Facebook Workplace, wat kunnen intranetaanbieders ervan leren?

Workplace van Facebook (voorheen Facebook at Work) is een serieuze speler aan het worden in de markt van social collaboration tools en intranetten. Een interessant platform voor je interne online communicatie. Als ik bestaande aanbieders van (social) intranetten vraag wat zij ervan verwachten, dan denken zij dat het zo’n vaart niet zal lopen. Ik ben daar nog niet zo zeker. Bestaande partijen kunnen veel leren van Facebook Workplace.

Wat is Facebook Workplace

Voor het geval je Workplace nog niet echt kent. Bekijk dan deze video voor een rondleiding in Workplace. Of lees meer op facebook.com/workplace.

De korte uitleg van Facebook:

Workplace is een specifiek en veilig platform voor bedrijven om te verbinden, communiceren en samen te werken. Organisaties van klein tot groot kunnen gebruik maken van de bekende Facebook functies, zoals het nieuwsoverzicht, groepen, berichten en evenementen, om werk gedaan te krijgen. Wereldwijd gebruiken 14.000 bedrijven Workplace al, op ieder continent inclusief Antartica.

Mei 2017

De beloftes van Workplace:

  • Organisaties zullen minder behoefte hebben aan andere interne samenwerkingstools zoals intranet, telefoonsystemen, video vergaderen en distributielijsten.
  • Workplace doet meer dan alleen eenvoudige communicatie: het prikkelt iedereen in de organisatie om digitaal en mobiel te omarmen, en een cultuur van snelheid en transparantie.
  • Workplace is makkelijk in gebruik met de bekende functionaliteit van Facebook zoals het nieuwsoverzicht, groepen en berichten. Training is niet langer nodig.

De basis: wat heeft Facebook, dat andere social intranetten ook hebben?

Facebook Workplace is een online omgeving waar je als gebruiker via een persoonlijk account moet inloggen. Iedere gebruiker heeft een eigen profielpagina met foto en aanvullende informatie. De communicatie verloopt via groepen. Bij Workplace ben je vanaf de start automatisch lid van twee groepen. De algemene groep van de organisatie en “tips voor Workplace”. Iedereen kan vervolgens nieuwe open of gesloten groepen maken en collega’s uitnodigen.

In het nieuwsoverzicht, de startpagina, lees je alle berichten van groepen waar je lid van bent. Je vindt er ook verwijzingen Bij het plaatsen van een bericht kies je eerst in welke groep je iets plaatst. Het is mogelijk om foto’s, links en bestanden te plaatsen bij een bericht. Andere gebruikers kunnen daarna reageren op een bericht.

Verder kan je ook chatten met collega’s. Dit is dan alleen zichtbaar voor degenen die in de chat zijn uitgenodigd en het staat los van groepen. Ook is er een functionaliteit voor het plaatsen en organiseren van evenementen.

Workplace heeft net als andere platformen een zoekfunctie die de omgeving doorzoekt op collega’s, groepen en bijdragen.

Sterke punten Facebook Workplace

Geen enkel ander platform kan tippen aan de gebruiksvriendelijkheid en de snelheid waarop gebruikers ermee van start gaan en zelfstandig hun weg erin vinden. Aangezien Facebook twee miljard gebruikers heeft (dat is ruim een kwart van de wereldbevolking!), is het voor de meeste gebruikers een feest der herkenning. Daar kan geen enkele digitale werkplek tegenop.

10 slimme drempelverlagende functionaliteiten van Workplace

Workplace kent functionaliteit die bij bestaande intranetten en tools niet vanzelfsprekend zijn. De meest opvallende hier op een rij:

  1. Je ziet hoeveel mensen jouw bericht gezien hebben en ook wie het niet gezien hebben.
  2. Uitgebreide statistieken: je ziet bijvoorbeeld direct hoeveel geclaimde accounts er zijn van aantal uitgestuurde uitnodigingen, het aantal mensen dat recent is ingelogd en aantal ingevulde profielfoto’s.
  3. Na de start van jouw Workplace krijg je als gebruiker direct simpele handleidingen en frequente tips via de groep “tips voor Workplace.
  4. Geïntegreerde vertaalknop, zoals je ook kent van Facebook. Zo kan iedereen in zijn eigen taal berichten plaatsen en is samenwerking binnen internationale teams een stukje eenvoudiger.
  5. Eenvoudige koppeling met google drive, onedrive en meer veelgebruikte programma’s. Zo kan je makkelijk een document delen en direct een voorbeeldweergave zien in het bericht.
  6. Heldere e-mailnotificaties met duidelijke actieknoppen.
  7. Mobiele apps voor iOS en Android, uitnodiging voor downloaden app kan je bovendien naar een mobiel nummer versturen.
  8. Kosten gebaseerd op actieve gebruikers en niet het aantal medewerkers/ accounts.
  9. Live video: het is heel eenvoudig om een teamvergadering event of moment met live video vast te leggen en met een groep te delen.
  10. Geschikt voor gebruik van allerlei bots en chatbots, waarover binnenkort meer.

Ontwikkelcapaciteit is enorm

Met ruim 17000 werknemers is de ontwikkelcapaciteit van Facebook enorm en zal dit steeds verder ontwikkelen. Facebook Workplace is kansrijk, maar het heeft ook een aantal zaken die niet in zijn voordeel werken. Lees daarover meer in mijn volgende blog ‘de uitdaging voor Facebook Workplace’.