10 tips voor bottom-up innovatie

Over de invloed van bottom-up innovatie op medewerker engagement bij Vattenfall

‘Ik deed mee aan een innovatiewedstrijd om een betere wereld te maken. De wereld mooier te maken. Dan zie ik de reflectie op de gezichten van de mensen die allemaal lachen en  dat is het mooiste wat er is’
aldus Paul Poulissen, Proposition Marketeer op de dag van zijn productlancering bij Vattenfall (voorheen NUON).

Jaarlijkse innovatiewedstrijd

In 2015 is een groepje enthousiastelingen gestart met een innovatiewedstrijd: collega’s werden opgeroepen hun ideeën te delen, verder te ontwikkelen, te pitchen aan een vakjury en uiteindelijk te implementeren. Het initiatief is inmiddels uitgegroeid tot een jaarlijkse wedstrijd dat naast Vattenfall Nederland ook in Duitsland en Zweden wordt gehouden. Alleen al in Nederland zijn de eerste vier jaar van alle ideeën die gepitcht zijn tijdens de finales zes ideeën geïmplementeerd. En het ziet er naar uit dat daar komend jaar nog eens twee bijkomen.

Naast de jaarlijkse wedstrijd hebben we, naar voorbeeld van de Adobe Kickbox, een nieuw concept ontwikkeld waarmee we collega’s in staat stellen áltijd te innoveren, onafhankelijk van de jaarlijkse wedstrijd. Dat wordt nu getest.

Bottom-up innovatie & medewerker engagement

In mijn werk word ik gedreven door medewerker engagement. Hier is sprake van als medewerkers zich betrokken en verbonden voelen met hun werkgever en collega’s, als ze enthousiast zijn over hun werk en graag over hun werk vertellen. Het effect van hoge engagement is een lager ziekteverzuim, minder verloop, hogere productiviteit en kwaliteit van werken, veiliger (minder ongevallen) en meer betrokkenheid bij klanten (Koeleman, 2018).

Ik houd van bottom-up innovatie, omdat ik heb ervaren dat het een enorme invloed kan hebben op medewerker engagement:

Mijn collega’s van het bottom-up innovatie team zijn vastbesloten een positief disruptieve beweging in gang te zetten en te houden, waarbij ze collega’s uit de hele organisatie uitdagen om met nieuwe bril naar de realiteit en de uitdagingen van ons energielandschap te kijken. Afgelopen jaar is met veel passie en in eigentijd gebikkeld.

Deelnemers van de wedstrijd: zij zijn trots en gemotiveerd wanneer zij de ruimte krijgen om hun ideeën te ontwikkelen. Ik ben collega’s tegengekomen die proactief hun ideeën zijn gaan delen via sociale media, die tijdens lunchpauzes directeuren gingen uitdagen om in hun idee te investeren, die samen met een zelf gevormd team nawerktijd zich in een ruimte opsloten om aan het idee te werken en die de straat op gingen om hun idee te toetsen bij potentiële klanten.

Andere collega’s: velen hebben meegedacht met op het sociale intranet gedeelde ideeën. Andere collega’s zijn deelnemers actief gaan helpen om hun idee te ontwikkelen, bijvoorbeeld inde rol van inhoudelijk expert. Weer anderen zijn workshops gaan bieden aan de deelnemers om hen te steunen in hun proces.

Is er dan alleen maar goed nieuws? Natuurlijk niet! Ik heb ervaren dat bottom-up innovatie ook een negatieve effecten kan hebben. Zo heb ik enkele jaren geleden iemand in mijn team gehad die meedeed aan een innovatiewedstrijden zich afgewezen voelde toen hij niet door de finale kwam en daar geen goede uitleg bij kreeg. En dit jaar heb ik gezien dat één van de deelnemers, voorafgaand aan de finale, gedemotiveerd raakte toen zij in de wandelgangen had gehoord dat de afdeling waar haar idee zou passen niet enthousiast was.

De belangrijkste lessen die ik heb geleerd heb ik vertaald in 10 tips om medewerker engagement te borgen bij bottom-up innovatie.

Engagement & bottom-up innovatie: 10 tips

  1. Start gewoon.Zonder start ook geen invloed op medewerker engagement.Organiseer je met een collega of 5 en start een eerste initiatief, bijvoorbeeld een innovatiewedstrijd op afdeling- of business unit niveau. Wees Agile/ bouw steeds verder uit.
  2. Formuleer een visie. Hiermee blijf je gefocust en heb je een basis om helder te communiceren naar je collega’s/ potentiële deelnemers. Deelnemers zullen beter begrijpen waar ze aan toe zijn. Toets af en toe met elkaar of het nog klopt en of je op de juiste weg zit.
  3. Vraag commitment van bovenaf. Zorg voor draagvlak voor je bottom-up innovatie initiatief bij de executives van je organisatie. Zij kunnen wegen vrij maken, voor (evenementen)budget zorgen en je initiatief intern verkopen. Bovendien zullen deelnemers zich meer gesteund voelen en is kans op implementatie van hun ideeën groter.
  4. Wees inclusief. Iedereen met een idee is de moeite waard! Laat hen dat voelen.Een diversiteit aan deelnemers resulteert in een diversiteit aan ideeën en dat is enorm waardevol.
  5. Initiatiefnemer blijft in de lead. Zorg dat de collega met een innovatief idee zelf in de lead blijft. Daarmee borg je de intrinsieke motivatie en kan je kleine stapjes zetten naar een innovatieve cultuur.
  6. Bied support. Zorg dat deelnemers niet verdwalen of verdrinken. Wij doen dat door deelnemers opdrachten en workshops te bieden en door hen te koppelen aaneen inhoudelijk expert.
  7. Betrek de business. Wij doen dat bijvoorbeeld met de ‘Next Board’. Een clubrepresentanten uit de business die de ideeën volgen, lijntjes leggen met afdelingen waar het idee ontwikkeld kan worden en in gesprek gaan met deelnemers om ideeën verder uit te diepen. Ook stimuleren we deelnemers om (online) hun idee te delen met collega’s. Het effect is dat deelnemers gaan voelen dat er draagvlak is en dat werkt super stimulerend.
  8. Kom je belofte na. Heel belangrijk dat een winnend idee gesteund én geïmplementeerd wordt. Wij werken daaraan door voorafgaand aan de finale onze finalisten te koppelen aan potentiële sponsors die het mandaat hebben om de innovatie praktisch en financieel mogelijk te maken. Na de finale faciliteren we follow-up meetings met sponsor en winnaar(s).
  9. Bied nazorg. Het kan heel pijnlijk zijn als je hard aan een idee hebt gewerkt en als er geen draagvlak in de business blijkt. Support oud-deelnemers hierin. Zij zijn ambassadeur van het initiatief.Bovendien weten wij inmiddels uit ervaring dat ideeën soms rijping nodig hebben, om in een later stadium alsnog geïmplementeerd te worden. Wat helpt is goed onderbouwen waarom niet op een idee wordt doorgepakt. Wij deden dat door de jury een scorecard te geven met een aantal criteria en door bij het juryberaad hun motivatie te notuleren en een schriftelijke terugkoppeling aan de deelnemers te geven.
  10. Enjoy! Ik geloof dat het plezier in ons team de bron van onze energie is. Successen vieren en af en toe een borreltje samen drinken helpt 😉 Van deelnemers kregen we terug dat onze energie heel motiverend voor hen werkte.

Zie de film en de site voor toelichting van het Innovatieplatform en voor voorbeelden van geïmplementeerde innovaties bij Vattenfall.

Ingeborg Antheunis
projectmanager bottom-up innovatie Vattenfall