6 succesfactoren bij adoptie van sociaal intranet

S@m is het sociaal intranet van 14 basisscholen in Alkmaar en Bergen. Enkele jaren na de start zei een van de ambassadeurs: “We hebben de weerstand overwonnen en kunnen nu niet meer zonder”. Eigenlijk voelde ik me trots en merkte ik dat de kanteling heeft plaatsgevonden. De adoptie is niet vanzelf gegaan. We hebben er hard aan gewerkt en de nodige hobbels overwonnen. Misschien is de belangrijkste les dat verandering echt tijd nodig heeft. Daarnaast zijn er factoren te noemen die tot het succes van intranet hebben geleid. In dit blog deel ik 6 succesfactoren voor de adoptie van sociaal intranet.

Hoe konden wij als projectteam en als ‘vrienden van S@m’ (de ambassadeurs) deze verandering voor elkaar krijgen? De enthousiaste leerkrachten waren een belangrijke succesfactor. En het lef van het schoolbestuur om hierin te investeren, open te staan voor innovatie en ruimte te geven om het te laten ontwikkelen. Ik vat het graag samen in onderstaande zes punten. Houd hier rekening mee bij de introductie van een nieuw digitaal platform.

1. Wat je aandacht geeft groeit: Laat het goede gedrag en goede voorbeelden zien.
2. Luister naar tegenargumenten, maar maak het niet groter.
3. Geef mensen de ruimte om te kiezen of, en zo ja, hoe ze het gebruiken.
4. Benoem welk concreet gedrag je waar verwacht.
5. Blijf dichtbij het primaire proces: zoek aansluiting bij het werk dat gedaan moet worden en laat daar de nieuwe manier zien. Geef uitleg en bied hulp dichtbij (ook informeel op de school of werkvloer).
6. Houd vol en herhaal. Blijf ook na een jaar communiceren en heb geduld, want verandering kost tijd.

1. Wat je aandacht geeft groeit

Met de introductie van een social intranet vroegen we van de leerkrachten en schooldirecteuren om op een andere manier te werken en communiceren, om digitaler te gaan werken. Een natuurlijke reactie bij verandering is weerstand. Daarbij was ons uitgangspunt om vooral aandacht te geven aan degenen die wel wilden en aan de goede voorbeelden door ontstonden. Want wat je aandacht geeft groeit.

2.Luister

We hebben verschillende meningen onderdeel van het projectteam laten zijn. De schooldirecteur die verantwoordelijk werd voor het project was namelijk iemand met de nodige reserves. Niet zo digitaal en nog niet zo overtuigd van het nut. Dit zagen we wel als een kans. Als hij enthousiast werd dan was dat ons eerste succes waarop we op konden voortbouwen. En dat heeft gewerkt. Hij werd een ware ambassadeur. We hebben voorbeelden laten zien van hoe andere organisaties het deden en vertaalden dit naar SaKS. We inventariseerden bestaande uitdagingen en droegen oplossingen aan binnen S@m. Daarnaast gaven we 1-1 aandacht via knoppentraining en gesprekken over het dagelijkse werk. Ook zag hij het enthousiasme van andere leden uit het projectteam.

Continue de voelsprieten openhouden en luisteren hielp ons. De eerste reactie klonk ongeveer zo: alweer iets nieuws, ik heb het al zo druk, dit is echt geen prioriteit, van mij hoeft het niet, ik zie geen noodzaak, bijna niemand om mij heen doet het, hoge werkdruk, ik vind het eng, ik kan het niet, het gaat al goed zonder. Het luisteren leverde begrip op en hielp om interventies te bedenken.

3. Geef ruimte 

In het begin kozen we voor de strategie om enthousiastelingen een account te geven. Dus alleen mensen die echt wilden, verkenden en profiteerden van de mogelijkheden. Na ongeveer een half jaar prikten we een datum waarop iedereen een account kreeg. Hiermee begon het echte werk want hoe kregen we de meerderheid mee? En wat doe je met achterblijvers? Lees hiervoor ook het blog van Huib Koeleman “Van kopgroep naar peleton, hoe betrek je de late-majority?”.

Na langere tijd heeft het platform een duidelijke interne communicatiefunctie gekregen. Er is een duidelijke verschuiving gaande van nice-to-have naar need-to-know. Leuk is het gelukkig nog steeds, maar zoals een ambassadeur zei: “als je nu niet regelmatig op S@m kijkt dan zit je in het teamoverleg met je mond vol tanden”.

4. Maak gedrag concreet 

Als je nadenkt over wat de verandering eigenlijk betekent in concreet gedrag kom je ook dichterbij de oplossing. Denk na over op welk moment het bedrag moet plaatsvinden, wie erbij betrokken zijn en begrijp de bestaande olifantenpaadjes die mensen al jaren bewandelen. Gewenst gedrag bij S@m is bijvoorbeeld een vraag (durven) stellen aan alle collega’s binnen de organisatie op het digitale platform, regelmatig de nieuwsberichten lezen, voordat je een e-mail verstuurt nadenken of het niet beter op S@m past en daar een bericht in een groep plaatsen, van je papieren agenda naar een digitale agenda gaan, online samenwerken met een projectteam, externen uitnodigen in een groep en daarmee samenwerken.

5. Blijf dichtbij het primaire proces

Ik heb veel gesprekken met schooldirecteuren en teamleiders gehad over hoe ze de interne communicatie deden. Vaak via e-mail. Ik kon met concrete voorbeelden laten zien hoe dat op het social intranet makkelijker en efficiënter kon. Zo was het niet een nieuw extra ding, maar een vervanging van een andere manier. De teamleiders en directie meenemen heeft geholpen. S@m is voor veel schoolteams nu het intern communicatiemiddel geworden.

6. Houd vol en herhaal

Zijn we nu klaar? Nee, het blijft een proces van leren om samen het beste uit elkaar en het social intranet te halen. Des te meer reden om vol te houden en te blijven herhalen. Laten de goede voorbeelden de rest inspireren, zodat het straks voor iedereen een normale manier van werken is geworden.

Wil je meer weten over gedragsverandering en hoe je daar met interne communicatie aan kan bijdragen? Bekijk onze agenda voor cursussen en lezingen.