Oranje, de co-creatie strategie

oranje co-creatie verandercommunicatie interne communicatie huib koeleman

Voorbeeld: ontwikkelen social media-beleid in een gemeente

De gemeente zocht al jaren naar methoden om de communicatie met bewoners en bedrijven te verbeteren. Men wilde de kloof tussen politiek, gemeentelijke diensten enerzijds en bewoners en bedrijven anderzijds verkleinen. Nu duurde het lang voordat ideeën van bewoners werden gehoord, dat zou sneller moeten kunnen. Met de komst van social media zoals twitter en facebook leek de mogelijkheid om de kloof te dichten daar.  Men wilde eerst social media-beleid formuleren. Maar bottom-up kwamen al initiatieven tot stand. 

Essentie van oranje veranderen

Mensen veranderen als:
– er een veilige omgeving is
– waar mensen zelf bottom-up met verander ideeën kunnen komen
– iedereen mee kan praten over de te kiezen richting

Wie communiceert

Iedereen in de organisatie.

Taalgebruik bij oranje veranderen

oranje verandercommunicatie huib koeleman interne communicatie

Wat communiceren we

In het begin wordt gecommuniceerd wat voor ideeën er zijn in de organisatie voor nieuw beleid (dus voor beleidsmakers betekent dit vooral luisteren). Vervolgens communiceren medewerkers in de verschillende fasen: van uitproberen tot toetsen tot implementeren.

Hoe communiceren we

Verschillende projectleiders hadden de afdeling communicatie al gemeld dat ze ideeën hadden hoe ze twitter in konden zetten om hun werk beter te doen. Het initiatief begon dus bij de ambtenaren met klantcontacten. Bij de afdeling communicatie werden deze initiatieven goed gehoord. Het begon daar dus met monitoren en luisteren.

De gemeente besloot om deze mensen te faciliteren en te starten met proeflabs. Voor zes projecten werden duo’s gevormd van communicatieprofs en projectleiders die samen wilden werken aan de inzet van social media voor hun project. Er werden deskundigen ingehuurd om de deelnemers bij te spijkeren op social media-techniek. Onderling deelde men kennis door regelmatig met de zes projectgroepen bij elkaar te gaan zitten om op intervisie-achtige wijze ervaringen te delen en te leren. En er werd een intern digitaal platform gestart waar men de ervaringen breder in de organisatie deelde. Van bijeenkomsten werden smart-phone filmpjes gemaakt. Slides werden gedeeld. Mensen konden bloggen en reageren. En gaandeweg wilden meer mensen meedoen.

Na zes maanden bleken 4 van de 6 projecten levensvatbaar. Maar van alle zes de projecten, ook de mislukte, trok men lessen. Hiervoor werden brede werkconferenties georganiseerd om alle ervaringen te delen met behulp van Pecha Kucha’s. Ook deze ervaringen kwamen weer op het digitale platform.

Intussen zijn zes nieuwe trajecten gestart en wordt op basis van deze ervaringen social media beleid voor deze gemeente geformuleerd. Dit beleid wordt bij de deelnemers van de proeflabs getoetst.

Andere vormen

Brainstormsessies, corporate story, Pecha Kucha’s

Wanneer communiceren we

Als het initiatief van medewerkers wordt gehoord.

Huib Koeleman

Klik hier direct door voor de kleuren paarsblauwgeeloranjeroodgroen of wit


 

Projecten