiedoelstelling en gebruikerswensen. Vertaal dit naar What’s in it for them.
  • Organiseer voldoende training met aandacht voor het waarom, wat office365 is en hoe het werkt.
  • Echt oefenen is de enige manier om het te leren.
  • Bied dichtbij hulp op het moment dat het nodig is.

Commitment voor de keuze van de tool is belangrijk voor succesvol gebruik. Werk je in teamverband? Spreek dan met elkaar af om Teams in te zetten en check of iedereen ermee instemt. Voer het gesprek over samenwerking en het structureren van documenten en conversaties. Stuur op een leuke manier bij als de gebruikers het nog niet helemaal volgens de nieuwe manier doen. Spreek je waardering uit daar waar het goed gaat.

Ben jij betrokken bij de overgang naar Office 365 en wil je collega’s meenemen? Wij delen graag onze kennis. Wellicht is de cursus communicatie bij adoptie van digitalisering die ik samen met Huib geef interessant voor je.

Roosmarijn Busch

 

*Bron Emerce en Bitglass. Volgens onderzoek van Bitglass maakt 81 procent van de organisaties wereldwijd ondertussen gebruik van Microsoft Office 365 of Google G Suite. Daarbij komt Microsoft als overduidelijke winnaar naar voren met 56% marktaandeel.