Lead by example: voorbeeldgedrag van management op een social intranet is cruciaal.
Wij hebben in samenwerking met Embrace een onderzoek uitgevoerd naar de invloed van organisatiecultuur op het succes van een social intranet. Ook bekeken we wat voorwaarden voor succes zijn. Eén van de voorwaarden voor succes bleek de voorbeeldgedrag van het management bij social intranet te zijn. Medewerkers kijken naar het voorbeeld en de goedkeuring van het management om zelf ook actief te worden op een social intranet. De oude wijsheden ‘goed voorbeeld doet goed volgen’ of ‘lead by example’ zijn bij moderne technologieën zoals een social intranet nog steeds relevant.
Voorbeeldrol van het management is cruciaal
Veel organisaties leggen bij de introductie van een social intranet de nadruk op het enthousiasmeren van medewerkers. Dat ook omdat het social intranet bij uitstek een instrument is dat communicatie door alle lagen van de organisatie mogelijk maakt. Daar moet je dan niet teveel sturing aan geven, is de redenering. Maar door deze focus op medewerkers, wordt de voorbeeldrol van het management gemist. In een van onze interviews zei een medewerker hierover:
“We kijken heel veel naar hoe krijgen we de medewerker, de lagen onder ons, op het intranet. Maar dat geldt natuurlijk ook voor de bovenste lagen van de organisatie.”
Uit ons onderzoek blijkt dat medewerkers nog steeds naar het voorbeeldgedrag van managers kijken, waardoor zij een hele belangrijke rol hebben in de adoptie van een social intranet.
‘Facebooken’ op het werk
Wanneer het management onzichtbaar is op het intranet, zijn medewerkers minder geneigd om het intranet te gebruiken. In een van onze interviews zei een projectleider hierover:
“Een probleem waar we met deze groep tegenaan lopen is dat mensen denken dat hun leidinggevenden erop tegen zijn dat ze de hele dag op het intranet zitten. Dit wordt gezien als ‘Facebooken op het werk’. Vooral medewerkers met een wat sterkere top-downmentaliteit zou je sneller meekrijgen als zij hun leidinggevenden ook op het intranet zagen. Dan zouden ze het niet zozeer als iets negatiefs zien om op het intranet actief te zijn.”
De praktijk blijkt soms weerbarstig
Ondanks het belang van goed voorbeeldgedrag van managers, blijkt uit ons onderzoek dat hier in de praktijk niet (of onvoldoende) op wordt ingespeeld. Iedereen erkent het belang van acceptatie en ‘buy-in’ van het management. Toch worden de redenen achter dit belang vaak onvoldoende begrepen. Elk project dat adoptie van meerdere afdelingen vereist, heeft goedkeuring van het management nodig. Maar wat echt essentieel is voor adoptie van een social intranet, is dat het management zelf actief participeert op het social intranet en dus ook zelf hun gedrag verandert. Desondanks werd in de interviews vaak gezegd dat het management vaak niet zichtbaar is op het social intranet. Een medewerker zei hierover:
“Het management plaatst niks. Ik heb nog nooit een manager iets zien plaatsen. De directie ook niet.”
Uit onderzoek van Evolve (2016) naar interne social media in Nederland blijkt dat bij bijna driekwart van de organisaties er geen of slechts één enkele senior manager actief is op het interne platform. Van de bestuurs- of directieleden is 78 procent niet of nauwelijks actief.
Voorbeelden en ideeën voor interventies
Ik kwam een paar voorbeelden tegen waarbij het management hun voorbeeldrol wél goed op zich nam. Zo zei een social intranet projectleider van een gemeente in een interview:
“Onze gemeentesecretaris vervult een echte voorbeeldfunctie. Hij zit ook in onze stuurgroep [van het social intranet]. […] Dit gaf direct voor een groot deel van de organisatie een positief beeld van het intranet. Ook om de verdere top van de organisatie mee te krijgen. Vlak voor livegang hebben we met de gehele directie gezeten en hebben we een volledig profiel voor alle managers aangemaakt. Ook dit weer om een goed voorbeeld te geven.”
Wat ook kan helpen is wanneer managers regelmatige blogs op het intranet posten met persoonlijke of professionele updates. Om dit nog persoonlijker te maken, kan dit ook in de vorm van een korte videoblog (vlog). Een ander idee is om als manager ‘idea jams’ te organiseren op het social intranet, waar medewerkers worden aangemoedigd om zo veel mogelijk input en ideeën te geven voor een bepaald onderwerp. Andere interventies die ik tegenkwam in interviews waren management-forum-presentaties of het aanwijzen van een ‘digital buddy’ aan alle managers om hen vanaf dag één te helpen met hun profiel, posts en reacties. Ook helpen social intranet leiderschapssessies om bewustwording over deze voorbeeldrol te stimuleren. In de blog van Angela Ashenden lees je nog meer inspirerende voorbeelden van organisaties die effectief inspeelden op de voorbeeldrol van het management, zoals Philips die een speciale social intranet campagne lanceerde tijdens hun Leadership Summit.
Conclusie: belang voorbeeldgedrag social intranet
Voor een succesvolle implementatie van een social intranet is zowel een top-down als een bottom-up en co-creatie aanpak essentieel. Alle lagen van een organisatie moeten betrokken worden bij het intranet, waarbij de laag van het management en de directie zeker niet overgeslagen mag worden. Vanaf dag één van de keuze voor een social intranet moet voor het management duidelijk zijn dat hun voorbeeldgedrag cruciaal is en hun participatie op het platform een voorwaarde voor succes.
Wil je meer weten over ons onderzoek of de mogelijkheden voor social intranet leiderschapssessies? Mail dan naar michael@orangeotters.nl voor meer informatie of het volledige onderzoeksrapport, of download de samenvatting van het onderzoek. In een paar blogs licht ik de komende tijd nog een aantal andere onderzoeksresultaten uit.
Geschreven door Puck Isfordink
