Hackathon om digitale transformatie op gang te brengen

Sinds kort ben ik betrokken bij de organisatie van een hackathon voor gemeente Amsterdam. De Hackathon Omgevingswet vindt plaats op 22 september en duurt 36 uur. Iets wat op mijn lijf geschreven is en bovendien een verjaardagscadeautje, omdat ik op 23 september jarig ben, maar dat terzijde. Mijn associaties bij een hackathon: innovatief, nerds, techniek, creatief, vrij denken, nieuwe dingen, gave locatie, verrassing. Een goede kans mij te verdiepen in het fenomeen hackathons. Mijn vermoeden is dat organisaties steeds vaker een hackathon zullen inzetten.

Omgevingswet vraagt digitale transformatie

Nederlandse gemeenten staan voor een grote uitdaging met de komst van de nieuwe Omgevingswet. Deze wet bundelt veel bestaande wetgeving en regels op het gebied van bouwen, wonen, infra en leefomgeving (van 26 wetten naar 1). Het is de grootste stelselwijziging van de afgelopen 100 jaar en een digitale transformatie voor overheden. Een hackathon blijkt een mooi instrument te zijn om de eerste concrete stappen te zetten. Gemeente Amsterdam organiseert in september de Hackathon Omgevingswet. Eerder waren er al hackathons in Gemeente Eindhoven en Den Bosch.

Wat is een hackathon?

Nog niet bekend met de term hackathon? De uitleg op wikipedia is helder:

Een hackathon is een bijeenkomst van software- en website-ontwikkelaars, designers en business strategisten om gezamenlijk aan een thema te werken. Het doel is dat, meestal in 24 uur tijd, een innovatieve en creatieve oplossing wordt bedacht voor een bepaald thema of om een probleem van een bedrijf op te lossen. Meestal wordt hiervoor een app, website of programma ofwel geprogrammeerd ofwel gefaked. Aan het eind van de hackathon wordt de oplossing gepresenteerd aan de jury die zal bepalen welk team gewonnen heeft. Hier staat meestal een prijs tegenover.

Hackathons zijn, ondanks dat alle deelnemers over het algemeen zeer hard doorwerken, behoorlijk relaxt in de zin dat er veel snacks en lekker eten gratis te pakken zijn, er vaak coole gadgets zijn die men uit kan proberen (denk aan VR-headsets, Segways, de Hololens of Amazon Echo) en plekken zijn waar de deelnemers kunnen ontspannen of slapen.

In het geval van gemeente Amsterdam is de hackathon over twee dagen verspreid. Zo’n 60 deelnemers van buiten de gemeente doen mee en werken in teams van 6 – 8 personen. Experts van de gemeente en overheid zijn aanwezig om alle inhoudelijke informatie over processen te kunnen geven.

Een hackathon kan overigens ook intern georganiseerd worden. Embrace/ Malengo, softwareontwikkelaar van interne social media platform, organiseert bijvoorbeeld jaarlijks een hackathon met alle collega’s.

Teambuilding bij Embrace: De Hackathon

Datasets, api’s en goede probleemstelling

Alle teams krijgen toegang tot relevante datasets, api’s (soort digitale stekkers tussen verschillende databronnen) en een ontwikkelplatform. Ze nemen hun eigen laptops en smartphones mee. Een goede uitleg van het vraagstuk mag natuurlijk niet ontbreken. Vervolgens kunnen zij op allerlei manieren hun hoofden breken om vraagstukken op te lossen.

Bij de Hackathon Omgevingswet staat een horeca-project centraal: de uitbreiding van Brouwerij Poesiat & Kater in Amsterdam Oost. Deelnemers gaan aan de slag met de volgende twee problemen:

  1. Help Amsterdammers bij het digitaal zoeken en vinden van informatie over op wat wel en wat niet mag in de openbare ruimte
  2. Help Amsterdammers beter en tijdig hun belangen af te stemmen

Wie heb je nodig voor de hackathon?

Je hebt een goede mix van expertises nodig in de verschillende teams. Sommige hackathons richten zich uitsluitend op studenten, andere op professionals of een mix hiertussen. Een hackathon team bestaat in de meeste gevallen uit:

  • 1 idee-eigenaar
  • 2 back-end developers
  • 2 front-end developers
  • 1 UX-designer/visual designer
    • Is de logica ingewikkelder, dan is een team meer gebaat bij een extra back-end developer ten koste van de UX-designer of een front-end developer.

Tegelijkertijd zie je dat de profielen van deelnemers heel divers kunnen zijn: kunstenaars, designers, programmeurs, psychologen en marketeers. Voor de Hackathon Omgevingswet hebben we de expertises centraal gezet (3D/GIS, Virtual en augmented reality, Data science, Mobiele apps, Search engines, Artificial intelligence, Internet of Things, Digitale technologie, Urban planning, Architectuur, Bouwproces, Prototypes bouwen, UX-design). De deelnemers zijn een mix van studenten, start ups en bedrijven.

Daarnaast heb je een expertpanel nodig bestaande uit mensen die alles weten over het probleem. In het geval van de horeca-case van gemeente Amsterdam gaat het om de vergunningverlener, gebiedscoördinator, beleidsmaker, juridische expert en eventueel omwonenden.

Waarom zet je een hackathon in?

Vraagstukken waarbij digitale technologie onderdeel van de oplossing zijn, lenen zich voor een hackathon. De basisgedachte is als volgt: een hackathon combineert de expertise van softwareontwikkelaars, programmeurs, ondernemers, en digitale enthousiastelingen, die allemaal meer ideeën kunnen ontwikkelen door samen te werken dan wanneer ze alleen zouden werken.

  • Hackathons zijn geschikt om bijvoorbeeld nieuwe innovatieve businessplannen te maken. Zo kun je als bedrijf binnen korte tijd nieuwe inzichten krijgen en oplossingen bedenken.
  • Het werkt ook goed voor teambuilding. Door samen aan een complex vraagstuk te werken, gedurende minimaal 24 uur samen te zijn en ook tot oplossingen te komen, leer je elkaar als team veel beter kennen.
  • Hackathons zijn een manier om te experimenteren, nieuwe ideeën uit te proberen, samen te werken in andere samenstelling. In een veilige omgeving geef je medewerkers de ruimte om op een andere manier een probleem te benaderen.
  • Met een hackathon kun je expertise van buiten naar binnen halen en frisse out-of-the-box ideeën ontvangen.

Het laatste punt is voor gemeente Amsterdam de reden om een hackathon te organiseren. Vooral ook ter inspiratie voor de betrokkenen in het proces om te laten zien wat er allemaal al mogelijk is met digitale tools en data.

Handige tips bij de organisatie van een hackathon?

Ik zit nu middenin de organisatie en het zou wat voorbarig zijn als ik nu al allerlei persoonlijke tips met je kan delen. Wel heb ik goeie tips van anderen gevonden. Enkele links deel ik alvast.

Mocht je goeie tips willen delen, doe dat vooral in de reacties. Graag verzamel ik ze en maak er gecombineerd met mijn eigen ervaring een nieuw artikel van na afloop van de hackathon.

Meer over de Amsterdamse hackathon lezen?

Wil je meer weten over de Omgevingswet? Kijk op www.omgevingswet-innovatie.nl of  www.aandeslagmetdeomgevingswet.nl

Meer over de hackathon vind je op amsterdam.nl/hackathon