Dramatische workshop levert 9 tips op voor interactieve workshop

Wat te doen als je in een workshop van 2 uur belandt waarbij de workshopleider absoluut niet weet wat hij aan het doen is? Dit overkwam mij afgelopen week op de Transform Your Business conferentie in Berlijn. Mijn keuze was heel Nederlands, wellicht wat ongewoon en deel ik in deze blog, gewoon omdat ik het kwijt wil. Wat zou jij doen in deze situatie? Ik eindig met 9 tips voor een interactieve workshop.

Ongemakkelijke stiltes en nerveuze workshopleider

Stel je voor je hebt je tijdens een internationale conferentie ingeschreven voor een workshop ‘8 roles for digital leadership’. Je loopt de zaal binnen en vol verwachting kijk je om je heen. Niet echt een workshop-opstelling met 300 stoelen in theater-opstelling (allemaal rechte rijen). Er druppelen 12 mensen binnen. De workshopleider rommelt met de techniek en heeft al rode blosjes op zijn wangen. Natuurlijk verspreidt iedereen zich over de 300 stoelen waardoor de ruimte nog groter voelt. De workshopleider steekt direct van wal met een digitale keuzetest op het scherm. Hoe is het leiderschap in jouw organisatie? Krijg je alle ruimte om te doen wat je wilt? En nog een aantal in deze categorie. Niet alle 12 mensen doen mee en er verschijnen ook steeds minder antwoorden. De sfeer is ongemakkelijk, maar de workshopleider gaat onbewogen door.

Ik was op de voorste rij gaan zitten en stiekem weglopen was dus geen optie. Ik voelde ook een soort verantwoordelijkheid richting de groep. Na een 15 minuten dubben (of langer dat weet ik niet precies meer), zei ik dat ik me wat ongemakkelijk voelde. Ik heb de workshopleider/groep gevraagd of we iets dichterbij elkaar konden gaan zitten. Wel zo prettig voor de interactie. De deelnemers schoven naar de eerste twee rijen. Ik had stille hoop dat de workshopleider dit moment zou aanpakken om een halve cirkel te maken, maar helaas. Aangezien de rijen breed en recht waren en je echt je best moest doen elkaar te zien, veranderde er niet veel. We gingen dus gewoon door. Of eigenlijk meer, hij ging door. Ik zei tegen mezelf ‘laat het los en maak er iets van’.

Geen flow en moeizame interactie

We kregen ineens een opdracht om op een opdrachtvel de grootste uitdaging van het leiderschap van nu op te schrijven en welke eigenschappen dit vraagt voor het leiderschap. Een interessant vraagstuk op zich, maar met tegenzin en verwarring – want welke organisatie moest ik als adviseur me voorstellen? Onze eigen organisatie van 5 of een van mijn klanten? En wat was überhaupt de opzet van de workshop? – heb ik de opdracht in gedachten gedaan. Daarna mocht je het met je buurman of buurvrouw 5 of 10, nee 7 minuten discussiëren over wat hij/ zij had opgeschreven. Dan kan je natuurlijk geen nee zeggen en het is interessant om van een ander te horen wat hij doet en welke vraagstukken leven. We hadden een leuk gesprek. Vervolgens vroeg hij naar de terugkoppeling. Na een ongemakkelijke stilte kwam er wat terug en we bleven lang op dit voorbeeld hangen. Maar echte interactie kwam er niet. Hij voegde niets toe en maakte niet duidelijk wat hij wilde duidelijk maken met de opdracht.

Dooddoeners en geen geduld meer

Hij ging weer door met zijn PowerPoint slides. De ontwikkelingen gaan snel, sneller dan voorheen, bitcoin komt voorbij en nog wat dooddoeners. Er zitten geen amateurs in de zaal, maar mensen die eerder vooroplopen. Mijn geduld was nu al een uur op. Ik dacht ‘nog een uur is wel lang, kostbare tijd, er waren ook andere workshops. Zelfs het rondfietsen en Berlijn ontdekken leek me een veel leerzamere optie.’ Wat te doen? Het stilletjes ondergaan? Iets anders gaan doen? (ondertussen zat de helft van de groep op hun mobiel te pielen en vervelend om zich heen te kijken. Een ander was wel stiekem weggelopen.

De interventie: provoceren of bij je gevoel blijven

Ik dacht aan een van de onderwerpen de dag daarvoor: provocatie? Dat is niet echt mijn stijl geloof ik. Bij mijn gevoel blijven leek me beter en we zaten bij een workshop over leiderschap, dus ik dacht ‘laat ik mijn mond nog maar een keer opendoen, want zo gaat het in ieder geval niet goedkomen’. Ik onderbrak de workshopleider die nog met zijn slides bezig was: sorry dat ik het zeg maar ik voel me ongemakkelijk. Ik heb twee opties: weglopen of er moet iets veranderen. Als ik de enige ben dan ga ik gewoon en anders is er wellicht een idee om meer interactie te doen en duidelijkheid te geven waar dit heengaat?’ Ik weet eerlijk gezegd niet meer precies wat de workshopleider deed. De groep was denk ik wat overdonderd, maar gelukkig kreeg ik wel steun. ‘Het is nogal onduidelijk wat je wilt doen. We zitten in een workshop en dit lijkt geen workshop’. Oké goed punt zei de workshopleider en hij trachtte uit te leggen wat zijn opzet was: eerst wat prikkelen en reacties vragen, dan hun theorie delen en daarna discussie. Willen jullie theorie horen? Deel zei ja, dus hij versnelde de slides en ging door. Iedereen was eigenlijk in afwachting van het gespreksmoment. Opeens was er een vraag aan de groep en een opdracht. Dat was geen goede opdracht. Kwam uit de lucht vallen en we hadden geen case. Iemand stelde voor: laten we een van ons als voorbeeld nemen en het daar over hebben. Dat leverde een half uur voor het einde van de workshop nog een interessant gesprek op. Er zaten namelijk interessante deelnemers in de groep die echt iets te melden hadden. De workshopleider zei niets meer en samen met enkele andere mondige deelnemers hebben we er het beste van gemaakt. De enige rol van de workshopleider was, na een teken, te zeggen dat het was afgelopen.

9 tips voor een interactieve workshop

Waar ging het mis? Dat hoef ik denk ik niet te herhalen. Wat kan je doen als workshopleider om dit te vermijden? Dit levert voor mij de volgende 9 tips op bij het leiden van een interactieve workshop.

  1. Zorg voor een goede opstelling en pas het aan op het aantal deelnemers. Als je interactie wilt dan helpt het als mensen elkaar zien. Een halve cirkel was hier ideaal geweest.
  2. Bij een workshop van 2 uur is het goed om te vertellen wat je gaat doen, zodat de verwachting helder is en dat geeft je ook de kans om te vragen of dit aansluit. Dit is wellicht typisch Nederlands, maar het helpt om verwarring te voorkomen.
  3. Weet wie je voor je hebt en welke vragen er leven in de groep en besteed hier aandacht aan. Dit kan met een voorstelronde en bij veel mensen kan je ook vragen: wie werkt er als HR, marketing, IT etc? En een paar mensen uitkiezen die hun verwachting deelt.
  4. Als je techniek gebruikt, zoals een digitale tool waarmee je het publiek laat stemmen, geef dan duidelijke instructies en even de tijd om het werkend te krijgen. Kies in ieder geval een goede tool (bijv kahoot, mentimeter) die responsive is. Deze gekozen variant was niet goed leesbaar op de mobiel.
  5. Reflectie met de groep op de antwoorden die gegeven worden is belangrijk. Vraag aan het publiek waarom ze gekozen hebben voor een bepaald antwoord. Dan krijg je mensen alert en hoor je ook wat er echt speelt en kan je daarop inspelen.
  6. Zorg dat je boven de materie staat. De inhoud was niet goed onderbouwd en dat maakt een betoog niet geloofwaardig. Bij een kritisch publiek val je door de mand.
  7. Wees flexibel in de opzet van je programma. Een goede voorbereiding met een strak tijdschema is belangrijk. De kunst is om het vervolgens los te laten en in te spelen op de behoeftes van het publiek.
  8. Als je een opdracht aan deelnemers geeft zorg dat dan dit echt duidelijk is. En dat betekent dat je er echt over moet nadenken en misschien vooraf even testen of het gaat werken. In dit geval had het bij de laatste opdracht veel beter gewerkt als de workshopleider een case had gepresenteerd, of een case uit de zaal had genomen om de denkkracht van de groep daarop los te laten.
  9. Heb plezier! Zorg voor een goede sfeer door aandacht te besteden aan mensen en de onderliggende behoeften en neem niet alles te serieus.

Interventie geslaagd?

Of mijn interventie de workshop heeft gered? Een beetje. Achteraf kreeg ik van twee mensen complimenten of een bedankje dat ik had ingegrepen. Gaf het me een goed gevoel? Dubbel. Ik vroeg me af of ik niet te veel leiderschap had getoond en dus als te brutaal overkwam. Ik voelde me opgelaten. Ik was tenslotte te gast in Duitsland en kom dan met mijn directe Nederlandse stijl aanwalsen. Kon ik dat wel maken? Achteraf ben ik naar de workshopleider toegegaan om mijn verontschuldiging aan te bieden. Hij vond dat niet nodig en was eigenlijk blij met mijn interventie (althans dat zei hij). Na hem gevraagd te hebben heb ik een aantal van bovenstaande tips met hem gedeeld. Ik hoop dat hij ze ter harte neemt.

Wat zou jij doen in zo’n situatie? Het stilletjes ondergaan? Provoceren? Of een andere interventie doen?