12 nadelen van Facebook Workplace als intern communicatiemiddel

Facebook Workplace is een gebruiksvriendelijk platform met vele voordelen en interessant als intern communicatiekanaal. Bestaande platformen kunnen veel van leren van Workplace, Maar het is zeker geen gelopen race en Workplace is geen antwoord op alles. In dit blog deel ik de nadelen van Facebook Workplace.

Vorige week had ik met mijn collega’s en Peter Haan van Evolve een interessante discussie over de kansen van Workplace van facebook. De positieve dingen van Workplace vind je in mijn vorige blog. We zagen zeker ook de nodige nadelen en deze bespreek ik hieronder.

12 nadelen van Facebook Workplace:

  1. Reputatie Facebook is voor privégebruik.
  2. Reputatie Facebook neemt veiligheid en privacy niet serieus.
  3. Twijfels rondom freemium business model. 
  4. Dataveiligheid.
  5. Twijfel over continuïteit van Workplace. 
  6. Het Facebook algoritme bepaalt het nieuwsoverzicht. Corporate nieuws is hierdoor moeilijk als prioriteit neer te zetten.
  7. Kans op wildgroei aan berichten, zodat gebruikers door de bomen het bos niet meer zien.
  8. Er is weinig mogelijkheid voor branding.
  9. Maatwerk is beperkt en als organisatie heb je nauwelijks invloed op de doorontwikkeling.
  10. Continue ontwikkeling betekent ook veel veranderingen. Dat vindt niet iedere gebruiker even prettig.
  11. Veel bestaande CRM-tools en business tools hebben de markt al veroverd. Zij kunnen bouwen op bestaande zakelijke relaties. Voor Facebook zal het lastig zijn om hier tussen te komen.
  12. Heb je een internationale organisatie die ook actief is in China? Dan is toegang tot Workplace niet vanzelfsprekend. En je bent niet zeker dat je medewerkers het blijvend kunnen gebruiken.

De eerste zeven punten ligt ik graag toe.

1. Facebook is toch privé

De reputatie van Facebook werkt op de zakelijke markt in hun nadeel. Gebruikers zijn bang dat hun profiel gekoppeld is. Facebook wordt vooral als privé platform gezien. Na het versturen van een uitnodiging aan een collega vroeg ik of zij de uitnodiging al had geaccepteerd zei ze: ik heb het ontvangen, maar ik gebruik helemaal geen Facebook (en ben dat ook niet van plan). Een andere collega zei: ja maar ik wil Facebook helemaal niet zakelijk gebruiken. Mensen verwachten dat er een relatie is tussen het normale Facebook en Workplace. Daar komt terughoudendheid uit voort.

De realiteit is:

  • Workplace en normaal Facebook zijn twee omgevingen die helemaal los staan van elkaar. Facebook weet ook niet wie dezelfde persoon is en legt geen enkele relatie tussen de platformen.
  • Het websiteadres waar je inlogt is ook echt anders. Bereikbaar via http://work.facebook.com

2. Facebook neemt veiligheid en privacy niet serieus

Een ander deel van de reputatie dat Workplace tegen heeft is de veiligheid. Iedere ICT-er, en ook vaak de niet-ICT-er, is ervan overtuigd dat het niet veilig is. “Informatie gaan ze vast gebruiken voor iets anders. Ook al zeggen ze van niet: dat kunnen we toch niet controleren?” Natuurlijk weet Facebook dat hun reputatie hier niet goed is. Facebook doet er alles aan om de veiligheid te waarborgen. Facebook ziet veiligheid als een topprioriteit. Lees wat Facebook zegt over Workplace en veiligheid.

Als ze hier misbruik van zouden maken en het komt uit, dan zijn ze direct hun markt kwijt. Ze kijken dus wel uit lijkt mij. Ik zie bedrijven die veiligheid zeer hoog hebben staan die toch voor Workplace hebben gekozen. Ten dele zit de veiligheid in de afspraken die je maakt over wat voor inhoud je mag delen op het platform.

3. Freemium model werkt acceptatie tegen

Workplace is beschikbaar als Standard en als Premium. De Standard versie is en blijft gratis beschikbaar. Je kunt dus gratis instappen. De premium versie is de betaalde versie en nu nog gratis tot oktober 2017. Standard gebruikers missen de analytische en administratieve mogelijkheden die de betaalde versie wel heeft.

Het businessmodel waarmee gebruiker vanuit gratis naar betaald gaat heet freemium. Ik las een interessante discussie op Linkedin over de keuze van Facebook om Workplace standaard gratis aan te bieden. Dit kan namelijk een negatief effect hebben op het besluitvormingsproces. Het zou de kans vergroten dat de IT-afdeling tegen het platform is, het ziet als wildgroei en het liever kwijt dan rijk is.

4. Data staat bij Facebook

Ook al ben je eigenaar van de data in het Workplace premium model, de data staat wel opgeslagen op de Facebookservers. Ze voldoen overigens wel aan de EU-US Privacy Shield Framework. Toch is er angst en onzekerheid over toekomstige ontwikkelingen. Wat als president Trump besluit dat de gegevens beschikbaar moeten zijn voor de overheid? Je kunt er dan weinig tegenin brengen. Stoppen is dan wel een optie, maar als je er al van afhankelijk bent is het vervelend.

5. Continuïteit niet gewaarborgd

Workplace is een nieuw product. Gaat Facebook blijvend investeren in Workplace? Wat als Facebook over drie jaar de stekker eruit trekt en je bent als organisatie afhankelijk geworden van dit platform? Ben je als organisatie in staat om snel te schakelen naar een ander platform dan is dit niet cruciaal. Ben je minder flexibel? Dan kun je beter nog even de kat uit de boom kijken of het bij een pilot houden.

Mijn vermoeden is overigens wel dat Facebook dit serieus neemt en niet zomaar hiermee is begonnen. Ze hebben een uitgebreide beta-testperiode gehad, de eerste 14.000 gebruikers zijn actief en de meeste ervaringen zijn positief. Het is een middel dat iets toevoegt voor veel bedrijven.

6. Krijgt corporate nieuws voldoende ruimte?

Het is een algoritme van Facebook dat bepaalt welke selectie berichten een gebruiker ziet in zijn/ haar nieuwsoverzicht. Dit is een rekensom die waardes toekent aan berichten op basis van relevantie, tijd en netwerk van gebruiker. De berichten met de hoogste waarde krijgt een gebruiker in zijn of haar nieuwsoverzicht. Als beheerder of redactie kun je dat niet beïnvloeden. Corporate nieuws is hierdoor moeilijk als prioriteit neer te zetten.

Het is mogelijk om 1 bericht vast te zetten bovenaan in het nieuwsoverzicht van een groep. Als je corporate nieuws hebt dan is dit in de praktijk vermoedelijk te weinig. De oplossing wordt gezocht in een aparte groep voor belangrijk nieuws, waar alleen een redactie berichten kan plaatsen.

Je kunt wel goed monitoren hoeveel mensen iets al gelezen hebben. De vraag is of dit voldoende aan de vraag van de organisatie voldoet om de must-read informatie over te brengen.

7. Informatie overload

Er is kans op wildgroei aan berichten, zodat gebruikers door de bomen het bos niet meer zien. Dit speelt vooral bij grote organisaties, waar je lid bent van vele groepen. Het eerder genoemde algoritme en sorteren per groep helpen de medewerker. Niet iedereen is echter gewend om op deze manier informatie tot zich te nemen. De manier van structureren is heel anders dan op een traditioneler intranet. Het bijsturen en helpen van gebruikers met goed community management is net als bij andere online communities belangrijk.

Gaat Workplace bestaande intranetten vervangen?

In huidige selectieprocessen van social intranetten zal Workplace steeds vaker voorbijkomen als optie. Lees zeker ook even mijn blog over de voordelen van Facebook Workplace. Voor de bestaande aanbieders, zoals Slack, Embrace, Harmonics/Winkwaves, HipChat, Microsoft Teams/Yammer, betekent dit dat zij een goed antwoord moeten vinden en echt toegevoegde waarde moeten blijven bieden. Facebook zal flink inzetten om marktaandeel te gaan winnen. Voor ngo’s en educatieve instellingen is Workplace extra aantrekkelijk, omdat de premium versie voor hen gratis beschikbaar is. 

De komst van Facebook Workplace roept nieuwe vragen op voor de digitale werkplek:

  • Als je al gebruikt maakt van Microsoft Office 365 kies je dan voor Workplace erbij? Het gebruikersgemak en de adoptiesnelheid maken Workplace een prettige tool voor snelle, leuke en teamoverstijgende communicatie. Office 365 heeft Teams, Skype en Yammer, maar daar moet je toch rekenen op een langere adoptiecurve. Microsoft richt zich vooral ook op productiviteit. In de praktijk combineren organisaties beide tools al en vaak in combinatie met allerlei andere tools. Voor iedere organisatie wordt het steeds belangrijker om de medewerkers te helpen navigeren. Er is steeds vaker een overlap in functionaliteit.
  • Als je het bestaande intranet wilt vervangen, kies je dan voor Workplace? Dat kan. Zo heeft Gemeente Dongen het oude intranet vervangen, gebruikt het nu Workplace en heeft geen gewoon intranet meer.
  • Als je nog helemaal geen interne communicatie tool hebt, kies je dan voor Facebook Workplace, Slack, Sharepoint/ Office 365 of bijvoorbeeld de Nederlandse aanbieders Embrace of Winkwaves? Op deze vraag is geen eenduidig antwoord te geven. De keuze voor het juiste platform hangt van veel factoren af en de context van de organisatie staat daarbij centraal. In een volgend blog ga ik in op de zaken waar je op moet letten bij de keuze voor een nieuw intranet.

Toekomst van Facebook Workplace?

Peter Haan beschreef zijn advies aan grote corporaties als volgt: “Wacht nog 3 jaar en kijk dan of Workplace echt voeten aan de grond heeft gekregen. Veel van de risico’s zijn dan uitgekristalliseerd.”

Ik houd de veranderingen met nieuwsgierigheid in de gaten en ga graag het gesprek aan met ervaringsdeskundigen, vakgenoten en nieuwsgierige lezers. Ben je nieuwsgierig naar Workplace? Wil je weten of dit van jouw organisatie past? Het is eenvoudig om een omgeving te starten en het te testen. Uiteraard help ik je graag met het maken van keuzes voor het verbeteren van je interne communicatie.